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2019.12.02

【できる女性のための手紙の書き方ガイド完全版】ビジネス・友達などシーン別に例文つきでご紹介♡

デジタル化が進み、SNSやメールでの連絡が主流となった今、みなさん「手紙」の書き方をすっかり忘れていませんか? 働く大人の女性のマナーとして、正しい手紙の書き方はぜひ身につけておきたいもの。そこで、ビジネスマナー・敬語講師として活躍されている井上明美さんに「基本の手紙の書き方」について教えてもらいました。

【目次】
【基本編】手紙の書き方講座
【ビジネス・御礼編】手紙の書き方講座
【ビジネス・謝罪編】手紙の書き方講座
【友達・プライベート編】手紙の書き方講座

【基本編】手紙の書き方講座

【1】基本的なマナーからおさらいしましょう。

手紙の書き方
(c)Shutterstock.com

通常は「縦書きの手書きの手紙」が、もっとも改まった印象を受けます。しかし、ビジネス文書や日時や金額など、数字が多く入る場合は、横書きの方が読みやすくて分かりやすい場合も。用途に応じて使い分けるのがスマートです。

ちなみに、かつては、ハガキは封書の略式だったため、目上の人に出すのは失礼とされていましたが、メールが主流となった現代では、ハガキはメールや電話よりも礼儀正しく、温かみを与えられる手段として見直されています。

とはいえ、ハガキは封筒に入っておらず、差出人以外の人にも見られてしまう可能性が高いため、お詫びやお願い、格式を重んじるシーンには向きませんので注意して使うといいですね。

【2】次は手紙の「基本構成」を要チェック!

手紙の「基本構成」
(c)Shutterstock.com

まず、手紙には基本的な形式、構成があります。「手紙を書くのは苦手…」という人でも、この基本構成に従って書くだけで、実は伝えたい内容を相手に分かりやすく届けることができるんです。

この構成は、目上の人でも親しい友人であっても、ビジネス文書でも同じ。まずは、どんなブロックで構成されているかチェックしてみましょう。さらに、それぞれについて詳しく解説していきます。

【手紙を構成するのは、この4つのブロック】
1. 前文… 主題に入る前の書き出しの部分
2. 主文… 本題、用件となる部分
3. 末文… 最後の挨拶言葉
4. 後付… 日付、署名、宛名、脇付

1. 前文… 主題に入る前の書き出しの部分

この部分には、頭語、時候の挨拶、相手の安否を尋ねる言葉、繁栄や健康を喜ぶ言葉、お世話になったことへの御礼、ご無沙汰しているお詫びなどが入ります。また、自分の状況を伝える言葉を入れることもあります。

「拝啓」などの頭語から書き出し、初めの行は字下げしないで書きます。次の時候の挨拶は頭語の後に、句読点を打たずに1字空けて続ける、または改行してから続けるのが基本です。

2. 主文… 本題、用件となる部分

この部分は「さて」「このたび」「先日お話し申し上げました○○の件でございますが」など、本題へと入る書き起こしの言葉(起語)から入ります。そして、要件を述べる本文へと続けます。前文から改行して、1字下げて書き始めましょう。

3. 末文… 最後の挨拶言葉

ここには、用件をまとめる言葉、相手の健康や幸せ、活躍や繁栄などを祈る言葉、今後のお願いの言葉などが入ります。[1]で使用した「頭語」に合わせて、対応する「結語」を使って結ぶのが基本です(頭語と結語の組み合わせについては、後ほど解説します)。

主文から改行して、1字下げて書き始め、結語は末文の最後に。末文の最後の行に余白がなければ改行して、行末から1字分上げて結語を書きます。

4. 後付… 日付、署名、宛名、脇付

最後に、日付、署名、宛名、脇付の順番で書きます。

日付は、行頭から1〜2字分下げて、日常的な手紙の場合は、年を省いて月日だけ書くことも。

署名は、日付の次の行の行末か、行末から1字分上げて書きます。一般的には自分のフルネームですが、親しい人へ送る場合は、姓あるいは名前だけ記す場合も。また、名前の後に「拝」や「生」(最近はほとんど見られなくなりましたが、主に男性が使います)などの相手に対する敬意、謙譲語をつける例もあります。

