「追記」とは？ 簡単に基礎知識を解説
追記は、ビジネスシーンなどの改まった文書でも使うことのある言葉で、手紙やメールなどでよく用いられています。とくにビジネスシーンなどでは、追記を使う際に注意すべき点があることを理解して用いましょう。
それでは、追記の意味や使うシーン、メールなどでの使い方・例文、ビジネスシーンなどで使う際の注意点を解説します。
追記の意味
追記とは、「あとからさらに書き足すこと」、または「あとから書き足された分」を指す言葉です。追記として表現する場合は、書き終えた本文中に書き足すのではなく、本文とはまた別に文章を書き足します。
この場合、書き足す対象となるのは文章や言葉です。一般的に、あとから加えたものが表やグラフなどであれば、追記とは表現しません。また、パソコンに関連する使い方では、「すでにデータを保存済みのDVDやCDに、後からデータを追加すること」を指す場合があります。
追記を使うシーン
追記は、基本的には文章の後ろの部分に使用する言葉です。手紙、広報、議事録、インターネットの掲示板などで、本文の補足としてなんらかの説明を付け足したいときなどに用いられています。
また、すでに送ったメールに関して、あとからなにか追加で伝えたいことができた場合にも追記を使います。前に送ったメールの追記として送付する場合には、相手が理解しやすいように、本文だけではなく件名にも追記であると書いておくとよいでしょう。
書面・メールなどでの追記の使い方・例文
手紙などでは、以下のように追記を使います。
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いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
〇月〇日、新商品発表イベントを開催します。
ぜひご参加くださいませ。
今後ともよろしくお願いいたします。
追記：イベントの募集は、 定員に達し次第終了といたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
また、前に送ったメールに追記したいことがあった場合には、「先ほどお送りしたメールの追記ですが」などと伝えて、相手に必要な情報のみを簡潔に伝えましょう。
ビジネスシーンなどで追記を使う際の注意点
ビジネスシーンなどで追記を使う際は、以下のポイントに注意しましょう。
・追記は本文の補足のために使う
・あまり長くならないように、簡潔に書く
・目上の人に使わない
・謝罪の場面では使わない
本文の文章をすっきりとさせたいときは、追記を使うと便利です。しかし、追記はあくまでも本文の補足。本当に伝えたかったことは本文中にまとめ、追記の部分は短くまとめるようにしましょう。
とくに契約書などは、追記がなくて本文中に情報をすべてまとめたものがふさわしいといわれています。
追記メールでは、追記であることを件名に書いたうえで、本文は簡潔にまとめます。読む手間を増やしてしまうことを踏まえて、相手に必要な情報や有益な情報のみを送るようにしましょう。
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追記の3つの類語・言い換え表現
追記の3つの類語・言い換え表現は、以下のとおりです。
1.追伸
2.加筆
3.付記
これらのほかに、「補記」「P.S.」「PS」「ps」などと表現する場合もあります。アルファベットで「P.S.」などと表記する場合には、大文字か小文字で揃えることと、「P.S」のようにピリオドを片方のみに入れないことに気をつけましょう。
それでは、追記の類語・言い換え表現の意味などをさらに詳しく解説します。
1.追伸
追伸とは、「本文を書き終えてから、さらに書き加える文章」のことです。読み方は「ついしん」で、「追って書き」と表現する場合もあります。
追伸は、本文とは直接関係のない内容を含めて、幅広いことを書き加えられる言葉です。本文の補足のために最後に使う追記とは、使い方が少々異なります。追伸はカジュアルなシーンで使われることが多く、ビジネスシーンでは追記を使われるほうが多いです。気心の知れている間柄であれば、ビジネスメールで追伸を使う場合があります。
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2.加筆
加筆とは、「文章などを部分的に直したり、書き加えたりすること」です。読み方は「かひつ」で、文章だけではなく絵を対象として描き加える際も用いられます。修正するという意味があることも、追記とは異なるポイントです。
また、加筆と表現する場合は、本文自体に内容を書き加えるようなニュアンスがあります。たとえば、「単行本にする際、Web版の内容から大幅に加筆した」などと使います。
3.付記
付記とは、「本文に付け加えて書き記すこと」で、「本文に付け加えて書き記した部分」を指すこともある言葉です。読み方は「ふき」で、「附記」と表記する場合もあります。
付記は、本文には書かなかったものの、省略せずに記載しておいたほうがよいものを付け加えるときに使う表現です。「参考資料を付記します」などと使います。
追記という言葉を正しく理解しよう
追記とは、「あとからさらに書き足すこと」、または「あとから書き足された分」のことです。メールや手紙、広報、議事録などで、本文の補足としてなんらかの説明を付け足したいときに用いられる言葉で、ビジネスシーンでも使われています。
ビジネスシーンなどで追記を使う際は、本文の補足のために使うことや簡潔に書くこと、目上の人に使わないこと、謝罪の場面では使わないことに気をつけましょう。
追記と似た表現には、追伸や加筆、付記などがあります。とはいえ、それぞれ意味や使い方が異なることに注意が必要です。
言葉の詳しい意味や使い方、関連する表現などをあわせて確認し、多くの言葉を正しく使えるようになりましょう。
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