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「デスク」をきれいに整理しようと思っても、「何から手を付けたらいいのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。今回は「デスク」をきれいに整理する基本の考えから整理のアイデア、ポイントを紹介します。
「デスク整理」の目的とメリット
きれいに「整理」された「デスク」は、気持ちもすっきりしますよね。仕事に集中できるので、作業も早く進みそうです。ここでは、「デスク整理」のメリットを解説します。
仕事の処理能力が高まる
「デスク」が「整理」されていると、業務を円滑に進めることができます。無駄なく仕事を進めることができるので、ストレスも軽減されますよ。「デスク」の「整理」を習慣化すると、情報を取捨選択する能力が高まり、合理的な判断も身につくはず。そうなれば、仕事の処理能力がアップし、できる社員に一歩前進するでしょう。
モノ探しの時間を節約できる
「デスク」がモノだらけで散らかっていると、作業をする空間が限られるため、業務効率が悪くなる原因にもなります。仕事を効率よく進めるためには、時間の節約はとても大事です。「デスク」が「整理」されていると、必要なモノを必要なタイミングで使えるので、探す時間を節約できますね。
情報の危機管理対策に
いろいろな書類を「デスク」上に散乱したままにしておくと、重要な文書を失くしてしまう可能性があります。情報の危機管理に「デスク整理」はとても大切です。情報漏えいは、企業への不信感へとつながり、会社の存続に大きな影響を及ぼす事態を招くことになります。
「デスク整理」の基本は2つ！
実際に「デスク」の「整理」を始める前に、基本となる考え方を身に付けておきましょう！ これから紹介する2つをしっかりと覚えてくださいね。
1：まずは、捨てる！
「整理」には、「無駄なもの、不要なものを処分すること」という意味があります。「デスク整理」の第一歩は、「捨てること」から。必要か必要でないか、分別して処分していきます。不要な書類やモノは、片付かない元凶になりますよ。
2：そのあとに見極める！
捨てるか捨てないか、迷った時には、そのままモノを入れられるような箱を準備します。段ボールでも構いません。「デスク」の脇や足元に箱を置いて、その箱に入れて迷ったモノを見極めます。一定の期間を自分で決めて、その期間内に箱から取り出さなかったモノを捨ててください。
デスク上の整理ポイント3つ！
気分よく仕事を始められるように、ここでは「デスク」の上の「整理」ポイントを解説します。
1：「デスク」上には頻繁に使うものだけを置く
「デスク」上には、よく使用するモノだけを置くこと。また、「デスク」での作業が終わったら、使いっぱなしにせず、片付ける習慣を身につけましょう。元の場所に戻すことで「デスク」も「整理」され、作業しやすい状態をキープできます。
2：文具・書類は立て置きに
よく使う文具類は、ペン立てに入れておきます。小さなアイテムは散乱しがちですよね。決まった場所に置いて、必要な時にすぐに使えるようにしておきましょう。
書類はファイルボックスなどを活用して、立てて置くように。特に、書類はデスク上に平積みしてしまう方も多いはず。ラベルを貼るなどして、どんな書類かが一目で分かるようにすれば、すぐに取り出して使えますね。
3：就業後は「デスク」の上をすべて整頓する
仕事が終わったら、「デスク」には電話やパソコンなどの機器類だけを残します。文具などのアイテムは、決まった場所に戻しましょう。就業後に「デスク」を「整理」することを習慣化すると、翌日の仕事も気持ちよくスタートできそうですね。
「デスク」収納部の「整理」のコツは？
引き出しなどのデスク収納部の整理も大事です。なんとなく書類やモノを入れている方、中にはおやつをため込んでいる方もいるのでは？ ここでは、引き出しごとに適した収納アイデアを紹介します。
1：手前の引き出しは一時保管スペースに
「デスク」の手前の引き出しは、「デスク」上に出している書類などを、一時的に保管するスペースとして使います。基本的には何も収納しません。急な会議や呼び出しがあった際に、書類や資料を手前の引き出しに入れておきましょう。情報漏えいや、紛失の防止になります。重要な書類は、引き出しに鍵をかけておくことも忘れずに。
2：1段目の引き出しは文具類
デスクの右側にある1段目の引出しは、ペンやハサミといった文具類を収納します。中が散らかってしまう場合は、100均や無印良品のアイテムを使うといいでしょう。引き出しの文具類を使用した後は、定位置に戻すことを心掛けてくださいね。
3：2段目の引き出しは小物を
2段目は、ポーチやひざ掛けなど形を変えられるモノや、辞書や電卓といった書類や文具以外のモノを収納します。重ね置きせずに、用途別に分けておくのがポイントです。引き出しを開けたときに何がどこにあるか、わかりやすくしておきましょう。
4：3段目の引き出しは書類の収納に
「デスク」の3段目の引き出しは、資料や書類を収納します。ファイルボックスを利用して、立てて収納するといいでしょう。手前からよく使う順番に並べておくと、探す手間も省けます。また、書類が増えたときのことも考えて、予備のスペースを確保しておくと便利ですよ。
フリーアドレスの「デスク整理」って？
リモートワークが増え、オフィスの「デスク」が個人使用ではなくなった方も多いのではないでしょうか。そんな方は、荷物の置き場にも工夫が必要ですね。フリーアドレスのデスクの脚がスチール製の場合、マグネット式のカバンフックを利用するといいでしょう。
また、書類やパソコンをロッカーから取り出して仕事をする場合は、持ち運び用のバッグを準備しておくと便利です。必要なものをバッグにすべて、まとめられるので、デスクの上も散乱しにくいですよ。
会議や外出で長時間、離席する場合は、「デスク」上には何も置かないこと。自分の荷物を置いて「デスク」を使いっぱなしにしないように。自分以外の人も「デスク」を使用することを意識して、他人への配慮を忘れないでくださいね。
最後に
「オフィス」の「デスク整理」は、仕事の作業効率アップや情報危機管理などさまざまなメリットがありますね。また、今回は「オフィス」の「デスク」上と引き出し部分について、「整理」のポイントを紹介しました。きれいに「整理」することで、集中しやすい業務環境を心掛けましょう。
TOP画像／(c)Shutterstock.com
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