宛名には必ず敬称をつけ、署名の次の行の行頭から相手のフルネームを書きます。この際に、敬意を表して本文よりもやや大きめの字で書くのが一般的。送る相手が連名の場合は、それぞれの名前の下に敬称をつけましょう。

脇付は、「机下」「侍史」「御許に」など、特に改まった場合に宛名の脇に添える言葉です。最近の手紙ではあまり書かなくなりましたが、かつては目上の人などに直接手紙を送るのはおそれ多いものとされていたので、秘書や調度品の意味を表す「脇付」を添えることで、間接的に渡すという謙譲の気持ちを表すために使われていました。昔は目上の人に渡す手紙には必ずつけるのが礼儀だったため、その名残が今も残っています。

また、縦書きの文書の場合、相手の名前や相手を示す言葉(皆様、御社など)は行末に書かない、逆に自分の名前や自分を示す言葉(私、弊社など)は行頭に書かないのがマナーです。相手の名前が行末と行頭で2つに切れてしまうのも失礼にあたるので、その場合は改行して次の行から書き始めるようにしましょう。さらに、なるべく文節の区切りがよいところで改行し、美しく読みやすい手紙になるよう全体の字配りにも気をつけるときれいにまとまります。

1.日付、2.署名、3.宛名、4脇付
(c)Shutterstock.com

◆頭語と結語の使い分けについて

さらにここで、[1]前文で使う「頭語」と、[3]末文で使う「結語」の使い分けについて解説しておきましょう。

誰かと出会った時に「こんにちは」と言い、別れる時に「さようなら」と挨拶を交わします。手紙で「こんにちは」に当たるのが「頭語」で、「さようなら」に当たるのが「結語」です。これは、場面や相手によって使い分ける必要があり、さらに組み合わせも決まっているので、間違えないように気をつけましょう。

「拝啓」「敬具」など、漢語の頭語と結語は、「女性も使っていい?」と迷う人も多いかもしれませんが、女性でも問題なく使えますのでご安心を。ビジネス以外や、またビジネスでも親しい間柄では、「かしこ」など、女性ならではの結語を使うと柔らかな印象を与えることができます。シーンや相手によって、上手に使い分けると素敵ですね。

手書きの手紙
(c)Shutterstock.com

以下、主な頭語と結語の意味と使い方をまとめてありますので、手紙を書き始める時の参考にしてください。

※( )は主に女性が使う言葉。

[a]一般的な手紙
頭語:拝啓・拝呈・啓上・(一筆申し上げます)
結語:敬具・拝具・拝白・(かしこ)

もっともよく使われるのは「拝啓」と「敬具」。意味はそれぞれ「へりくだって申し上げます」、「つつしんで申し上げます」。「かしこ」は形容詞「畏し(かしこし)」の語幹で、「おそれつつしむ」という意味。「かしこ」は、特に女性が用いることで有名です。

[b]改まった手紙
頭語:謹啓・粛啓・恭啓・(つつしんで申し上げます)
結語:敬白・謹言・謹白・謹具・再拝・頓首・敬具・(かしこ)

「謹啓」は「つつしんで申し上げます」、「敬白」は「うやまい申し上げます」、「謹言」は「つつしんで申し上げます」の意味。こちらはすべて改まった手紙の時に使います。

[c]急ぎの手紙
頭語:急啓・急白・急呈・(取り急ぎ申し上げます)
結語:草々・不一・不尽・不乙・不悉・不備・(かしこ)

「急啓」は「急いで申し上げます」、「草々」は「草」が粗末なことを意味することから、急いで走り書きしたことを詫びる意味が。「不一」は「いちいち詳しく述べない、充分に意を尽くしていない」という意味。

[d]前文省略の手紙
頭語:前略・冠省・略啓・(前文お許しください)
結語:草々・不一・不尽・不乙・不悉・不備・(かしこ)

「前略」は前文(頭語や時候の挨拶など)を省略する意味。「冠省」は「冠」は頭なので、冒頭の挨拶を省くことを意味します。ちなみに、前文を省く「前略」や「冠省」を使う場合は、時候の挨拶も同時に省くこと。ただし、目上の人に対して前文を省略することは失礼になる場合もあるので、目上の人には使わない方が無難です。

[e]重ねて出す手紙
頭語:再啓・再呈・(重ねて申し上げます)
結語:敬具・拝具・拝白・(かしこ)

