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なぜ「電話がありました」メールが重要なのか？
電話を受けたことをメールで伝えだけのことですが、電話の相手との関係上、優先度の違いやタイミング、追加しておいた方がいい内容や確認作業などが必要な場合もあるので、誰からの電話か、何の件か、急ぎなのかといった内容は必須。それがあるだけで、業務のスピードや業務の進み方が大きく変わってくるのです。
「電話がありました」だけで終わらない、詳細を伝えることの重要性をお伝えします。
電話の取り次ぎミスを防ぐため
口頭での伝言は、言い忘れや聞き間違いのリスクがつきもの。メールで伝えることで、内容が記録に残り、確認漏れや誤解を防ぐことができますし、後から見返すこともできます。特に、複数の業務を並行している人ほど、確実な伝達手段だと親切に思われます。
相手がスムーズに折り返せるようサポートするため
折り返し連絡をするにも、「誰に」「どんな件で」連絡すれば良いのかが曖昧では、対応に時間がかかってしまいます。せっかく電話を折り返したのに、内容によってはさらに確認や準備が必要になり、何度も掛け直すなど時間と手間が双方にかかってしまうからです。
最低限の情報だけでも伝えておけば、業務がスムーズに進みます。
ビジネスマナーとして適切な対応をするため
電話をかけた側にとっても、要件をあらかじめ相手に伝えておいてもらえると、その後のやり取りがスムーズに進むので非常にありがたいこと。
反対に、電話に出た人が要件や急ぎの度合いなどを聞き返さなかった場合、相手は社員や会社自体の対応に不満を持つこともあります。電話を取り継ぐ際、最低限の情報を聞いておくこと・伝えておくことは、ビジネスマナーとして重要なポイントです。
「電話がありました」メールの基本
件名は 短く明確に要件を伝える
件名には、誰からの電話なのかが一目で分かるように書くのがポイント。業務の合間でもメールをすぐに確認できるよう、簡潔さを意識しましょう。
（例）
・【伝言】○○様よりお電話
・お電話がありました（△△株式会社様）
本文は「誰から・何の用件か・急ぎか」を明確にする
本文では、
1.相手の会社名・名前、
2.電話の内容（分かる範囲で）
3.折り返しが必要かどうか、必要であれば都合のいい時間帯
4.相手の連絡先（わかれば）
の4つを必ず聞くようにしましょう。
緊急性が高い場合は、「至急」「本日中に」などの言葉を入れて、優先度を明確に伝えましょう。また、急ぎであることを件名にも反映すると、見落としを防げます。
「電話がありました」メール例文
【H3】基本のメール
1.件名：【伝言】株式会社〇〇 山田様よりお電話
本日14時頃、○○株式会社の山田様よりお電話がありました。
内容は、先日のご提案についてのお問い合わせとのことです。
折り返しのご連絡を希望されています。ご都合の良い際にご対応をお願いいたします。
TEL：000-0000-0000
・緊急性がある場合
2.件名：お電話がありました（株式会社〇〇 山田様）
本日10時過ぎに、株式会社〇〇の山田様よりお電話がありました。
ご提案中の案件について、進捗確認のご連絡とのことです。
11時以降はいつでもお電話に出られるとのことでしたので、折り返しをお願いします。
TEL：000-0000-0000
緊急性が高い場合
件名：【至急】お電話がありました（株式会社〇〇 山田様）
本日10時過ぎに、株式会社〇〇の山田様よりお電話がありました。
先日の商品について、至急確認されたいことがあるそうです。
12時に会議に出席されるため、それまでにおでんわがほしいとのことですので、ご連絡をお願いします。
TEL：000-0000-0000
折り返し不要な電話を伝える場合
件名：株式会社〇〇よりお電話（折り返し不要）
本日15時頃、株式会社〇〇のご担当者様よりお電話がありました。
「ご請求書の件は確認済みで、問題ありません」とのことで、折り返しは不要だそうです。
「電話がありました」避けたいNGメール」例
たかが取り継ぎ、されど取り継ぎ。ただ「電話がありました」だけではいけないケースもご紹介しましょう。
情報が不足していて困るケース
・さきほど〇〇様という方から電話がありました。
これだけでは、どの会社の〇〇様なのか、何の件かも分からず困ってしまいます。「〇〇さんと言えばわかるだろう」「親しそうなので大丈夫だろう」と勝手に判断せず、基本的な情報は聞くように心がけて。
曖昧な表現で相手に伝わりにくいケース
・「ちょっと用事があるのでかけ直して欲しい」と言われました
「ちょっと」や「あれ」などの曖昧語は避け、具体的な内容で伝えましょう。
過度に長いメールで要点が埋もれるケース
・「本日はお疲れさまです。実はさきほど少し前にお電話があったのですが、おそらく△△の件かと思います。念のため、お伝えしておきますね……」
丁寧すぎて情報が埋もれてしまっています。メールの目的は、「電話があった」を伝えること。できるだけ情報は簡潔にしましょう。
伝わりやすい「電話がありました」メールを意識しよう
「電話がありました」という連絡は、ただの伝言のように思えるかもしれませんが、伝え方ひとつで相手の対応のしやすさが大きく変わります。
ポイントは、「誰から」「何の件で」「対応が必要か」を、簡潔に・正確に伝えること。
電話のあとに続く業務の進みやすさ、円滑さを意識して、上手な伝え方を身につけていきましょう。
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