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2021.11.30

どうしたら上手に伝わる?「説明が下手」な原因、話し方のポイントやテクニックを解説

プレゼンや会議などで、「説明が下手」だと悩んだことはありますか? 人前で話をする時、緊張でなかなかうまく説明ができないこともありますが、ビジネスにおいて、背景や目的を明確にわかりやすく伝えることは大事なスキルの一つです。ここでは、「説明が下手」と思われてしまう原因や、改善方法などについて紹介します。

【目次】
「説明が下手」とは?
「説明が下手」な人の特徴
「説明が下手」と思われてしまう原因とは?
説明が上手になるための改善方法は?
最後に

「説明が下手」とは?

「説明が下手」で、会議や資料作成で、上司や先輩からわかりづらいなどと指摘を受けてしまったことはありませんか? ビジネスにおいて、背景や目的を明確にわかりやすく伝えることは大事なスキルの一つです。本記事では、「説明が下手」な人の特徴やその原因、また、改善方法について解説します。ぜひ、参考にしてみてくださいね。

「説明が下手」なことによるデメリット

「説明が下手」なことによって生じるデメリットはいくつかあります。まず、自分が考えていることや正確な情報が、相手にきちんと伝わらずに誤解を生んでしまうことです。本来の意見や事実と異なった情報を相手に与えることで気持ちがすれ違ったり、予想外の方向に話が進んでしまうことがあります。

また、ビジネスにおいては、誤解や誤った情報は、相手との信頼関係を崩してしまう原因になりかねません。仕事は多くの関係者で成り立っているため、ボタンの掛け違いは後に大きなミスを招き、取引先にも迷惑をかけてしまうことがあります。「説明が下手」なことでコミュニケーション能力に懸念をもたれ、自分の仕事の領域を狭めてしまう可能性もあるでしょう。

(c)Shutterstock.com

「説明が下手」な人の特徴

「説明が下手」な人は、どのような特徴があるのでしょうか。あなたも当てはまるところはありますか?

1:順序立てて話せない

「説明が下手」な人は、思いついたことをすぐにそのまま口にする傾向があり、事の時系列が行ったり来たりし、聞き手にとっては非常に要点が分かりづらいという特徴があります。突然、話が別の内容に飛んでしまったりすることもあり、「一体、今、何の話をしているの?」と途中で整理しなければならない場面もあるでしょう。

2:自分の“感情メイン”で話してしまう

「説明が下手」な人は、論理的かつ客観的に話すことが苦手で、物事を主観で捉え、相手に伝えようとしてしまう傾向があります。友人同士の会話であれば、さほど問題はありませんが、ビジネスにおいては、上司や取引先に対し事実を客観的に捉え、論理的に説明をすることは必須のスキルといえるでしょう。

3:主語がない

会話の中で主語を抜きがちな点も、「説明が下手」な人の特徴です。主語が抜けてしまうと、聞き手は誰の話なのか、何について話しているのかわからなくなり混乱してしまいます。途中で聞いているのが億劫になり会話が減ってしまう、なんてことにもなりかねません。これでは、本当に伝えたいことが相手に伝わらずに話が終わってしまいますね。

(c)Shutterstock.com

「説明が下手」と思われてしまう原因とは?

「説明が下手」で悩んでいる方は、どうして「説明が下手」なのか、その原因について考え込んでしまったことはありませんか? 考えられる原因について解説します。

1:話の要点がまとまっていない

思いのままに話始めると、途中で時系列が前後してしまったり、ダラダラと話してしまい、要点が相手に伝わりづらくなります。相手に一番伝えたいポイントをしっかりと押さえなければ、聞き手には「説明が下手」な人という印象を持たれてしまうでしょう。

2:相手の立場に立って話せていない

伝え方は、相手への理解度に大きく影響します。どのように話せば相手が理解してくれるか、自分の思いを正確に伝えるには何から話し始めればいいか、相手の立場になって、話し方を考えられていないことが原因です。

忙しい人に長々と話したり、一部の人にしかわからないような専門用語を多用すると、自分本位な説明となってしまい、相手には伝わりにくいでしょう。

説明が上手になるための改善方法は?

説明上手に一歩でも近づくためのポイントをチェックしていきましょう。日々の会話で、練習しながら少しずつ慣れていくことで、職場でのプレゼン力も、気づいたらアップしているかもしれません。

1:話を始める前に、要点をまとめておく

取引先とのプレゼンや社内のディスカッションなどで説明をする際は、当日、緊張や不安で上手に話せない可能性があるので下準備が大切です。自分が一番伝えたい点を軸に、話の要点をわかりやすく、きちんとまとめておきましょう。

また、事前準備をすることで、自分にとっての整理にもなり、本当に伝えたいことが何かを再確認することができます。内容の理解も深まり、自然と自分の口から話すことができるでしょう。

2:聞き取りやすいように、ゆっくり話す

緊張すると、どうしても早口になりがちですが、落ち着いて丁寧に話すことで、相手も聞きやすく話が入ってきやすいので、大事なポイントです。また説明している間も、相手の顔を確認しながら話すと、理解度が表情からも読み取れますのでオススメです。

3:端的に伝えること

ダラダラとした話や、同じことが何度も繰り返し出てくる話は、聞き手にストレスを与えてしまいます。話の要点は、起承転結でしっかり押さえ、特にビジネスにおいて大事なことは、結論から話すことです。その後に要点を説明すれば、忙しい人にも端的に、かつしっかりと内容を伝えられます。

(c)Shutterstock.com

最後に

人前で話をする時、緊張でなかなかうまく説明ができないことは、多くの人が経験しているのではないでしょうか。説明する時はいくつかのポイントがあります。本記事で解説した方法を意識していけば、徐々に話し方にも慣れてきて、相手の反応も少しずつ変わってきますよ!

今は、プレゼン極意や論理的思考の方法など、話し方のトレーニング本が多く出ています。そういった本を読むことをオススメします。あとは練習あるのみ! まずは、友人や家族との会話から意識してみてくださいね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com


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