「再啓」は「再び申し上げます」の意味があります。

[f]一般的な返信の手紙
頭語:拝復・復啓・敬復・(お手紙拝見しました)
結語:敬具・拝具・拝白・(かしこ)

「拝復」は「へりくだってお答えします」の意味があります。

[g]改まった返信の手紙
頭語:謹復・謹答・(お手紙つつしんで拝見しました)
結語:謹言・敬白・(かしこ)

「謹復」は「つつしんでお答えいたします」の意味があります。

◆時候の挨拶について

春夏秋冬
(c)Shutterstock.com

また、[1]前文で使う「時候の挨拶」の例文を集めました。時候の挨拶はたくさんあるので、各月に合わせて、その時の季節の様子が伝わる言葉を選んで書き始めてみましょう。

1月 睦月
初春の候、新春の候、厳寒の候、寒月の候など。
・新春を迎え、つつしんでお慶びを申し上げます。
・皆様におかれましては、よき初春をお迎えのことと存じます。

2月 如月
春寒の候、余寒の候、残雪の候、梅花の候など。
・節分の豆まきに、寒いながらも確かに春がそこまで来ているのを感じます。
・春立つとは申せ、なおまだ肌寒い毎日でございます。

3月 弥生
早春の候、浅春の候、春寒の候、春分の候など。
・桃の節句も過ぎ、寒さもゆるんでまいりました。
・花の便りが待たれる今日この頃でございます。

4月 卯月
春暖の候、陽春の候、桜花の候、春爛漫の候など。
・満開の桜に、どこもみな賑わっております。
・まさに春爛漫、心も華やぐ好季節となりました。

5月 皐月
新緑の候、薫風の候、若葉の候、立夏の候など。
・風薫るさわやかな季節を迎えました。
・気持ちのいい五月晴れが続いております。

6月 水無月
梅雨の候、入梅の候、向暑の候、初夏の候など。
・紫陽花の花が咲き始め、梅雨の入りを感じさせる頃となりました。
・梅雨明けも間近とのこと、さわやかな陽気が待ち遠しい毎日です。

7月 文月
盛夏の候、大暑の候、炎暑の候、猛暑の候など。
・長かった梅雨も明け、猛暑の季節となりましたね。
・風鈴の音がわずかに涼を運んでくれているようです。

8月 葉月
残暑の候、晩夏の候、処暑の候、秋暑の候など。
・ひまわりの鮮やかな黄色は、夏の暑さにも負けない元気な様子で輝いています。
・厳しい残暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

9月 長月
初秋の候、新秋の候、爽秋の候、新涼の候など。
風に揺れる秋桜に、秋を感じる頃となりました。
虫の声が涼しさを運び、めっきり秋めいてまいりました。

10月 神無月
清秋の候、錦秋の候、秋涼の候、紅葉の候など。
秋風もさわやかな過ごしやすい季節となりました。
街路樹の葉も日ごとに色を増しております。

11月 霜月
晩秋の候、暮秋の候、霜降の候、初霜の候など。
風に舞う木の葉に、行く秋が惜しまれる思いです。
艶やかな紅葉も過ぎ、山々も冬支度を始めているかのようです。

12月 師走
寒冷の候、初冬の候、師走の候、歳晩の候など。
師走を迎え、何かと慌ただしい日々をお過ごしのことと存じます。
カレンダーも残り一枚となりましたね。早いものです。

【3】正しい例文をチェック!

それでは、今までの基本を踏まえて、例文をご紹介します。こちらを参考にしながら、自分なりにアレンジして、字配りに気をつけながら、心を込めて書いてみましょう。

例文

【4】封筒の基本の書き方、使い分けについて

手紙を入れる封筒。こちらも基本は縦書きですが、親しい人に洋封筒で送る場合は横書きでも構いません。いちばん大切なのは、定まった位置に丁寧な文字でバランスよく、正確に記してあること。相手の住所や名前が乱雑に書かれていると、受け取る側に不快な思いをさせてしまいます。送る相手の気持ちになって、封筒は特に美しく見やすく書くことを心がけてくださいね。

