かけ方・対応がわかる「折り返し電話のマナー3原則」

「折り返し電話」とは、電話を受けた側が出られなかったときに電話をかけた側にかける電話のこと。不在着信や留守番電話などをきっかけに着電に気づき、あとからかけ直すときに「折り返し電話をする」などと使います。ビジネスシーンで多用される文化だけに、折り返し電話にも基本的なマナーが存在します。大人が心得ておくべき折り返し電話にまつわるマナーや注意点を解説します。

マナー

並木まき

目次Contents

1 折り返し電話の基本的なマナー3原則
2 折り返し電話のかけ方
3 折り返し電話に出てもらえなかったときの対応は？
4 折り返し電話はできるだけ早くかけ直す

折り返し電話の基本的なマナー3原則

まずは、折り返し電話をする際の基本的なマナーについてチェックしましょう。

♦︎できるだけ早めに折り返す

相手が電話をくれたということは、何かしらの用件があるということ。できるだけ早く折り返しましょう。
理想は30分以内ですが、仕事の都合で時間がとれないときでもせめて当日中に連絡するのがマナーです。

♦︎静かな場所でかけ直す

ビジネス相手からの電話に折り返すときには、スピード感に加えて環境も大切です。
ガヤガヤと騒がしい場所や移動中ではなく、落ち着いて話せる場所からかけ直しましょう。
またビジネス電話の場合には、会話の内容を周囲に聞かれない場所からかけるのも基本的なマナーです。

♦︎適切な時間帯にかけ直す

ビジネス電話ならば、朝の9:00〜夕方18:00の一般的な勤務時間内にかけ直すのが基本です。ただし営業時間は会社によって異なるため、先方の勤務時間を確認してからかけると確実でしょう。
また昼休み（12:00〜13:00）や終業間際は慌ただしくなってしまい話しにくい場合が少なくないために避けるのが無難です。朝早すぎる時間や夜遅い時間（21:00以降）は非常識だと思われがちなので避けるのがマナーです。

折り返し電話のかけ方

折り返し電話をかける際には、折り返しの電話である旨を伝えたほうがスムーズです。
一般的なかけ方を解説します。

♦︎折り返し電話をかける基本的な流れ

折り返し電話をかけるときの基本的な流れは以下の通りです。

1. 挨拶をして名乗る
2. 折り返しである旨を伝える
3. 相手の都合を確認する
4. 用件を確認して話を進める

続いて、具体的な例文を示します。

♦︎例文：社内の人からの着信への折り返し

「お疲れ様です。○○（自分の名前）です。先ほどお電話をいただきましたので、折り返し連絡いたしました。今、お時間よろしいでしょうか？」

♦︎例文：取引先やお客様からの着信への折り返し

「お世話になっております。○○株式会社の△△と申します。先ほどお電話をいただきましたので、折り返し電話をさせていただきました。今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか？」

折り返し電話に出てもらえなかったときの対応は？

折り返し電話をかけても、タイミングが悪くて相手と話せないこともあります。
その場合の対処法を解説します。

♦︎留守番電話や電話に出た相手にメッセージや伝言を残す

相手の電話に留守番電話がついているならば、メッセージを残しましょう。また電話をかけてきた人が不在でも、他の人が電話に出てくれている場合には伝言を依頼しましょう。
留守番電話のメッセージは「お世話になっております。○○株式会社の△△と申します。先ほどお電話をいただきましたので、折り返し電話をさせていただきました。また改めて連絡いたします」などと、“折り返し電話であること”が伝わる内容であればOK。また伝言をする際には。誰から電話をもらって折り返しをしたのかがわかるように伝えましょう。

♦︎メールを送る

メールでやり取りできる間柄であれば、折り返し電話をした旨についてメールで一報を入れておくだけでも親切です。
「先ほどお電話をいただきましたので折り返しましたが、ご不在のようでした。またお手すきの際にご連絡をいただければ幸いです」などと記しておきましょう。

♦︎再度電話をしてみる

相手から電話がきている理由がわかっていて、折り返しをしたけれど出てもらえなかったときには、少し時間をあけてから再度こちらから電話をしてみてもいいでしょう。
急ぎの用事であることがわかっているときや、相手が遠慮をしてかけにくいだろうと推測される場面などでは、こちらから再度の電話をかけたほうが話が早いケースも少なくありません。