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メールで体調を気遣う言葉、どう書く？
職場の上司や取引先の担当者の体調が悪いと知ったら、体調を気遣う言葉を添えてメールをすることがあると思います。しかし、体調の悪い相手にどのような言葉をかけていいか、迷いますよね。
ビジネスメールでやり取りをする際、内容や相手にそぐわない表現を使い、関係を損ねてしまうのは避けたいところ。その点も踏まえつつ、上手く言葉を選びながら、相手を心配する気持ちが伝わるようにしたいですね。
ところで、ビジネスシーンで体調を気遣う言葉が必要になるのは、どのような場面でしょうか？ まずは、その点をチェックしていきましょう。
体調を気遣う言葉が必要な場面って？
ビジネスメールでは、端的に仕事の要件をやり取りすることが多く、どこか無機質になりがちです。メールに自分のことを気遣うフレーズや言葉があると、多くの人は嬉しい気持ちになるはず。だからこそ、相手が体調を崩している時などは、気持ちを伝えたいですね
体調を気遣う言葉が必要なのは、相手が体調を崩した時や、季節の変わり目など。相手の体調を気遣う言葉を添えることで、お互いの距離が縮まったり、信頼関係の構築につながったりすることも少なくありません。
メールで使える、体調を気遣う言葉を紹介
ここからはビジネスメールで使える、相手の体調を気遣う言葉を3つ紹介します。いずれも、上司や取引先に対して使うことができますので、覚えておくといいですね。
その1：「ご自愛ください」
「自分の体を大切にしてください」という意味で使う「ご自愛ください」。体調に問題がない相手に対しても使うことができるため、ビジネスシーンだけでなく、儀礼的な手紙や季節の挨拶にもよく用いられます。
「ご自愛」には、「体を大切にする」や「体調に気をつける」の意味が含まれますので、「お体をご自愛ください」とすると重複することに。注意してくださいね。
その2：「お大事になさってください」
「お大事になさってください」も相手を選ぶことなく使える言葉です。この言葉自体に「体を大切にする」という意味を含むため、「お体を」と文頭につけるのと意味の重複になるため、注意してくださいね。
文頭につけるのは「くれぐれも」や「どうぞ」がおすすめ。相手を気遣う気持ちがより一層伝わるはずです。
その3：「心よりお見舞い申し上げます」
相手の体調をより丁寧な言葉で気遣いたいという場合、適しているのが「心よりお見舞い申し上げます」。入院加療や、長期にわたる療養が必要という場合は、この言葉を使うと、より丁寧に気持ちを伝えることができるはずです。
ただし、丁寧な表現である分、堅苦しい印象を与えがちという側面も。そのため、一時的で軽めの体調不良で使うのは、避けるのがベター。また、同僚や後輩、親しい人に対しては、あまり使うことがないでしょう。
メールで相手の体調を気遣う際、使うのは避けたい言葉
相手の体調を気遣う際、使うのは避ける方がいい言葉も知っておきましょう。体調を気遣うというシチュエーションだからこそ、相手の気分を害するのは絶対に避けたいところ。特に上司や取引先に送るメールに使うのは、NGです。
マイナスなことを連想させる言葉はNG
「消えた」「終わる」「苦しむ」「悲しむ」… これらの言葉は、ネガティブなイメージがあり、マイナスなことを連想させがちです。これらの言葉がメールに使われていると、良い印象は持ちにくいでしょう。業務のことで「終わる」という意味合いのことを書く必要がある時は、「完了する」に置き換えてみるというのも一つ。類語表現を調べ、違う言葉を使うようにするといいですね。
特に体調不良の場合は、何かとデリケートになりがちです。こちらが些細と思うことでも、相手を傷つけてしまうかもしれません。メールを送る際は、そのことも十分に意識したいですね。
プレッシャーを感じる言葉も避ける
プレッシャーを感じそうな言葉も、使うのを避けるのが無難。「がんばってください」「努力してください」などの言葉は、相手に負荷をかけるかもしれません。特に、相手が体調不良の場合は、回復を急かすようなイメージを持つ言葉は避ける方がいいですね。
また、メールに「返信は不要です」や「返信は急ぎません」のような一文を添えるのもおすすめ。ビジネスシーンでメールをもらった場合、ほとんどの人が返信を気にしますよね。相手のプレッシャーを軽減することにつながりますから、ぜひ使ってみてください。
メールで体調を気遣う時の例文を紹介
メールで体調を気遣う言葉をどのように使えばいいか、例文を紹介します。
上司に送る例文
メールを送る相手が上司の場合は、敬語を用いながら丁寧に書くことをおすすめします。
《例文》
〇〇部長
先ほど、〇〇部長が入院されたと知り、大変驚きました。心よりお見舞い申し上げます。
仕事のことを気にされていると思いますが、業務についてはスタッフ一同尽力しながら進めてまいりますので、どうぞご自愛くださいませ。
なお、返信はお気遣いのないよう、お願いいたします。
取引先の担当者に送る例文
《例文》
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
平素はお世話になりありがとうございます。株式会社△△の△△です。
先ほど、貴社●●様から連絡をいただき、しばらく療養に入られるとお伺いいたしました。心よりお見舞い申し上げます。
進行中の案件に関しましては、貴社●●様にご相談しながら進めてまいります。どうぞご心配なさらず、十分にご養生なさってくださいませ。
なお、ご返事はお気遣いのないようお願いいたします。〇〇様のご回復を心よりお祈り申し上げます。
取引先担当者に対しメールを送る場合は、マナーをしっかり押さえ、相手の気分を害さないよう丁寧な言葉を選んでください。メール本文には、業務の調整について触れるといいですね。メールを読んだ相手が安心できるような内容を意識してください。
最後に
端的なやり取りが多いビジネスシーンですが、相手が体調を崩した場合や、季節の変わり目などには、相手の体調を気遣う言葉を添えるのがおすすめです。ただし、相手の体調が悪い場合は、マナーを押さえた内容にしたいもの。相手がデリケートな状態にあり、些細なことでも傷つけるかもしれないと意識し、相手の気持ちに寄り添う内容にしてくださいね。
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