封筒の書き方の基本構成

[表書き]
郵便番号、住所
住所はできるだけ2行以内に収まるように書きます。郵便番号に誤りがある場合に備えて、市町村区名も省かずに書いたほうが丁寧です。

会社名
(株)(有)などと略さずに、会社名は行頭から書きます。部署名は会社名の長さにもよりますが、会社名の下に1字空けて書くのが一般的でしょう。

肩書き、宛名
肩書きがつく場合は、宛名の上にやや小さい字で書きます。肩書きや役職名が長い場合は、2行に分けたり、宛名の右上に記してもOK。今回、宛名はいちばんのメインなので、封筒の中央に書きます。住所の行頭よりもやや下げて、住所よりも大きめの文字で書きましょう。宛名が間違っていると大変失礼なので、思い込みで書くのではなく、間違えないようにしっかり気をつけて、確認しながら書くことが大切です。必ず敬称の「様」をつけるのも忘れずに。

脇付
前述した「机下」「侍史」などの言葉をつけることがあります。手紙の中で使用した脇付と同じものを宛名の左下にやや小さめの文字で書きます。脇付は改まった場合に使われることがありますが、一般的な手紙では省略されていることが多いです。

外脇付
手紙を受け取る相手に、文書の内容や取り扱い方法を示すものです。基本、縦書きの場合は、封筒の左下に書き入れ、文字を四角で囲むこともあります。文字の色は特に相手の注意を喚起したい場合は、朱書きにすると安心です。

外脇付の例]

・宛名書き以外の人は開封しないでほしい:親展、直覧、親披、直披
・急ぎの用件である:至急、急信
・大切な手紙である:重要、緊要
・変事や急用ではない:平信
・返信を求めている:拝答、待貴答、乞返答、求返答
・文書の内容を示す:在中(願書在中、請求書在中、申込所在中、写真在中など)
・文書の取り扱いに関する注意事項:水濡れ注意、二つ折り厳禁など

基本の書き方
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[裏書き]
郵便番号、住所
表書きと同様に、自分の郵便番号は省略しないで書きましょう。その方が、相手が返信する際に、わざわざ調べる手間をかけさせずに済むので、相手への配慮にもつながります。

名前
以前は、封筒の中央の継ぎ目の両脇に住所、名前を書くのが正式とされていましたが、最近は、すべて継ぎ目の左側に書くスタイルが多いでしょう。ビジネスの場合は、名前だけでなく社名や所属部課名もきちんと書くのが丁寧です。

日付
改まった手紙では、封筒の裏書きにも日付を入れます。

封字
封を閉じたその印として、封の閉じ目に書かれるのが封字。受取人以外の人が先に開封するのを防ぐ目的があり、「〆」「封」「緘」などの文字を書きます。最近では省略されることも多くなってきました。

以上、手紙の書き方の基本でした。いかがでしたか? 心がこもった美しい手紙は、差出人の真心を届けるのはもちろん、しっかりとマナーが身についている人だという印象も与えてくれます。働く大人の女性として、基本の手紙の書き方は、ぜひ身につけておきたいものですね。大切な人に手紙を書く際の参考にしてみてください。

封字
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【ビジネス・御礼編】手紙の書き方講座

ビジネスシーンにおいて、感謝の気持ちを伝える機会は非常に多いもの。また、仕事における関係性を円滑にするためにも、手紙を添える気遣いは大切です。

そこで、働く女性が身につけておくべき、ビジネスシーンにおける御礼の手紙をマスターしておきましょう。

【1】基本的な注意点は普通の手紙と一緒

チェック
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ビジネス文書においても、基本は普通の手紙と書き方は一緒です。通常は縦書きの手書きの手紙がもっとも丁寧で改まった印象を受けますが、日時や金額など数字が多く入る場合は、横書きの方が読みやすいので、用途に応じて使い分けるのがスマートです。

ビジネス文書においては、できるだけ簡潔に分かりやすく伝えることが、迅速な仕事にも結びつくため、分かりやすい手紙を書くことは、相手に余計な時間をとらせないという気遣いの表れにもなりますね。まずは、一般的な社外へのビジネス文書の構成を覚えておき、簡潔に伝える力を身につけましょう。

ビジネスにおける社外文書の基本構成

発信年月日
年月日は右端に揃えて記入します。西暦でも和暦でもどちらでもOK。

宛名
会社名、部課名、役職名、氏名の順で左上に書きます。会社名は(株)(有)など省略するのはNGです。敬称は、団体に宛てる場合は「御中」、複数に宛てる場合は「各位」を使います。特に「各位」は、その言葉自体で集団の中のひとりひとりを敬うので、「各位様」「各位殿」などは敬称の重複になってしまうので気をつけましょう。

