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2023.02.18

仕事を休む理由は事前に言うべき? 当日の連絡方法も解説【社労士監修】

有給休暇で休むのであれば、理由の説明は義務ではありません。一方、欠勤の場合は、理由の説明が必要というのをご存知でしょうか? この記事では、仕事を休む理由を事前に言うべき場合や、精神的な理由があるケース、当日に電話やメールで連絡する際の注意点などを解説します。

仕事を休む時に、「理由を事前に説明すべき?」と、迷うことはありませんか? 例えば、有給休暇でお休みをする際、「来週月曜日は通院のため、お休みします」などと、理由も説明している人が、多いかもしれません。とはいえ、プライバシーに関わることですので、詳しく言いたくないという方も、いらっしゃることでしょう。また、「本来理由って言うべきなの?」という疑問の声もあるのではないでしょうか?

ここでは、仕事を休む際に、事前に理由の説明が必要なケースと、そうではないケースについて解説します。休み方は、今後のキャリアに関わりが深いテーマですので、チェックしてみてくださいね。

仕事を休む理由は事前に言うべき?

仕事を休む際、事前に理由の説明をすることは、必要なのでしょうか? 有給休暇を使うか否かによって異なりますので、一緒に見ていきましょう。

まず、有給休暇を取る場合、休む日を事前に申し出ておくのが原則です。ですが、理由を詳細に説明することは、法的な義務ではありません。というのも、有給休暇の使い方は、労働者の自由とされているからです。

なお、会社によっては、「私用のため」という説明だけでは、有給休暇を認めない場合もあるようですね。ただし、このような独自のルールがあったとしても、法律が優先されるということもポイントです。

とは言っても、全く理由を言わないのは気が引けるという声もありますよね。こういった場合は、「家庭の事情」など、プライバシーが保たれる範囲で説明するのも良いでしょう。なお、業務に支障が出ないよう、事前にいつ休みたいかを、早めに伝えておくのが安心です。

カレンダーに予定を書き込む
(c)Shutterstock.com

気を付けたいのが、「欠勤」の場合。例えば、有給休暇を使い切ってしまった人で考えてみましょう。このような人が、どうしてもお休みをしなければいけない場合、通常は欠勤という扱いになります。

欠勤というのは、本来働くべき義務がある日にお休みをしているので、有給休暇とは扱いが異なるのをご存知でしょうか? 仕方ない場合もあるでしょうが、欠勤はあまり望ましいものではありません。欠勤した分の賃金は差し引かれることはもちろん、会社によっては、人事評価や毎年のボーナスの査定に響いてしまうことも。

とはいえ、やむを得ない理由がある場合は、それを考慮してくれることもあるようです。ですので、どうしても欠勤せざるを得ない時は、事前に詳細な理由を説明するようにしましょう。

よくある理由は?

お休みをする際、よくある理由はどのようなものなのでしょうか? ここでは、よくあるお休みの理由をいくつかピックアップして解説します。

1:通院

よくあるお休みの理由が、通院です。病院の予約の関係で、どうしてもお休みを取らなければいけないということはありますよね。

注意したいのは、通院が相次ぐ場合。会社は、働く人の健康状態に配慮するという義務があります。ですので、通院が多い場合、重い病気なのかと心配されてしまうのも、無理はありません。場合によっては、今の健康の状態を確認されることもあり得ますので、この点もおさえておきたいですね。

2:冠婚葬祭

身内の結婚式や、お葬式なども、お休みの理由の代表的なものでしょう。結婚式は、事前に日にちが分かりますが、お葬式などの場合は、急なお休みになってしまう可能性大。その場合は、会社に事情を説明すれば、やむを得ないお休みだと判断してもらえることがほとんどでしょう。

また、会社によっては、一定の範囲の家族に不幸があった場合、見舞金などを支払うことも。そのため、もし身内の不幸によって休む場合は、ある程度詳細を話しておくと、スムーズかもしれませんね。

3:子供の学校行事

お子さんがいる人の場合、授業参観や運動会などの学校行事で、お休みを取ることもあるでしょう。この場合、他にも同じような同僚がいる可能性も。同じ日に休みの人が多いと、会社の業務に支障が出ることもあり得ますよね。ですので、予定が分かった時点で、なるべく早めに相談をしておくことがおすすめです。

徒競走のスタート
(c)Shutterstock.com

精神的な理由の時は?

ストレスなど、精神的な理由で仕事を休みたいという場合は、どのようにすべきなのでしょうか? 心の不調がある時、なんとなく言いにくいという方も、いらっしゃるかもしれませんね。ですが、これはかなり注意した方が良いでしょう。無理をしてしまい、さらに悪化してしまう可能性があるからです。中には、不調を放置したために、ある日突然ベッドから起き上がれなくなってしまったというケースも。

休職制度が使える可能性がありますので、医療機関に相談の上、なるべく早めに、上司や会社に相談するようにしましょう。

当日の連絡はどうすべき?

有給休暇の場合も、欠勤の場合も、事前に申し出ることが原則です。とはいえ、どうしても急に休まざるを得ないこともありますよね。では、当日にお休みをするときの連絡は、どのようにしたら良いのでしょうか? 電話かメールどちらがいいのかなども合わせて、見ていきましょう。

原則は、自分の上司に電話で連絡するというのが、一般的です。ただし、最近では、メールやチャットツールで連絡するというパターンもあるようですね。また、電話によって仕事が中断されてしまい、生産効率が落ちるのを気にするという人もいます。会社によって考え方は異なるでしょう。できれば社内規定などを確認しておくと、いざという時に安心ですね。

スマホを操作する手
(c)Shutterstock.com

また、規定などに明文化されていない場合も、会社の慣習があることが考えられますよね。電話で連絡する文化がある会社で、メールやチャットで連絡というのは、なるべく避けるのが無難です。なお、当日の連絡の場合は、なぜ休まざるを得ないのかの理由を、しっかり説明することがおすすめ。何の理由の説明もなく、急に「今日休みます」は、仕事を放棄しているとみなされかねませんので、注意しましょう。

ちなみに、こういった連絡と合わせて、勤怠システムを使って記録を取るというケースも、増えてきているようです。特に、有給休暇の場合は、休暇の記録や残日数を、システム上で管理していることもあるでしょう。この場合、単なるお休みの連絡だけで終わらせてしまうと、記録がずれてしまうこともあるので要注意。お休みの連絡の際、別途必要な手続きがあるかどうかを、会社に確認することがおすすめです。

最後に

この記事では、仕事を休む理由を事前に言うべきか否かに加え、精神的な理由がある場合の対応方法や、当日の連絡方法などを解説しました。今後のキャリアに大きく関わるテーマですので、覚えておくと安心ですね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

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塚原美彩

塚原社会保険労務士事務所代表 塚原美彩(つかはら・みさ) 

行政機関にて健康保険や厚生年金、労働基準法に関する業務を経験。2016年社会保険労務士資格を取得後、企業の人事労務コンサル、ポジティブ心理学をベースとした研修講師として活動中。趣味は日本酒酒蔵巡り。ライター所属:京都メディアライン


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