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2022.07.02

成功するプレゼンのコツとは|準備や話し方・メンタルを整えればうまくいく?

「人前で話すことが苦手なのに、プレゼンをしなければいけなくなった…」そんな絶賛絶望中のあなたに、プレゼンを成功に導くコツを紹介。その道のプロたちから、事前準備や資料作成、話し方や心持ちについてのコツを丁寧に教えてもらいます。成功させたい人は、ぜひ実践してみてください。

【目次】
【事前準備・資料作り】プレゼンのコツ
【話し方】プレゼンのコツ
【メンタル】プレゼンのコツ

【事前準備・資料作り】プレゼンのコツ

聴き手を動かすプレゼン準備は3ステップ

グロービス講師 鳥潟幸志先生

グロービス講師の鳥潟幸志先生に、聴き手を動かすプレゼン準備のコツを伺いました。

鳥潟先生によると、準備の手順は以下の3ステップ。

ステップ[1]目的を押さえる
ステップ[2]聴き手を理解する
ステップ[3]聴き手の導き方を決める

まずは目的をしっかり押さえた後、聴き手を理解し、導き方を決めるようです。

今回行うプレゼンの最終目的、例えば「営業リソースの投入を判断してもらう」といったことを最初に決めた後、その判断をしてくれる人(ターゲット)を理解する、という手順です。

聴き手を動かすプレゼン準備は3ステップ
出典:グロービス学び放題

「『聴き手自身の状況』『今回のテーマに関する認識・意見・感情』『聴き手と自分との関係』。この3つの要素がわかれば理解できます」(鳥潟先生)

プレゼンテーションのもっとも重要な聴き手は、どんなキャリアを積んでいてどんな性格の人なのか、今回のプレゼンにどれくらい関心を持っているのかなど、情報を整理していくそう。

例【最重視する聴き手:営業部の部長】

・組織上の地位・立場:営業部門のトップ。マーケティング部と連動して、直接的に売上をつくる部署の統括
・キャリアと能力:転職してきて5年。前職でエリア売上1位を達成したエース。
・性格・感情:ロジカルで冷静。合理的なやり方が好き。
・興味・関心の強さ:既存商品Aの売上向上につながることならばメリットがある、と思っている。
・何をどこまで知っているか:営業部の部下から課題が上がってきたので、マーケティング部に依頼した。
・困っていること:既存商品の合理的な売り方で行き詰まっている部下がいる。
・聴き手との関係性:マーケティング部(他部署)のいち新入社員という認識。
・自分との力関係:向こうが上だが、直属の上司というわけではない。

こうして具体的になった聴き手に、次は何を伝えるのかを考えていきます。

「伝える内容は、次の順番で考えると良いですよ。まず、ステップ[1]で考えた『目的』とステップ[2]で整理した『聴き手』を使います。

『聴き手』がプレゼンテーション後に『目的』とするアクションをするにあたって、知りたくなるであろう点・疑問を感じそうな点を洗い出します。次に、出てきた疑問点に、優先順位をつけ、絞り込んだ疑問点に対するメッセージ・回答を準備します。最後に、その回答を支える根拠や理由付けなどの要素を考えていきます」(鳥潟先生)

聴き手を動かすプレゼン準備は3ステップ
出典:グロービス学び放題

「こうやって順を追って考えることで、プレゼンにおいて『聴き手』の納得を得られ、『目的』とする行動を実行してもらえる流れを作ることができます」(鳥潟先生)

ただし注意点もあるそう。

「聴き手の疑問に答えるメッセージについて、わかりやすく誤解のない表現になっているかどうか、そして聴き手の理解を超える説明をしないように心がけてくださいね。『聴き手』視点に立つことが重要ですよ」(鳥潟先生)

聴き手を飽きさせない効果的な伝え方

聴き手を飽きさせない効果的な伝え方
(c)Shutterstock.com

準備の段階でもうひとつ意識しておきたいことがあります。鳥潟先生によるとそれは、話の流れ「ストーリーライン」づくりだそう。

「まず、プレゼンテーション全体を通じて『聴き手』が一番知りたいことに早く到達するということですね。そして『聴き手』の関心が高いことに時間を割くこと。この2つがポイントです。よく話すとき、想定外に前振りや付け足しの情報に時間が掛かってしまったりしますよね。

良いプレゼンテーションとするために『知りたいことを前に、関心あることを手厚く』と覚えてくださいね」(鳥潟先生)