発信者(差出人名)
こちらは会社名、部課名、氏名の順で、日付の下の右側に記載します。実際の担当者ではなく、社長や部長など責任者の名前で送る場合もあります。正式な文書の場合、社印などが必要になることも。

件名
「〜のお知らせ」「〜のご案内」など、今回伝えたい内容が一目で分かるタイトルを入れて、分かりやすく伝えられるよう心がけましょう。

本文
基本は普通の手紙と同じく、頭語、前文(時候の挨拶など)、主文、末文、結語で構成します。社外向けの文書は普通の手紙同様に「頭語」や「結語」、「時候の挨拶」を入れますが、社内向けの場合は省略してOKです。相手に分かりやすいよう主文の用件はできるだけ簡潔にまとめるのがポイントです。専門用語や分かりにくい言葉は、できるだけ使わないように心がけましょう。

別記
品名、数量、金額、日時、場所などは、別に箇条書きにした方が見やすいです。

追記
後から書き加えることがある場合に記入します。発信者と担当者が違う時などは、ここに担当者の連絡先を記載します。

最後に、社外文書を書いた時は、必ずもう一度見直すようにしましょう。会社名や相手の名前に間違いがあったら失礼ですし、金額や日時が間違っていると大きなトラブルにもなりかねません。慎重に念入りにチェックしてくださいね。

ビジネス文書の基本の書き方をチェック

ビジネス文書の基本の書き方

ビジネス文書でよく使う前文と末文について

また、一般の手紙と違ってビジネス文書には、よく使われる表現や定型文があります。ここでは、「前文」と「末文」の例を紹介します。シーンに応じて組み合わせて、上手に使い分けましょう。

[前文の例]
相手の繁栄・健康を喜ぶ言葉
→貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

日頃の交誼に感謝する言葉
→平素は何かとお引き立てを賜りまことにありがとうございます。

無沙汰を詫びる言葉
→久しくご無沙汰いたしまして、まことに恐縮に存じます。

初めての挨拶
→失礼をも顧みず、突然のお手紙を差し上げるご無礼をお許しください。

連絡が遅れたことを詫びる
→お返事が遅くなりまして、大変失礼いたしました。

迷惑をかけたことを詫びる
→先日はたいへんご迷惑をおかけいたしまして、お詫びの言葉もございません。

[末文の文例]
要件をまとめる言葉
→まずは書中にてご挨拶まで。

今後の交誼や指導をお願いする言葉
→今後ともご指導賜りますようよろしくお願い申し上げます。

相手の健康・活躍を祈る言葉
→皆様のご健勝を心より祈念申し上げます。
時折柄、くれぐれもご自愛くださいますようお祈り申し上げます。

返事を求める
→お忙しい中まことに恐縮ですが、お返事をいただきたくお願い申し上げます。

断りの言葉
→なにとぞ事情をご賢察のうえ、あしからずご容赦くださいませ。

相手の繁栄を願う言葉
→貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

ちなみに、「隆盛」は盛んなこと、栄えることの意味。「健勝」は健康が優れること、健やかであることの意味。

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【2】ビジネスで御礼を伝える時のポイントについて

ビジネスシーンにおいて、御礼を伝える機会は非常に多いもの。お世話になった御礼、お祝いの御礼、お見舞いの御礼、贈答品をいただいた御礼など、いろいろな場合があると思います。いずれにせよ、大切なのは感謝の気持ちを表すこと。何より、時間が経ってから出すと失礼なので、タイミングを逃さないよう注意しましょう。

感謝を伝える際のポイントとしては、お世話になった内容を具体的に書き、人や店を紹介してもらったり、仕事を仲介してもらったりした時は、たとえ結果がうまくいかなかったとしてもその経緯を報告し、感謝の気持ちを伝えましょう。

相手や内容によっては、形式ばかりにとらわれず、口語調で時候の挨拶を伝えると、ビジネス特有の堅苦しい雰囲気を和らげることもできます。自分らしい表現で、心のこもった言葉で伝えることが大切ですね。

