「追伸」の意味を再確認
ビジネスシーンでのメールのやりとりで、追記したことが出てきた時、「追伸」を使っていいのかと悩んだことはありませんか？ 手紙などでよく使われる「追伸」ですが、ビジネスメールでは使わないのが基本というのが一般的な認識です。
しかし、「追伸」を使っても差支えがないケースもありますので、適切な使い分けを知っておくといいですね。まずは「追伸」の意味や使い方からチェックしていきましょう。
「追伸」は、本文のあとに書き加える文のこと
「追伸」について、辞書で調べてみました。
▷つい‐しん【追伸／追申】読み方：ついしん
手紙などで、本文のあとに、さらに書き加える文。また、その初めに記す語。
《デジタル大辞典》(C)Shogakukan Inc.より引用
そもそも「追伸」は、手紙でのやりとりで使われていました。本文を書いたあと、加筆したい別件がある場合に「追伸」を使うわけですが、メールにおいては、親しい人とのやりとりなどで使うケースが多いでしょう。
「追伸」と「P.S.」、何が違う？
「追伸」と同様の使い方をする「P.S.」。手紙などでよく使われていますよね。英語で「追伸」を表す「postscript」を省略した言葉であり、「PS」「ps」「p.s.」と表記することもあります。
「追伸」「P.S.」の、意味や使い方に差異はなく、同じと考えてOK。書き手の好みや気分で使い分けをすることが多いでしょう。
ビジネスメールで「追伸」を使うのは適さない？
ビジネスメールだけでなく、文書においても、「追伸」を使うのは避ける方がよいとするのが一般的です。書き直しの手間を省くために使うのが「追伸」ですから、ビジネスの場では、失礼にあたる可能性があるのです。
追記や加筆したい要件がある場合は、本文を書き直すか、別メールをあらためて作成するのがおすすめ。特に、取引先や目上の人、お客様に対しては、使わないことをおすすめします。
ビジネスメールで「追伸」を使うケースとは
ビジネスメールにおいて、「追伸」を使えるケースを見ていきましょう。
相手のことを思う気持ちを伝えたい
たとえば、暑さや寒さが厳しい時期や、季節の変わり目などは、相手の体調を思う気持ちを書き添えたいというケースがあるかもしれません。そのような場合は、「追伸」として、書き加えるのもいいですね。
《例文》
追伸 暑さが厳しくなってまいりました。お忙しいと思いますが、くれぐれもご自愛くださいませ。
このような一文があると、読み手は嬉しい気持ちになることが多いはず。相手のことを思う気持ちが伝わり、喜んでもらえるかもしれません。
より親睦を深めたい
近況報告や、食事に誘いたい場合、相手とより親睦を深めたい場合なども、「追伸」を用いることがあります。
《例文》
追伸 先日、とても雰囲気のよい和食の店を見つけました。ご都合がよろしければ、ぜひ一緒にいかがでしょうか？
ただし、この場合は、相手と信頼関係ができているかどうかが大切です。目上の方や取引先、お客様に対しては、無礼ととられる可能性もありますので、その点は注意したいですね。
知っておきたい「追伸」の使い方NG例
ビジネスメールに限らず、メールや手紙で「追伸」を使う際に避けるべき使い方を紹介します。参考にしてくださいね。
大切な情報や重要なことを書く
本文とは関係がない大切な情報や重要なことを伝えるのに、「追伸」は適していません。内容的にも、追記で伝えることではないはずです。本文の書き直し、もしくは別メールであらためて伝えることをおすすめします。
メールの場合、1通のメールで複数の要件を伝えたくなるかもしれませんが、それだと相手に真意が伝わりにくいかもしれません。そのため、大切な情報や重要なことは、あらためて別メールを作成するのがベター。伝えたいことを正しく伝えるためにも、「追伸」は使わず、きちんと伝えることをおすすめします。
目上の人に対して使う
「追伸」は、目上の人に対しては基本的に使わないとされています。繰り返しになりますが、「追伸」は書き手の手間を省くために使う言葉。目上の人に対して使うのは、失礼にあたります。
書き加えたいことが出てきたら、文章を再作成するのが基本的マナー。「追伸」を使ってしまうと、礼節に欠けている人という印象を与えるかもしれませんので、注意してください。
ただし、相手としっかり信頼関係ができている、お互いによく知っている間柄であるというのであれば、「追伸」を使っても差し障りはないでしょう。
謝罪や感謝の気持ちを伝える
「追伸」を使い、謝罪や感謝を伝えるのも、避ける方がいいでしょう。いくら言葉を尽くしたとしても、「追伸」で伝えてしまうと、どうしても軽い印象になってしまいます。
ただし、あらたまってお礼のメールを送るほどではないけれど、感謝の気持ちを伝えたい時や、謝罪メールを送るほどではないけれど、相手に一言気持ちを伝えたいというような場合は、「追伸」を使ってもいいでしょう。
「追伸」に対して、返信はいる？
相手からのビジネスメールに「追伸」があった場合、その内容については返信の本文で触れるといいですね。返信時、同じように「追伸」で書き加える必要はありません。
ただし、「追伸」の内容が体調を気遣う内容なら、相手はマナーとして書いているという可能性があります。その場合は、無理に返事をする必要はないでしょう。
また、食事の誘いや、自分に対する質問が書かれている場合は、本文で返事をするといいですね。その際は「追伸として書いていただいた件ですが」のようにすると、相手もわかりやすいでしょう。「追伸」に対しての返事は、内容に応じて判断するといいですね。
最後に
手紙などで何かしらの情報や気持ちを書き加えたい時に使う「追伸」。「追伸」は、書き直す手間を省くことができて便利ですが、その分使うシーンを選ばなければなりません。特に、ビジネスシーンや目上の人に対しては、「追伸」は控えたいですね。書き加えたいことがあれば、書き直しをするか、別メールで伝えることをおすすめします。ビジネスメールに限らず、メールや手紙で余計な一文を書いたがために、相手の信頼を損なうことがあるかもしれません。言葉の使い方や意味を正しく把握し、コミュニケーションが深まるよう、上手に活用していきたいですね。
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