すぐ実践できる! プロが教える、聴き手を動かす「プレゼンテクニック」虎の巻

数字を使った変換で「デキる人」を演じる

数字を使った変換で「デキる人」を演じる

ビジネス数学の専門家/人材教育コンサルタントの深沢真太郎先生に、ビジネスで使える「デキる人っぽく見せる」テクニックを教えてもらいました。

「たとえばビジネスでの会話。『○○○の購入者は延べ1,300万人です』という発言があったとしましょう。こういう瞬間こそ、そのテクニックを使うべき局面です。

『つまり東京都の人口と同じですね』

ボソリと呟くように、でも確実に周囲に聞こえるように言ってみてください。ただ、東京都の人口は誰もが知っているので少々インパクトが足りないかもしれません」(深沢先生)

「『要するにほとんどカンボジアの人口と同じですね』『つまりネパールの男性がほぼ全員購入したことになりますね』

意外な国を使うことでちょっと笑いをとることもでき、かつ賢そうな人を演出することができます(笑)

『この人はいろんなデータを知っていて数字に強そう』と思わせることができるのです。なんだかふざけているように感じるかもしれませんが、実はこのエッセンスはコミュニケーションにおいてとても役立つ重要なものです」(深沢先生)

他にも…

広さは東京ドーム○個分
ビタミンCはレモン○個分
重さはインドゾウ○頭分

など、別のモノサシで表現することで理解を深めようとする局面は多くありますよね。

「東京ドームが4万6,755平方メートルであること、レモン1個のビタミンCがおよそ20mgであること、インド象の体重はおよそ4~5トンであることを知っているからこそ、できる表現です」(深沢先生)

数字を使った変換で「デキる人」を演じる
(c)Shutterstock.com

「そして不思議なもので、私たちはこのような数字を知っているだけでその人をなんだか数字に強そうな(賢そうな)人だと感じてしまう傾向がないでしょうか。

あくまでコンセプトは遊び心。ぜひ楽しく数字を使った変換と表現を楽しんでみてください。結果的にこんな簡単な方法でデキる人っぽい演出ができるとしたら、なんだかちょっとラッキーだと思いませんか。

もちろん例でご紹介した『人口』に限定した話ではありませんので、あなたのお仕事に親和性のある変換を考えてみてください。テーマパークのビジネスなら、東京ディズニーリゾートの来場者数かもしれません。飲料メーカーのビジネスなら、琵琶湖の水量かもしれません」(深沢先生)

誰でも「デキる人っぽく見せる」超簡単な数字使い裏技|ビジネススキルを数字で磨く!

パワポは「15:85の法則」で作成する

深沢先生によると、プレゼン成功の秘訣は「15:85」だそう。

パワポ「15:85の法則」で作成する
(c)Shutterstock.com

「私がつくったオリジナルの法則なのですが、もちろんこれだけでは何のことだかわかりません。少しずつ意味づけをしていきたいと思います。

あなたは『パレートの法則』と呼ばれるものをご存知でしょうか。ビジネスにおいて、売上の8割は全顧客の2割が生み出しているという経験則です。数学的に比率で表現するならば、『80:20』といったところでしょうか。合計を100として表現しているので記憶にも残りやすいですね。

お気づきのように先ほどの『15:85』もこの形式になっているといえます。問題は15と85の正体ですが、実は15も85も年齢を意味します。具体的に説明しましょう」(深沢先生)

15 → 話す内容は15歳でもわかるように
85 → 見せるスライド(資料)は85歳でもわかるように

パワポ「15:85の法則」で作成する
(c)Shutterstock.com

「私は企業研修でよく『中学生でもわかるように説明しなさい』と指導していますが、それをより具体的に数字で表現したものです。15歳でもわかるように話すことが誰にとってもわかる話し方、という私の主張にそれほど異論はないのではと思います。

一方、見せるスライドに関しては『細かい文字などを詰め込むことはせず、大きな文字で視覚的に訴えるように使いなさい』と指導しています。それをより具体的に数字で表現すると、85歳でもわかるようにとなります。

15歳でもわかる話し方のお手本としては、ジャーナリストの池上彰さんや政治家の小泉進次郎さんなどを挙げたいと思います。上達のコツは、お手本をマネするに限ります。

一方、85歳でもわかる見せ方については高齢者も利用するサービスの広告などがいいでしょう。たとえば携帯電話や保険など、ポイントだけをシンプルに、大きな文字でわかりやすく訴えているはずです。

少し余談にはなりますが、日本はこれからさらに高齢化が加速します。高齢になるということは、身体的な機能が劣化することを意味します。15歳でもわかるように話す。85歳でもわかるように見せる。これは私たちにとって意外と重要なスキルになってきます」(深沢先生)

パワポを使う人必見! プレゼンを成功させる15:85の法則とは|ビジネススキルを数字で磨く!