御礼の手紙でよく使われる言葉

それでは、実際にビジネスシーンの御礼の手紙でよく使われる言葉をご紹介します。手紙を書く時の参考にしてみてくださいね。

お金や品物を受け取った時
・お心遣いの品をお送りくださいまして
・ご恵贈賜り
・お心つくしをいただきまして

労力を払ってもらった時
・ご尽力を賜りまして
・ご協力いただきまして
・お口添え(お力添え)いただき

相手の厚意に感謝する時
・いつもご配慮いただき恐縮に存じます
・ご厚意に感謝申し上げます
・いつもながらの温かいお心遣い感謝申し上げます

申し出を断る時
・お気持ちのみありがたく頂戴いたします
・どうか今後はお気遣いなさいませんよう

【3】ビジネス文書における御礼の手紙の例文をチェック!

それでは、ビジネス文書における御礼の手紙の例文を紹介します。自分で書く時の参考にしてください。

例文

【4】困ったら参考にしたい文例サイトはこちら。

文例サイト
(c)Shutterstock.com

以下では、手紙の書き方に困った時に参考にできる文例サイトをご紹介します。書き方に悩んだら、こちらを参考にしてみてください。

(1)All about『例文付き!お礼の手紙の書き方・マナー』井上明美
今回、監修をしてもらった井上明美さんが手紙の書き方ガイドを努める『All about』のWebサイト。コラムの中に書き方のヒントがたくさん詰まっています。

(2)手紙の書き方
ステーショナリーブランド『ミドリ』が提案する手紙の書き方サイト。具体的なシチュエーションを想定した文例が豊富に載っていますので、参考になること間違いなし。

(3)一筆館コラム
万年筆とボールペンの通販サイト『一筆館』が運営。手紙の書き方コンサルタントが教える、短くても気持ちが伝わる文例が載っています。

(4)手紙の書き方大事典
手紙の書き方と文例集が載っているWebサイト。用途別に文例集が載っているので、自分の必要なシーンに合わせて文例を検索できます。

(5)TRANS.biz
すべてのビジネスパーソンのためのWebマガジン。覚えておきたいビジネスマンのためのマナーを紹介し、手紙の書き方についても解説しています。

(6)bizocean
株式会社ビズオーシャンが運営するビジネス情報サイト。ビジネスメールの書き方や書式ガイドなどを掲載しています。

(7)kuguru
日本最大級のクラウドソーシング『クラウドワーキング』が運営するWebサイト。ビジネスにおける手紙の書き方を分かりやすく解説しています。

以上、ビジネス文書における御礼の手紙の書き方でした。メールや電話もよいですが、感謝の手紙をいただくと、やはり大切にされているという気持ちがより一層伝わります。働く大人の女性として、御礼の手紙をサッとスマートに送るための参考にしてくださいね。

【ビジネス・謝罪編】手紙の書き方講座

謝罪
(c)Shutterstock.com

ビジネスシーンにおいて、お詫びの手紙を書くことはとても重要です。ただし、一歩書き方を間違えると、さらに相手を怒らせてしまう可能性もあるため、お詫びの手紙こそ慎重に書かなければなりません。

そのため、働く大人の女性こそ、ビジネスマナーとしてお詫びの手紙の書き方を覚えておく必要があります。まずは気をつけるべきポイントをご紹介します。

【1】お詫びの手紙を書く時は、速やかに「前略」で始めてもOK。

電話は手っ取り早いので便利ではありますが、たとえ電話で謝罪したとしても、さらにお詫びの手紙を添えたほうがより丁寧で、相手の気持ちも静まるかもしれません。相手に誠意を伝える手段として、お詫びの手紙はとても有効です。

その際、お詫びの手紙というのは書きにくいものではありますが、できるだけ速やかに相手に届けた方が、より誠意を感じるはずです。書きにくいから… といって、先延ばしにすればするほど、ますます送りにくくなってしまいます。

一刻も早く伝えたい時は、「前略」「冠省」などで始め、本題のお詫びから始めてもよいでしょう。まずは、こちらに不手際があったのですから、速やかに謝る気持ちを何より優先してください。

また、謝る際に、くどくどと言い訳がましい文章や、責任を誰かに転嫁するような書き方は、逆に相手の心証を害してしまいます。さらに、お詫びの気持ちを最大限に表そうと過大に謝ったり、何度もお詫びの言葉を繰り返したりするのはかえって逆効果になることも。そらぞらしく説得力がないと思われないよう、まずは自分の非礼を率直に素直に謝ること。これが何より肝心です。

