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2024.06.18

退職証明書とは? 請求方法やもらえないときの対応も解説【社労士監修】

退職証明書は、会社を退職したことを証明する書類のことです。何に使うかが気になるという方もいらっしゃることでしょう。そこで、この記事では、退職証明書の概要や、必要な場面、退職証明書のもらい方、会社が退職証明書を発行してくれない場合の対応方法などを解説します。

「退職証明書」とは、どんな書類なのでしょうか? 転職活動の際、内定をもらった会社から、「前職の退職証明書を提出してください」と言われたことがあるという方もいらっしゃるかもしれませんね。また、国民健康保険の手続きに必要なケースも。

ですが、「退職証明書って何? テンプレートがあるの?」や、「もらい方はどうするの? 自分で作成するのはあり?」など、いろいろな疑問の声もあるでしょう。

また、「前職の会社が退職証明書を作成してくれない…」などのお悩みがあるかもしれませんね。

そこで、この記事では、退職証明書の概要や、請求の仕方、退職証明書を発行してもらえないときの対応方法などを解説します。「退職証明書」は、急ぎで必要な場合が多いので、おさえておくと安心ですよ。

退職証明書とは

退職証明書は、会社を退職したことを証明する書類のこと。まず、大前提として、退職証明書は会社や事業主が作成する書類です。ですので、自分で作成するのはNGという点もおさえておきましょう。

労働基準法第22条では、働いていた人が請求した場合、退職証明書を交付する必要があるとされています。なお、退職証明書に記載をするのは、次のようなものがありますよ。

・働いていた期間(使用期間)
・どんな仕事をしていたか(業務の種類)
・その事業でのポジション(その事業における地位)
・その会社で賃金をいくらもらっていたか(賃金)
・退職の理由や原因(退職事由)

では、退職証明書を会社に請求した場合に、これら全てが必ず記載されるのでしょうか? 実は、退職証明書は、働いていた人が求めていないことを記載してはならないとされていますよ。ですので、働いていた期間だけを証明してほしいのに、賃金や退職の理由などを勝手に記載することはできないということです。

(c) Adobe Stock

とはいえ、何も言わないと、何を証明してほしいのか分かりませんよね。退職証明書を、前職に依頼する場合、記載事項を必ず伝えるようにしましょう。

参考: 労働基準法 | e-Gov法令検索

退職証明書は何に使うの?

「退職証明書は、何に使うのかが気になる」という方もいらっしゃることでしょう。ここからは、退職証明書が必要になるケースを解説します。

1:国民健康保険の加入

退職証明書が必要になるケースとしてよくあるのは、国民健康保険への加入です。例えば、市役所などで、「退職した会社から、退職証明書をもらってきてください」と言われることがありますよ。

ただし、気をつけたいのは、会社が発行した退職証明書では、国民健康保険の加入ができないことがある点です。公的な証明書として、「健康保険資格喪失等確認通知書」を求められることもありますよ。

参考:日本年金機構 国民健康保険等に加入するため、健康保険の資格喪失証明等が必要になったとき

中には、「せっかく会社から退職証明書を発行してもらったけれど、結局これでは手続きができなかった」という人もいるようです。後になって気づくと、時間を無駄にしてしまいますよね。

自治体によっていろいろなケースがありますので、手続きの前にお住まいの自治体の国民健康保険担当の部署に、必要書類を確認してから窓口にいくようにした方が安心ですよ。

2:転職先の会社に提出するケース

退職証明書が必要になる場合としてもう一つあるのは、転職先の会社から求められるというケースです。例えば履歴書や職務経歴書の内容に間違いがないかなどを確認されることも。「もしかして、疑われているの?」と心配になる方もいらっしゃるかもしれません。

ですが、念のため、入社する際は全員退職証明書を求めるという会社もあるようです。なお、転職先に提出する場合も、証明書の記載事項を確認しておくのが良いでしょう。

退職証明書をもらうには?

「退職証明書をもらうには、どのようにしたら良いの?」という疑問の声も聞こえてきそうですね。「前の会社に受け取りに行かなければいけないの?」なども気になるのではないでしょうか?

まず、退職証明書をもらうには、会社の人事担当者などにメールなどで依頼することが一般的ですよ。

その際、郵送してほしいと依頼することもできます。記載事項や、郵送先、いつまでに手元に必要なのかも書き添えておくと安心でしょう。

(c) Adobe Stock

退職証明書をもらえないときは?

退職証明書の発行は、会社の義務です。ですが、小規模な会社では、「会社と連絡がつかなくなってしまった」や、「証明書発行を拒否された」というケースもあるようですね。また、「そもそも事務を担当していたのが自分で、他に対応できる人がいない」という声も耳にします。

この場合、どのようにしたら良いのでしょうか? 対応方法をいくつかみていきましょう。

1:テンプレートを用意して再度依頼する

退職証明書を発行してもらえない場合、「よく分からないから」という理由もあるようです。本来会社が調べて対応するべき事ですが、あまり事務作業に慣れていない人の場合、先送りにされてしまうということもあるようですね。その場合、テンプレートを送ればすぐに対応してもらえることもありますよ。

退職証明書は、この様式でなければならないというものはありません。ですが、一から書類を作成すると大変ですよね。そんなときは、厚生労働省が公開している雛形をダウンロードして活用するのも手でしょう。例えば、「この書類に退職日と、事業主氏名を書いて郵送してください」などと依頼するイメージですね。

参考:厚生労働省 岩手労働局「退職証明退職証明の交付(請求)」

なお、厚生労働省のテンプレートは、退職の理由を証明する様式となっています。もし、仕事の内容や、賃金の金額など、他にも証明書に記載してほしいことがある場合は、このテンプレートに追記してアレンジするのも良いでしょう。

2:理由を説明して相談する

中には、まったく対応してもらえないというケースもあるようです。実際にあった事例では、テンプレートをつけて依頼しても、「忙しいので後で送ります」と言って、ずっと先送りにされてしまったという人も。

この場合は、事情を説明すれば、何かしら他の対応方法を教えてもらえることが多いでしょう。

(c) Adobe Stock

国民健康保険加入の際は、ハローワークでの手続きに使う「離職票」など、何かしら退職したことが分かる書類があれば、対応してもらえることも。自治体によって対応方法はさまざまですので、事情を説明して確認してみるのが安心ですね。

ただ、「前の会社と連絡をとりたくない」という理由では受け付けてもらえないこともあるようですので、注意が必要ですよ。

最後に

この記事では、退職証明書とは何か、必要な場面や請求方法、会社が退職証明書を発行してくれない場合の対応方法などを解説しました。退職したときや、転職活動のときに役立つ知識ですので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

TOP画像/(c)Adobe Stock

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塚原美彩(つかはらみさ) 塚原社会保険労務士事務所代表

行政機関にて健康保険や厚生年金、労働基準法に関する業務を経験。2016年社会保険労務士資格を取得後、企業の人事労務コンサルの傍ら、ポジティブ心理学をベースとした研修講師としても活動中。HP:塚原社会保険労務士事務所 ライター所属:京都メディアライン

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