スライドは「1グラフ・1オブジェクト・1メッセージ」まで

(c)Shutterstock.com

パワポでスライドを作るとき、もうひとつ覚えておきたいルールがあります。それは1スライド「1グラフ・1オブジェクト・1メッセージ」まで。

「使っていいのはグラフ1つ、オブジェクト(図形や文字や線など)1つ、伝えたいメッセージも1つまで絞らせます」(深沢先生)

スライドは「1グラフ・1オブジェクト・1メッセージ」まで

「私はよく数字・矢印・グラフの3点を組み合わせてプレゼン資料を作成するのですが、これもまさに1グラフ・1オブジェクト・1メッセージではないでしょうか。グラフは棒グラフ。オブジェクトは上昇を表現する矢印。メッセージは『営業利益率5%増』。

中学生でもおそらくこのスライドのメッセージは伝わることでしょう。

毎回同じことを申し上げますが、この例においても『1』という数字はあくまで脇役に過ぎません。

要するにつくるスライドのクオリティが高くなればそれでいいわけです。その目的のために少しだけ数字を脇役として使う。まさに『裏』で使うことで『表』の仕事の質が高まるのです」(深沢先生)

これなら伝わる! 数字を「裏」で使った後輩の指導法|ビジネススキルを数字で磨く!

【話し方】プレゼンのコツ

内容と関係のない「ひげ言葉」は極力使わない

内容と関係のない「ひげ言葉」は極力使わない
(c)Shutterstock.com

資料作りはバッチリ! …でも話し方も意識できるとプレゼンの成功率はさらにアップします。まずひげ言葉をできるだけ使わないこと。

「『えー』や『あのー』、『ですけれども』などの内容と関係なく合いの手のように入れられる言葉です。ひげ言葉が多いと、プレゼンテーションに集中してもらなくなってしまうリスクがありますので、なるべく使わないように心がけたいですね」(鳥潟先生)

また、鳥潟先生曰くアイコンタクトも大切だそう。

「目を見て話すことを意識しましょう。できれば、1人1人には2〜3秒視線をあわせ、まんべんなく会場を見渡せるといいですね」(鳥潟先生)

そして無駄な動きも減らせるとさらに良いそう。

「あとは姿勢や無駄な動きを減らせると良いですね。よくやってしまうのは、片手に持ったペンのキャップをカチカチしてしまったり、横に揺れたり」(鳥潟先生)

すぐ実践できる! プロが教える、聴き手を動かす「プレゼンテクニック」虎の巻

要点をまとめ、ゆっくり端的に話す

要点をまとめ、ゆっくり端的に話す
(c)Shutterstock.com

どうしても説明が上手にできない… という人は、以下のポイントを意識して何度も練習をしてみましょう。

1. 要点をしっかりまとめておく

資料作りをしっかり行っても、当日、緊張や不安で上手に話せなくなってしまうこともあるかもしれません。そんなときは、プレゼン前にもう一度自分が一番伝えたい点を軸に、話の要点をわかりやすくきちんとまとめておきましょう。本当に伝えたいことが何かを再確認しておくことで、内容の理解が深まり自然と自分の口から言葉が出てくるでしょう。

2. 聞き取りやすいようにゆっくり話す

緊張すると早口になりがちです。ですが落ち着いて丁寧に話すことで、相手も聞き取りやすく話を理解してくれます。

3. 端的に伝える

ダラダラと同じことを何度も繰り返すのは聴き手にストレスを与えます。話の要点は起承転結で押さえ、結論から話すことがビジネスにおいて大事なこと。その後に要点を説明することで、端的にかつしっかり内容を伝えることができます。

どうしたら上手に伝わる?「説明が下手」な原因、話し方のポイントやテクニックを解説

アガリ症の人は「ジェスチャースピーキング」をマスターして

アガリ症の人は「ジェスチャースピーキング」をマスターして

IT系OLでOggi専属読者モデルの雷 国悦さんが実践している「ジェスチャーピーキング」。アガリ症の人におすすめの話し方です。

「人前で話すのが苦手な私が、プレゼンをする前に決めているのが『ジェスチャーを交えるタイミング』。スピーチの要所にどういうジェスチャーを挟むかまで決めておくんです。たとえば『本日話す内容は3つあります』と言うときに、3本の指を出して相手に見せたり、『これでOKです』と伝えるときにサムズアップやOKサインのポーズをするといった具合です。

