『ご査収ください』の意味と正しい使い方｜ビジネスメールで印象アップ！

『ご査収ください』とは？

「ご査収ください」という言葉の意味や使い方、適切なシチュエーションについて解説していきます。

『ご査収ください』の意味は？

「査収（さしゅう）」とは、内容をしっかり確認した上で受け取ることを指します。メールで「ご査収ください」と使うのは、「メールに添付した書類やデータ、請求書などを確認して受け取ってください」という意味が込められています。

「ご査収ください」は、主に取引先に向けて使われることが多い言葉です。目上の人間に対して使うこともあるためしばしば上司に対して「ご査収ください」を使う人もいますし、間違いではありませんが、社内の人間、いわば身内同士で使うにはやや不向きな印象もあります。上司に対して送る場合は、むやみに丁寧な言葉にせず「ご確認ください」で十分でしょう。

メール以外にも使う？

「ご査収ください」という言葉は、基本的にはメールや書面などの文語表現です。そのため、会話の中で「ご査収ください」という言葉を使うのはビジネスシーンでは正しくないとされています。書類や資料を確認してほしいことを会話の中で使う場合は、ストレートに「ご確認をお願いします」や「お目通しください」などが適切です。

また、「ご査収ください」は、あくまで書類やデータの送付時に適した表現のため、単なる情報共有には適しません。社内のお知らせや連絡事項の伝言などのカジュアルな内容の場合は、「ご確認ください」などシンプルな言葉がベストです。

『ご査収ください』の使い方とシチュエーション

ここからは、「ご査収ください」の使い方を、シチュエーション別に紹介します。

メールや書類を送る際の使い方

メールで資料や請求書、見積書などを送る際に、一言付け加えます。

＜例＞

「本件に関する資料をお送りしますので、ご査収ください。」

「請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」

「会社案内をお送りいたしますので、ご査収くださいませ。」

「ご査収ください」を使わないほうがよいシチュエーションや言い換え

上司など社内の人間に対してのメールや、直接会話をする際に「ご査収ください」を使うのは不自然です。また、メールの内容を確認してほしいだけのカジュアルな内容であれば、「ご確認ください」で十分。「ご査収ください」はとても丁寧な表現ではありますが、時と場合によって使い分けが必要です。

また、「ご査収ください」が少し硬いかな？と感じる相手であれば、以下のような表現を使うとより自然な印象になります。

＜例＞

「ご確認いただけますと幸いです。」

「お手数ですが、ご一読のほどよろしくお願いいたします。」

「お忙しい中恐縮ですが、ご確認をお願いいたします」

『ご査収ください』を英語で表現できる？

外国語を話す相手に送る際には、以下のような英語表現が適切です。

英語では日本語ほど堅苦しい表現を使いませんが、メールに添付資料があると言うことを伝える意味でも一言付け加えておけば、相手の確認漏れを防ぐこともできるのでビジネスがスムーズに進みます。

・書類を送付する場合

“Please find attached the document for your review.”

“Kindly check the attached file.”

・請求書や見積書を送付する場合

“Please review the attached invoice.”

“Attached is the quotation for your reference.”

『ご査収ください』を使った例文集

「ご査収ください」で文章を終えるもの良いですが、以下のような言葉を付け加えることで「ご査収ください」の言葉の意味をきちんと理解して使いこなせている印象が出ます。使い方に慣れてきたら、以下のような使い方にチャレンジしてみてくださいね。

・「添付の資料をご査収いただき、ご不明な点がございましたらお気軽にお知らせください。」

・「見積書をお送りしますので、ご査収のうえ、ご検討いただけますと幸いです。」・

・「契約書をお送りいたしますので、ご査収のうえ、ご署名をお願いいたします。」

・「修正後の資料をご査収のうえ、ご意見をお聞かせいただければと思います。」

「ご査収ください」か「ご確認くださいか」、簡単な判断方法

ビジネスで使う言葉に慣れていないうちは、「ご査収ください」か「ご確認ください」か、どちらが正解なのか迷うこともあるでしょう。

「ご査収ください」はあくまでも取引先などビジネスの相手に対し、メールや書面など文面で使うもの。また、メールや書面以外に別の資料がある場合に「これを確認してくださいね」と促すものです。本来は、「確認してください」でいいところを、直接的な表現を避けるためにあえて使われているものです。

つまり上記以外のシチュエーションでは、「ご確認ください」「確認をお願いします」などストレートな表現で大丈夫だと考えていいでしょう。上司や同僚、協力業者など近い関係の人に対しては、過度にかしこまる必要はないので、状況に応じた適切な言葉選びでスムーズなコミュニケーションにつなげましょう。

適切な言葉遣いで円滑なビジネスコミュニケーションを

「ご査収ください」は、適切に使うことで相手に丁寧な印象を与えることができます。ただし、目上の方に使う際には注意が必要です。状況に応じて言い換えを活用しながら、ビジネスメールをよりスムーズに進めていきましょう。

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