「ご多忙とは存じますが」の意味と役割・基本ルールとNGすぎる注意点

「ご多忙とは存じますが」という表現は、ビジネスメールでよく見かけますよね。丁寧で好印象なフレーズですが、使い方を間違えると逆効果になる場合もあるため、この機会に正しい使い方を覚えておきましょう。「ご多忙とは存じますが」の意味や正しい使い方、例文とNGな使い方を解説します。

マナー

並木まき

目次Contents

1 「ご多忙とは存じますが」の意味と役割をチェック
2 「ご多忙とは存じますが」を用いる基本的ルール
3 「ご多忙とは存じますが」の言い換え表現
4 「ご多忙とは存じますが」の注意点
5 「ご多忙とは存じますが」には配慮と謙遜が含まれている

「ご多忙とは存じますが」の意味と役割をチェック

「ご多忙とは存じますが」は「お忙しいのは承知しておりますが、それでも失礼ながらお願い申し上げます」という趣旨で、相手の状況に配慮したうえで何かを依頼・催促するときのクッション表現です。
「ご多忙」とは相手が忙しいことへの尊敬表現、「存じます」は“思います”や“承知しています”という意味の謙譲表現。つまり「相手の多忙さを理解している」という前提で、謙遜しながら本題に入るフレーズです。

「ご多忙とは存じますが」を用いる基本的ルール

ここで「ご多忙とは存じますが」を使う際の基本的なルールをチェックしておきましょう。

♦︎「ご多忙とは存じますが」を用いる場面

主にビジネスメールや手紙で、目上の人や取引先に依頼・質問・催促をするときに使います。
また返信を催促するときや打ち合わせのお願いなどの“恐縮”を伴う内容のときにも頻繁に使われています。

♦︎「ご多忙とは存じますが」の例文

「ご多忙とは存じますが」の一般的な例文を紹介します。

「ご多忙とは存じますが、○○の件につきましてご対応いただけますと幸いです」
「ご多忙とは存じますが、○月○日までにご返信いただけますようお願い申し上げます」

この例文では、相手の対応や返信についてお願いをしています。
このように相手に対して何かをお願いするにあたって、相手の多忙さを理解したうえで自分を謙遜しながらも相手の行動を促したいときに用いるフレーズであると覚えておきましょう。

♦︎「ご多忙中に恐れ入りますが」や「ご多用のところ」との使い分け

メールでよく見かける「ご多忙中に恐れ入りますが」や「ご多用のところ」は「ご多忙とは存じますが」と、ほぼ同義です。
どちらも相手の忙しさに配慮をしながらこちらが恐縮して連絡をしている意味がありますので、必ずしも「ご多忙とは存じますが」を用いる必要はありません。相手との関係性や日頃使っている言葉遣い、場面に応じてしっくりくる表現を選びましょう。

「ご多忙とは存じますが」の言い換え表現

「ご多忙とは存じますが」はオールマイティな表現ではありますが、似たような文章に言い換えることもできます。
アラサー世代が使いやすい言い換え表現を、シチュエーションごとにまとめました。

♦︎社内メールでの言い換えなら？

同僚や直属の上司など社内の人間関係が構築されている相手への言い換えなら「お忙しい中恐れ入りますが」が便利でしょう。
「ご多忙とは存じますが」と比べると、ややカジュアルな表現です。

♦︎格式ある言い換えなら？

自社の役員クラスや取引先などへ格式を意識しながら言い換えるなら「ご多用のところ恐縮ですが」を用いましょう。
「ご多忙とは存じますが」と似たような響きのフレーズではありますが、“多用”や“恐縮”といった言葉が入るので、より格式ある表現として使えます。

♦︎日頃からこまめに連絡を取り合うビジネス相手なら？

日頃からこまめに連絡を取り合う仲のビジネス相手に対してなら「お手数をおかけいたしますが」と言い換えても不自然ではありません。
「ご多忙とは存じますが」と同じような意味ながら、表現が柔らかくなり「お手数をおかけいたしますが」がもつ口語調のムードが親しみも与えやすいでしょう。

「ご多忙とは存じますが」の注意点

「ご多忙とは存じますが」は幅広い相手に使いやすいフレーズではありますが、配慮に欠ける使い方をすると相手に不快感を与えたり会話が不自然になったりします。
ありがちな間違いを解説します。

♦︎NG：自分より立場が下の相手に使う

「ご多忙」は、相手に対する尊敬表現なので、後輩や部下に使うと不自然です。
たとえば、部下に対して「ご多忙とは存じますが、資料の準備をお願いします」という文を用いると、上下関係による敬語の使い分けができていない文章になってしまいます。
この場合は「お忙しいところ恐縮ですが、資料の準備をお願いいたします」としたほうが適切です。

♦︎NG：急ぎでもなく重要度も低い内容に使う

「ご多忙とは存じますが、来月のランチ会についてご意見をいただけますと幸いです」など、急ぎでもなく重要でもない内容に使ってしまうと、大げさな印象が強まります。
気軽な内容を尋ねる程度であれば「お時間のあるときにでも、ご意見をお聞かせください」としたほうが適切でしょう。

♦︎NG：乱用しすぎる

一度のメールで、何度も「ご多忙とは存じますが」を使うと、くどくて読みにくい文章になるだけでなく機械的な印象を与えます。
たとえば1通のメール内で「ご多忙とは存じますが、A案件についてご対応ください。ご多忙とは存じますが、Bについてもご確認お願いいたします。ご多忙とは存じますが、Cの件もお忘れなくお願いいたします」などと、何度もこのフレーズを乱用すれば、押し付けがましいメールだとも受け取られかねません。