ジェスチャーを意識して行うことで、話を相手に理解してもらえるほか、ポーズをして間を置くことで次の内容を考える猶予がつくれるんです。その結果、プレゼンテーションをスムーズに進められるようになり、自分の自信につながりました。みなさんもぜひ!」(雷さん)

アガリ症の人は「ジェスチャースピーキング」をマスターして

▲肯定的な話のとき

アガリ症の人は「ジェスチャースピーキング」をマスターして

▲「違います」

アガリ症の人は「ジェスチャースピーキング」をマスターして

▲「ポイントは3つ」というように、スピーチの要所で示す

アガリ症の人は必見♡ スピーチ上手になれる【ジェスチャースピーキング】オッジェンヌ・雷 国悦さんが実践!

自分の声を録音し自分の話し方を知っておく

メディアプランナー/PRプランナーの市來孝人さんによると、自分の声や話し方のクセを知ることで、チャンスを掴む発信力が鍛えられると言います。

自分の声を録音し自分の話し方を知っておく
(c)Shutterstock.com

「私がみなさんに提案したいのが、自分の声を録音して聞き返してみること。まずは自らの声を知ることでより相手への印象が良くなったり、伝えたいことがより伝わりやすくなったりすると考えています。『発信する内容』をブラッシュアップしていく前に、自分の『声』と向き合ってみましょう。

プレゼンを控えた時、社内のイベントで司会をする時、転職での面接を控えた時などに、本番を想定して実際に自分で喋り、その内容を録音してみましょう。録音時は目の前に誰もいなくても大丈夫。ただ本番を想定して話すことが大事ですから、『座った状態』『立った状態』『PCを操作しながら』など、同じ状況で録音してみましょう。

録音するのはスマートフォンの録音アプリなどで十分です!」(市來さん)

【メンタル】プレゼンのコツ

自己肯定感が上がると話すのが楽になる

自己肯定感が上がると話すのが楽になる

株式会社人財育成JAPAN代表取締役の永松茂久さんによると、話す力は「スキル」よりも「メンタル」が大事だと言います。

「『人前で話した時、急に頭が真っ白になってしまった』、『何を言っているのかわからない、と言われて自信をなくした』、『声が小さい、と言われてどうしていいのかわからなくなった』

みなさんはこうした経験はありますか? この苦い経験が元となって、『自分は話すのが苦手』と思い込んでしまっている人は少なくないでしょう。

これは、話し方における自己肯定感が失われてしまっている状態です。あまり知られていませんが、自己肯定感をなくしてしまったメンタルの状態を『自己否定感』と言います。

健全な自己肯定感を持つことは、自信の源になります。裏を返せば『うまく話せない』『いい人間関係を築けない』は、自己否定感の元にもなりうるのです。

みなさんもおわかりの通り、本来は一度や二度の失敗で『話すことが苦手』という強迫観念を持つ必要は全くありません。『話すことが苦手』と思い込んでいる人の多くは、数少ない失敗や心ない誰かの指摘が原因となって、話すことに苦手意識を持ってしまっています。

そんな人も、自分をラクに楽しく肯定できれば、確実に話し方はうまくなっていきます。また、人間関係も今よりずっとラクに、良好になっていきますよ」(永松さん)

自己肯定感が上がると話すのが楽になる
(c)Shutterstock.com

さらに永松さん曰く「話している相手を否定しなければ、相手もあなたを否定しなくなる」と言います。

「話すことを通じて失った自己肯定感は、やはり話すことを通じて取り戻すのが一番です。

そこでキーワードになるのが、『全肯定』です。『話している相手を決して否定しない、そしてあなた自身も否定させない』ということです。

つまり、相手との間に『否定のない空間』を作るのです。人は、自分を肯定してくれる人を肯定するようにできています。そこであなたが相手を否定しなければ、相手もあなたを否定しなくなっていきます。『相互全肯定』の状態です。

その体験の中で、自然と自己否定感が薄れ、自己肯定感が高まっていくのです。

相手を肯定すると同時に、あなた自身が『否定のない空間』に身を置くことが大切なのです」(永松さん)

話すのが苦手な人がスッと楽になる! 会話やプレゼンで凹まない心構え

トップ画像/(c)Shutterstock.com


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2022.08.20

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