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体調不良のときに送るメールのポイントは「具体的な言葉」
体調不良のときは、誰しもが心細い状態。仕事を休んでいるならなおさら、業務の遅れなども心配になっているはず。体調不良の相手にメールを送る際は、お見舞いの気持ちを伝えるだけではなく、相手を気遣う心や今後の円滑なコミュニケーションを意識することが大切です。
「お大事にしてくださいね」などの優しい言葉に加えて、「無理せずゆっくり休んでください」と具体的な気遣いを示すことで、相手の心に温かく響きます。
また、メールを送ることで、相手に「気にかけてもらっている」という安心感を与えることができます。忙しい日々の中でのひと言が、相手の心を和らげ、信頼感を深めるきっかけになります。
また、職場復帰後も気持ちよく仕事に戻れるよう「おかえりなさい！元気になってよかったです」という声かけや、長期の病欠から復帰した場合は「何か困ったことがあったら遠慮なく相談してね」とフォローするといいでしょう。
メールの基本的な書き方
相手への思いやりを込めたメールを書くためには、基本的なマナーとポイントを押さえておくことが大切です。
基本のメール
メールは簡潔かつ丁寧に。「お疲れ様です」などの冒頭の挨拶に続けて、体調を気遣う言葉を添えます。たとえば、「体調を崩されたとのこと、お加減はいかがでしょうか？」という一文だけでも十分な配慮が伝わります。
さらに、メールの締めくくりには「どうかご無理なさらず、お体を大切にしてください」など、相手への気遣いを込めた言葉で温かい印象を残すことが大切です。
具体的な気遣いの言葉＜上司や先輩向け＞
一般的な「お大事に」だけでなく、「無理せず、しっかり休んでくださいね」や「必要なことがあれば遠慮なくお知らせください」など、相手の状況を思いやった言葉を入れると、温かみのあるメールになります。
さらに、「〇〇さんの仕事は、こちらでフォローしておきますので安心してください」と具体的なサポートの意思を伝えることで、相手も心置きなく休むことができます。
具体的な気遣いの言葉＜同僚や部下向け＞
同僚や部下には、形式ばった表現よりも親しみのある言葉を選ぶと良いでしょう。
同僚へのメールなら「早く元気な姿を見たいな！」というフランクな言い方、部下へのメールなら「〇〇さんがいないと、部署に活気がないよ」と頼りにしているということを伝える内容でもいいかも。
シチュエーション別メールの書き方
体調不良の相手が誰かによって、メールの内容やトーンを変える必要があります。ここでは、シチュエーション別の例をご紹介します。
上司が体調不良のとき
上司には敬意を忘れず、簡潔かつ配慮のあるメールを送りましょう。
例：「お疲れ様です。お体の具合はいかがでしょうか？お仕事のことはお気になさらず、どうかご無理なさらずご自愛ください。お手伝いできることがあればお申し付けください。」
また、業務の引き継ぎについても一言添えると、上司の不安を和らげることができます。「〇〇の件は進めておきますので、どうぞご安心ください」といったフォローの言葉が効果的です。
同僚や部下が体調不良のとき
同僚や部下には、親しみを込めつつも気遣いを忘れないメールが効果的です。
例：「最近忙しかったので疲れが溜まっていたのかもしれませんね。しっかり休んで、元気な姿でお会いできるのを楽しみにしています！」
また、仕事のサポートについても具体的に伝えることで、相手も安心して休むことができます。「あなたがいない間は、私が〇〇を担当しておきますね」といった一言が、相手の心を軽くするでしょう。
クライアントや取引先が体調不良のとき
ビジネスパートナーには、丁寧な言葉遣いで失礼のないよう心掛けましょう。
例：「お世話になっております。体調を崩されたと伺い、大変心配しております。ご無理なさらず、どうかお体を大切になさってください。お仕事の件は、状況に応じて柔軟に対応させていただきますので、ご安心くださいませ。」
相手の負担を減らすため、納期や対応について柔軟な姿勢を示すことで、信頼関係を維持することができます。
体調不良時の気遣いメールで気をつけるべきポイント
気遣いのメールだからこそ、慎重に配慮すべきポイントがあります。メールを送る際には、以下のポイントに気をつけてみてください。
メールを送るタイミング
体調不良の初期にすぐ送るのがベストですが、あまり頻繁に送りすぎると逆効果になりますし、遅すぎるのも考えもの。
相手の負担にならないよう、適切なタイミングを見極めましょう。
また、長期療養の場合は、適度な間隔でフォローアップのメールを送ることで、相手が孤立感を抱かないようにすることも大切です。
注意が必要な言葉
「早く治して！」「あなたのせいでプロジェクトが遅れてるよ〜」など、いくら冗談であってもプレッシャーを与えるような表現は避けましょう。
また、「大丈夫？」と何度も繰り返したり、病状を詳しく尋ねるのも、デリカシーに欠け、相手に余計な不安を与えることがあります。相手の気持ちに寄り添う表現を心掛けることが重要です。
たとえば、「無理せずご自身のペースでお休みくださいね」や「元気になったらまたお話できるのを楽しみにしています」など、自然で前向きな言葉を選ぶと良いでしょう。
返信はいらないと伝える
体調不良の相手に対しては、返信をしなくていいよう配慮することも重要です。たとえば、「お返事は不要ですので、ゆっくり休んでくださいね」や「返信は気にせず、体調が良くなったときで大丈夫ですよ」といった一言を添えることで、相手の負担を軽減できます。大切なのは、相手が安心して療養できる環境をサポートする気持ちを伝えることです。
まとめ
体調不良の相手に送るメールは、単なるビジネスマナーではなく、相手への思いやりを示す大切な手段です。適切な言葉選びとタイミングを意識することで、職場での信頼関係をより深めることができます。ちょっとした気遣いの一言が、良好なコミュニケーションの第一歩になることを忘れずに、相手に寄り添ったメッセージを送りましょう。
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