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自席でのオンライン会議でも「会議に出席する」意識をもつ
自席から参加をするオンライン会議でも、「会議」であることには変わりません。
そのためカメラ越しの見た目にも「信頼感」や「安心感」が求められますし、服装がラフすぎたりだらしない姿勢で映ったりすれば「雑な人」という印象を与えかねません。
オンライン会議が始まる前には画面に映る自分の姿を確認し、整った印象を心がけましょう。
自席オンライン会議での基本マナー
自席からオンライン会議に出席するシーンで、心得ておくべき基本的なマナーをチェック！
♦︎ヘッドセットやイヤホンマイクを着用する
ヘッドセットやイヤホンマイクは、自席での会議に必需品。
周囲に大きな音が漏れるのを防ぐだけでなく相手の声が聞き取りやすくなるほか、自分の声もクリアに拾われるので大声を出す必要がありません。
ワイヤレスなら、移動もスムーズです。
♦︎背景を整える
自席の後ろが散らかっていると、オンライン会議の参加者に雑な印象を与えてしまいます。
雑然とした印象を与えかねない場所から参加するときには、背景ぼかし機能やバーチャル背景を活用しましょう。
♦︎ミュートのオン・オフを上手に使う
基本的に、自分が話していないときはミュートにしておくと周囲の雑音が参加者に届くのを防げます。
特に自席周辺で電話対応や打ち合わせをしている同僚がいる場合には、会議に参加していない同僚の声が会議に入ってしまう懸念もあるので、自席周辺の環境に応じてミュート機能を上手に使っていきましょう。
自席からのオンライン会議中におけるNG行為
オンライン会議に自席から参加をするシチュエーションでは、会議の参加者への配慮だけでなく、会議に参加をしていない同僚への配慮も求められます。
自席からWeb会議に参加をするシーンでのNG行為をまとめました。
♦︎NG：声が大きすぎる・抑揚が激しい話し方をする
オンライン会議では、意識をしないと普段よりも声が大きくなってしまいがち。けれど、自席で大声を出していれば、周囲の人たちの集中を妨げる原因になってしまいます。
特にプレゼンのときに過剰に抑揚が強い話し方をしたり相手の冗談に大きなリアクションを返したりしている声は、業務上のアクションだったとしても周囲からは耳障りだと思われるリスクは低くありません。
自分の声量に気をつけ、同じフロアにいる同僚が不快に感じないトーンを心がけましょう。
♦︎NG：リアクションが大きい
オンラインの会議では画面を通じてのコミュニケーションとなるために、リアクションが普段よりも大きくなってしまうことも。
しかし相手に「わかりやすく伝えよう」とするあまりに机をたたいたり身振りを大きくしたりすると、周囲には耳障り・目障りな動作にもなりかねません。
会議を盛り上げる目的だったとしても、ジェスチャーは控えめに。
♦︎NG：長時間の会議を1日に何度も自席で行う
オンライン会議は業務の範囲内ではありますが、仮に1時間の会議を3本連続で自席で行えば、周囲の人は「3時間ものあいだ、ずっと誰かがしゃべっている空間」にいることになります。
この環境では周囲の集中力が奪われやすいだけでなく、会議に参加している同僚に周囲が気を使い続けなければいけない状況に。
長時間にわたる会議や1日に複数回の会議が入っている日には、会議室や集中ブースの利用を検討してもいいでしょう。
♦︎NG：マイクやカメラのON・OFF管理が雑
自分の発言のタイミングではないのにミュートを外したままにしていて雑音が入っていたり、背後の同僚の動きやコピー機など会議に関係のない音がマイクに拾われたりすれば、会議の邪魔になってしまいがち。
また、カメラの管理がおろそかだと映ってはいけない社内情報や人物が背景に入り、社内外の信用を失うきっかけにもなりかねません。
発言時以外は基本ミュートを徹底し、カメラのON・OFFは周囲の状況を見ながら適宜、判断しましょう。
♦︎NG：食べながら・飲みながらの“ながら会議”
オンライン開催による気軽さや緊張感の薄れなどから、会議中に飲み物やお菓子を口にする人もいます。
しかし周囲にとっては本人が思う以上に不快に映りやすく、参加者からは真面目に会議に出席していないように受け取られがちですし、自席周辺の同僚には“におい”や音も気になります。
会議中の飲食は水分補給なら問題ありませんが、食事やスナック類は控えたほうが無難でしょう。
自席でのオンライン会議で上手に背景をぼかすコツ
自席でのオンライン会議において「背景ぼかし」はマストなスキル。職場の雑多感をカバーするだけでなく見せたくないものを見せないように配慮をする目的もあり、プロフェッショナルな印象を保つのにも有効です。
アラサー世代のビジネスパーソン向けに「背景ぼかしのコツ」を3つ紹介します。背景を上手にぼかして、シゴデキ感を出していきましょう。
♦︎自分の顔がぼけない距離感を保つ
背景ぼかしを使うと、顔との距離が近すぎたり自分の顔までぼけてしまったりすることも。ぼかしの効果はカメラとの距離による「奥行き」で判断されるので、顔が明るく映るように気をつけながら背景からはなるべく離れるのが理想的です。
♦︎シンプルな背景の環境を選ぶ
背景はシンプルなほど“ぼかし”が自然に見えるので、壁に面した席や白いパーテーションの前など、できるだけ雑多感のない場所で会議に参加しましょう。
自席の背景にポスターやカラフルな小物が多いと、“ぼかし”の効果が中途半端になって「違和感のある映像」に。自席の後ろがどうしても雑多な雰囲気であれば、一時的に布で覆うなどして対策してもいいでしょう。
♦︎「背景ぼかし」と「バーチャル背景なし」のどちらが適切かを考慮する
背景の“ぼかし”機能はパソコンのスペックにも関係があるために、処理が遅い場合には顔がにじんだり動きがカクカクしたりすることがあります。
またせっかく綺麗にぼかしが入っていても、画面共有時に頻繁にぼかしが解除されたり映り込みがあったりすると、見ている側はギャップが気になって会議に集中しにくくなる理由にも。
背景ぼかしは便利な機能ですが、万能ではありません。「背景ぼかしが不自然」と感じたなら無理にぼかし機能を使わずに、壁を背にしてリアル背景で臨むほうが好ましいケースも多々あります。
自席でのオンライン会議は「効率」と「配慮」のバランスを
オンライン会議をスマートにこなすのは、もはやアラサー世代のビジネスパーソンにとって必須のスキル。
一方で、自宅ではなくオフィスの自席からの参加だと「自席」という名の「オープンな場所」だからこそ、周囲への気配りと見せ方も問われます。
ちょっとした意識の違いが、会議の参加者だけでなく自席周辺の同僚への思いやりや“シゴデキ感”にもつながりますので、ぜひ今日から意識してみてくださいね。
TOP画像／(c)Adobe Stock
並木まき
ライター、時短美容家、メンタル心理カウンセラー。企業研修や新人研修に講師として数多く携わっている。シドニー育ちの東京都出身。28歳から市川市議会議員を2期務め政治家を引退。数多くの人生相談に携わった経験や20代から見てきた魑魅魍魎（ちみもうりょう）な人間模様を活かし、Webメディアなどに執筆。