【2】原因、対応状況、再発防止策を明確にして、誠意を伝える。

お詫びの際は、同じことを繰り返さないため、原因や対応状況、再発防止策をしっかり相手に伝えることで、相手に誠意が伝わります。

トラブルの原因などはくどくど書くと言い訳がましくなるので、できるだけ簡潔にまとめ、現在の対応状況や再発防止策は具体的に盛り込み、相手に明確に伝えましょう。

また、日付や文書の番号などをしっかり特定することで、今後のお互いの誤解やトラブルを防ぐことにもつながります。

【3】正しいお詫びの手紙の例文をチェックしましょう。

それでは、前述を踏まえて、ビジネスシーンでのお詫びの手紙の正しい例文をご紹介します。

例文

お詫びの言葉のいろいろ

APOLOGY
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ビジネスシーンで役立つお詫びの言葉をまとめましたので、手紙を書く際の参考にしてみてください。

自分の注意不足などを表す言葉
不注意、不徳のいたすところ、不始末、不手際、手違い、手落ちなど。

無礼を表す言葉
ご無礼、非礼、失態、失言など。

自分の失敗について反省する言葉
・せっかくのお気持ちに対して、なんと申し訳ないことをしてしまったのかと思うと悔やんでも悔やみきれません。
・自分のだらしなさに恥じ入るばかりです。
・自分の不注意さが悔やまれてなりません。

お許しいただけるよう頼む、お願いする
・何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
・ご海容くださいますようお願い申し上げます。
・寛大なご処置を賜りたく、伏してお願い申し上げます。
・何卒お許しのほどお願いいたします。
・どうかお許しくださいますようお願い申し上げます。
・今回限りはどうかお許しくださいますようお願い申し上げます。

今後は注意する気持ちを表す
・二度とこのようなことがないよう万全を期してまいります。
・深く反省し、注意を払うつもりでございます。
・過ちを繰り返しませんように注意してまいります。

今後へのお願いの言葉を述べる
・これに懲りずに今後ともご指導賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
・引き続きご下命賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

【4】困ったら参考にしたい文例サイト

文例サイト
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以下では、手紙の書き方に困った時に参考にできる文例サイトをご紹介します。お詫び状を書かなければならない時の参考にしてください。

(1)All about『例文付き!お礼の手紙の書き方・マナー』井上明美
今回、監修をしてもらった井上さんが手紙の書き方ガイドを努める『All about』のWebサイト。コラムの中に書き方のヒントがたくさん詰まっています。

(2)手紙の書き方
ステーショナリーブランド『ミドリ』が提案する手紙の書き方サイト。具体的なシチュエーションを想定した文例が豊富に載っているので、シーン別に調べてみて。

(3)手紙の書き方大事典
手紙の書き方と文例集が載っているWebサイト。用途別に文例集が載っているので、自分の必要なシーンに合わせて文例を検索できます。

(4)TRANS.biz
すべてのビジネスパーソンのためのWebマガジン。覚えておきたいビジネスマンのためのマナーを紹介し、手紙の書き方についても解説しています。

(5)kuguru
日本最大級のクラウドソーシング『クラウドワーキング』が運営するWebサイト。ビジネスにおける手紙の書き方を分かりやすく解説しています。

以上、ビジネス文書におけるお詫びの手紙の書き方でした。お詫び状を書く時は、真摯な気持ちで早急に謝罪することが何より大切です。そんな時に慌てないためにも、働く大人の女性のマナーとして、ぜひ身につけておきましょう。

【友達・プライベート編】手紙の書き方講座

今度は、友達に宛てるプライベートな手紙の書き方について解説します。友達への連絡もSNSやメールが主流になった現代だからこそ、手紙で気持ちを伝えると相手を大切にする想いがぐっと伝わるはず。こちらを参考にしながら、時には手紙で想いを伝えてみませんか?

