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そもそも「返信不要」とは？「返信不要」を伝える理由
「返信不要」とは、「返信をしなくても問題ないですよ」と伝えるための表現です。
友人や家族との気軽なメッセージアプリでのやり取りではあまり使用することがない表現かもしれませんが、ビジネスシーンでは意外と使われることの多い表現です。
情報共有や完了報告の際、「了解しました」「よろしくお願いします」のみのメールを返信する手間が必要ないよう、相手の時間を無駄にしないという配慮の意味があります。
ただし、「返信不要です」と書くだけでは、少し冷淡な感じもありますよね。そのため、前後の文脈を工夫することが大切です。
どんなときに使う？
手間や時間を省く……といいながら、文脈選びに気をつけましょうというのは矛盾しているようにも思えますが、難しく考える必要はありません。
例えば、以下のような文章で使ってみてください。
・業務報告・完了連絡
「○○の件、対応完了しました。特に問題がなければ返信不要です。」
・全体連絡・アナウンス
「会議の詳細を送付しますのでご確認ください。返信は不要です。」
・確認のみを求める内容
「添付の資料をご査収ください。ご確認のみで問題ありませんので返信は不要です。」
「返信不要」を伝えた後は、「何卒よろしくお願いします」など、通常通りの締めの言葉でOK。「返信不要」という割り切った表現を心配して、長々と締めの言葉を書くのはかえって失礼なので避けましょう。
誤解を避け、丁寧に伝える！「返信不要」の言い換え表現
「返信不要」と伝える際には、誤解を招かないために次のような言葉に言い換えてもいいでしょう。
・柔らかい印象を与える
「ご返信は不要です。ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください」
・上司や取引先へ
「ご多忙の折、ご返信には及びません」
・「返信不要」を強調しすぎない
「なお、このメールへの返信は結構です。」
・親しい相手やフランクな場での言い換え
「返信は気にしないで大丈夫です。」
「返信しなくていいからね。」
少し言い換えるだけでも印象は大きく変わりますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
「返信不要」と伝える際のマナーと注意点
「返信不要」と伝えることが、かえって「本当に返信しなくていいのか？」と相手を心配させてしまうことも。日本人の難しいところですよね。
そこで、次のポイントを押さえておくと、誤解なくスマートに伝えられます。
相手に不快感を与えない配慮
・「必要があればお返事をお待ちしています」の一言を添える
「返信不要です」と伝えつつ、相手が自由に返信できる余地を残すとより親切です。
・「ご確認のみで大丈夫です」と明示する
→確認して欲しいだけだという意図を伝えると、相手も安心できます。
英語にも「返信不要」の表現はある？
相手を気遣うために生まれた「返信不要」という言葉。実は英語にも、同じような表現はあります。
一般的なフレーズは
No need to respond.
直訳すると「返信の必要なし」です。
また、
No reply necessary.
も同じ意味ですが、replyを使うことにより少しカジュアルな表現です。
例文：Your schedule has been confirmed for the meeting. No reply necessary.
あなたのミーティングのスケジュールが確定しました。返信不要です。
海外の人は日本人ほど一語一句言葉に厳密にこだわりませんが、相手に返信の義務を感じさせないように配慮すると相手と良い関係性が築けます。
「返信不要」を上手に活用して、ビジネスを効率よく進める
「返信不要」という表現は、使い方によって相手に冷たい印象を与えたり、誤解を招いたりする可能性があります。そのため、ビジネスシーンでは、状況に応じた言い換えやクッション表現を活用することが大切です。
「返信不要」の伝え方を工夫し、よりスムーズなやり取りを実現しましょう。
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コマツマヨ
WEBサイトライティングをメインに、インタビュー、コラムニスト、WEBディレクション、都内広報誌編集、文章セミナー講師など幅広く活動。
