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2023.04.10

会社を休む時の電話のかけ方は? 例文や注意点も解説【社労士監修】

当日に会社を休む場合、原則は電話での連絡がマナーと言われています。ですが、誰にどのタイミングで電話すればいいのか、悩むという方もいらっしゃるかもしれませんね。そこで、この記事では、会社を休む時の電話の仕方や、例文を解説します。急に休まざるを得ない時に、参考にしてみてくださいね。

体調不良などで、急に仕事を休まざるを得ない時、会社への連絡の仕方で悩んだことはありませんか? 「電話じゃないとだめなの?」などの疑問をお持ちの方も、いらっしゃるかもしれませんね。また、誰にどのタイミングで連絡したらいいのかも、気になるところではないでしょうか?

そこでこの記事では、会社を休む時の連絡の仕方や、注意点を解説します。

会社を休む時の連絡方法は?

会社をお休みする際、連絡はどのようにしたら良いのでしょうか? 事前に相談する場合と、当日に体調不良などで、急にお休みする場合を見ていきましょう。

1:事前に相談する場合

結婚式など、事前に分かる予定の場合は、なるべく早めに、直接上司に相談するのがおすすめです。会社によっては、上司への相談後、会社のシステムなどで、別途有給休暇などの申請が必要になることも。申請方法なども合わせて確認しておくと良いですね。

また、上司への相談は、上司が忙しそうな時を避けるようにしましょう。声をかける際も、「今少しお時間よろしいですか?」など、気遣いの言葉を加えることも、心がけたいですね。

2:当日休む場合

まず大前提として、当日の欠勤は、なるべく避けるようにしたいところ。とはいえ、急に体調が悪くなってしまった場合や、身内の急病や不幸もあり得ますよね。こういった場合は、当日に休む連絡をするのも、やむを得ないでしょう。このような時は、メールやチャットはなるべく避け、電話で連絡することがマナーとされています。

ベッドに座って目頭を押さえる女性
(c)Shutterstock.com

「電話はしたくない」という人もいるかもしれませんね。ですが、メールやチャットだと、すぐに確認してもらえるとは限りません。中には、迷惑メールフォルダなどにメールが振り分けられてしまい、「出勤時間になっても来ない」と心配されてしまうことも。上司や同僚からの印象が悪くなってしまうこともありえます。

もちろん、会社によって独自のルールがある可能性もあるでしょう。最近では、チャットツールなどで連絡することが慣習になっている会社も。このような場合は、あえて電話をせず、チャットで連絡するということもあるようです。会社の慣習やルールを、できれば事前に確認しておくと安心ですね。

また、「会社のルールはわからないけれど、今日どうしても休まなければならない」という場合は、まずは直属の上司に電話するのがベストです。

電話はいつ誰にかける?

「電話はいつ誰にしたらいいの?」という疑問をお持ちの方も、いらっしゃるのではないでしょうか? 電話のタイミングと、連絡先も見ていきましょう。

まず、お休みの連絡は、直属の上司にするのが原則です。電話連絡の場合、始業ギリギリや、始業後にかけるのはマナー違反。何分前にかけるべきかは場合にもよりますが、少なくとも15分頃前には連絡するようにしましょう。

とはいえ、早すぎも考え物ですよね。1時間前に電話をかけるという人もいるようですが、これは早すぎるかもしれません。上司がまだ出勤していない可能性が高いですよね。できれば、上司がいつも出勤してくる時間帯に連絡することをおすすめします。

黒い目覚まし時計
(c)Shutterstock.com

もちろん、身内の不幸などの緊急時で、電話の時間帯が合わないこともあり得ますよね。こういった事情があって、すぐに会社に電話をかけても繋がらない時は、いったんメールで連絡することも仕方ないでしょう。無断欠勤になるよりは、何かしらの方法で連絡しておくのが良いですね。

「電話が繋がらなかった為、メールの連絡で申し訳ございません」など、一言添えてから、事情の説明と合わせて連絡するのがおすすめです。

ただ、やはりメールは見落とされる可能性もありますよね。ですので、可能であればタイミングを見つつ、改めて電話をすると安心です。

会社を休む連絡の例文

会社を当日休む場合の、例文も見ていきましょう。

例文:「おはようございます。〇〇です。急なご連絡で大変恐れ入りますが、朝から発熱があり、本日お休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか? なお、本日中に緊急で対応すべき業務はございません。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」

また、何か引き継がなければいけない業務がある場合は、以下のように相談してみるのが良いでしょう。

例文:「Xの件は〇〇さんに引き継いでよろしいでしょうか? 内容はメールにて、ご連絡させていただきます」

なお、「〇〇さんに引継ぎしておきました」などの事後連絡は、避けた方が無難ですよ。まずは上司に、誰にどのように引き継ぐかなどを、相談するようにしましょう。

おさえておきたい注意点

会社を休む連絡をする際、注意をした方が良いポイントもおさえておきましょう。

まず注意したいのは、仮病での急なお休みです。嘘だったと発覚した場合、信頼関係を崩してしまいますよね。また、虚偽の理由での急な欠勤は、人事評価が下がってしまう原因にもなります。

ただ、精神的な不調がある場合などは、慎重に考えた方がいいケースも。中には、「熱があるなど、身体的な不調がなければ、仮病だ」と考えている人も、いるかもしれませんね。ですが、これには注意が必要です。

例えば、何をしても気分が落ち込んでいるような状態が、一定期間続く場合は、うつ病などの精神的な疾患が疑われることも。その場合は、無理をして出勤せず、適切な医療機関の診断を受けるようにした方が良いでしょう。

しんどそうな女性
(c)Shutterstock.com

「会社を休むことが怖い」という方や、罪悪感があるという方もいるかもしれません。特に、真面目な人はこの傾向が強いでしょう。ですが、放置した結果、さらに状態が悪化してしまう可能性もありますので、無理は禁物です。

会社を休む際、もう一つ注意したいのは、「親類に不幸があって、お葬式に参列する」などの、嘘の理由で休むこと。このようなケースでは、会社によっては、見舞金などを渡される可能性があります。こうなると、お金を詐取したことになってしまいますよね。

また、この先、本当に身内に不幸があった場合に、説明に困ってしまうでしょう。そのため、安易にお葬式などの嘘の理由を説明するのは、避けてくださいね。

最後に

この記事では、会社を休む時の電話のかけ方や、休む際の注意点などを解説しました。体調不良など、緊急で仕事を休まざるを得ないことは、どうしてもありますよね。そんな時ために、おさえておくと安心です。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

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塚原美彩(つかはらみさ) 塚原社会保険労務士事務所代表

行政機関にて健康保険や厚生年金、労働基準法に関する業務を経験。2016年社会保険労務士資格を取得後、企業の人事労務コンサル、ポジティブ心理学をベースとした研修講師として活動中。趣味は日本酒酒蔵巡り。ライター所属:京都メディアライン


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