【1】親しい友達への手紙は作法にとらわれないで大丈夫。

親しい友達への手紙
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友達に送る手紙はビジネスシーンや目上のかたに送る手紙ほど形式張って、あまり堅苦しく考えなくても大丈夫です。相手との関係を大切に想う気持ちを素直に届けてみましょう。

とはいえ、親しき仲にも礼儀ありで、何を書いてもいいわけではありません。日常生活は楽しいことばかりではなく、時には辛いこともあります。苦労を愚痴るような暗い文章ではなく、相手の健康や生活を気遣う言葉を綴りながら、できるだけ明るく前向きな言葉を用いるのが好ましいですね。

便箋や封筒なども、親しい友達だからこそ、相手の好みに合わせて選ぶ心配りも嬉しいもの。好きな動物や季節の花、相手の郷里の風景や名所など、相手の顔を思い浮かべながら選んでみてください。相手を想う温かい気持ちが伝わり、より心に残る手紙になるはずです。

【2】感謝のメッセージを伝える時

感謝のメッセージ
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感謝の気持ちを伝える時は、相手の骨折りや厚意に感謝する気持ちを第一に、タイミングを逸しないよう伝えることが大切です。相手の厚意によってどう助かったのか、何がありがたかったのか、具体的な感想を加えた方が、誠意が強く相手に伝わります。たとえば、食事をご馳走になった場合は、店の雰囲気や料理の味、相手との会話などに触れながら、楽しい時間を過ごせたことへの感謝を丁寧に伝えましょう。

ご馳走になった御礼の例文

以下に例文を記載しますので、参考にしてください。

例文

【3】別れのメッセージを伝える時

Farewell
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友達の家族などに突然の別れが起こり、お悔やみ状を送ることもあるかと思います。大切な人を失った悲しみや痛みは計り知れないもの。悲しみに暮れている友の心をいたわり、悲しみを分かち合う気持ちで書くことが大切です。

お悔やみ文では、頭語や結語、時候の挨拶、自分の近況などは通常省きます。また、言葉に宿る神秘的な力「言霊」を大切にしてきた日本では、縁起の良い言葉は幸福を呼び、不吉な言葉を連想させる言葉は不幸を呼ぶと考えられてきました。そのため、「忌み言葉」には、親しい友人同士でも注意しなければなりません。

また、忌み言葉以外にも、「生きる」「死ぬ」「死亡」などの直接的な言葉は遺族の悲しみをいたずらに刺激してしまうので、「ご逝去」「ご他界」「ご生前」などの婉曲的な言葉を使い、直接的な表現を避ける心配りをしてください。また、不幸が繰り返されないよう、追伸はしないものとされています。

忌み言葉の例

不幸が繰り返すことを連想させる言葉
・たびたび、重ね重ね、再び、再度、再三再四、かえすがえすも

悪いことを連想させる言葉
・とんだこと、とんでもない

不吉を連想させる言葉
・四(死)、九(苦)

直接的に死を表す言葉
・死ぬ、死亡

母親を亡くした友人に宛てる手紙の例文

以下に例文を記載しますので、参考にしてください。

例文

【4】誕生日のメッセージを伝える

誕生日のメッセージ
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誕生日のメッセージは、他のお祝いも同様ですが、相手のお祝い事を共に喜び、日頃の感謝を込めて、素直な気持ちで伝えましょう。

感謝の気持ちを伝える時と同様に、その友達との忘れられない思い出や言葉など、具体的な感想を加えた方が、相手への想いは強く伝わるはずです。誕生日は1年に1度の特別な日。普段なかなか伝えられない感謝の気持ち、出会えたことへの喜びを、自分の言葉で相手に素直に伝えてみてください。

【例文】

以下、例文を作りましたので、参考にしてみてください。

例文

以上、友達への手紙の書き方でした。いかがでしたか? 大切なのは、相手を想う素直な気持ち。温かみのある手紙はそんな想いを届けることができる貴重なツールです。時には相手のことを想いながら、手紙を綴ってみるのも良いものです。友達に送る時は形式にとらわれすぎず、素直な気持ちを書き留めてみて。普段のメールとは違ったあなたの真心が、相手にきっと届くはずです。

監修/井上明美(ビジネスマナー・敬語講師)
参考資料/

「パーフェクトマニュアル 最新 手紙・メールのマナーQ&A事典」(小学館)

パーフェクトマニュアル 最新 手紙・メールのマナーQ&A事典

「敬語使いこなしパーフェクトマニュアル」(小学館)

敬語使いこなしパーフェクトマニュアル

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