備忘録とは何か、意味をチェック
備忘録は知っているけれど、どのように書けばいいかわからず、書いたことがないという人もいるでしょう。備忘録は、活用次第で、仕事にとても役立ちます。上手く取り入れて、仕事に役立てるのもいいですね。
まずは備忘録の意味や類語を見ていきましょう。
備忘録は、忘れた時のためのメモ
▷【備忘録】読み方：びぼうろく
忘れたときの用意に用件などを書きとめておく帳面。メモ。
《デジタル大辞典》（C）Shogakukan Inc.より引用
備忘録とは、見聞きした情報を忘れないように書きとめるメモのこと。備忘録を作っておけば、後から情報を参照したい時にとても役立ちます。
忘備録も、同じ意味
備忘録と似た漢字表記の「忘備録（ぼうびろく）」。これは備忘録と同じ意味合いになり、使い方も同じです。そのため、忘備録と表現しても差支えはありません。
一般的に知られているのは、備忘録の方なので、忘備録と表記すると間違いと思われるということも。誤解を防ぐためにも、ビジネスシーンなどでは、備忘録を使う方がいいかもしれません。
議事録とは、何が違う？
ビジネスシーンだと、会議や打ち合わせなどで議事録を作成しますが、備忘録とは何が違うのでしょうか？
議事録は、会議や打ち合わせの内容を文字に起こして記録した文書のこと。会議の内容だけでなく、誰がどのように発言したか、質疑応答なども明確に記録しなければなりません。
備忘録は、いわゆるメモですから、議事録ほど詳細に記録をする必要はありません。自分がポイントだと思うことや、決定事項、検討事項、タスクなどを簡単に記せばOK。文章ではなく、箇条書きで十分です。
備忘録作成のメリットを紹介
備忘録を作成すると、仕事にどのようなメリットがあるのでしょうか？ 順にチェックしていきましょう。
1：議事録よりも簡単に記録できる
備忘録はポイントや重要事項を記録するため、議事録よりも簡単に記録することができます。文章ではなく、箇条書きでいいので、時間や手間も議事録ほどはかかりません。記録する時間が減る分、会議や打ち合わせの内容に集中できますので、その点もメリットと言えます。
また、見聞きした情報を忘れないよう、要点を押さえて記録しますので、ミスの防止につながるということも。備忘録があったおかげで、事なきを得たということも珍しくありません。
2：要点がわかりやすくなる
備忘録は、要点を簡潔に記録するもの。そのため、必要な情報がどれかを瞬時に判断しなければなりません。要点だけを書くのは意外と難しく、内容をしっかりと理解しなければできないでしょう。
実は、備忘録を書くことで、会議や打ち合わせに対する集中力が高まり、内容に対する理解が進むというメリットがあります。要約力も必要になるため、知らず知らずのうちに能力やスキルがアップするかもしれませんよ。
3：困った時に頼りになることも
たとえば、会議や打ち合わせの内容を後から誰かに共有する場合や、内容をもとに資料を作成する場合、備忘録はかなり役立ちます。内容を要約してメモしていますから、どちらもスムーズに行えるでしょう。
また、備忘録を残しておくと、後から何かあった時、それが役立つということも。何気なくメモしておいたことが後で役立つというのは、ビジネスシーンでよくあることです。
備忘録を活用すべきシーンとは
ビジネスシーンで備忘録はどう活用すればいいでしょうか？ 活用すべきシーンを紹介します。
1：少人数によるミーティングや打ち合わせ
少人数によるミーティングや打ち合わせで、議事録を作成する必要がない場合、備忘録はとても役立ちます。少人数だとしても、決定事項や検討事項は必ず出るはず。プロジェクトなどの推進に関わる情報などは、特にしっかりとメモしておきたいですね。
対して、経営陣が参加するような大きな会議では、議事録を作成し、事細かに記録をしなければなりません。会社の経営方針など、会社にとっての重要事項を話し合うことも多いため、備忘録では不十分でしょう。
備忘録は、比較的小規模のミーティングや打ち合わせに適していると言えます。
2：情報量を整理する時
全体会議などに出席した際、資料や議事録はあるものの、自分のためにメモをしておきたい場合に、備忘録は有効です。資料や議事録を補完するイメージで、備忘録を書くといいですね。
また、気になることや、業務推進のヒントになりそうなことがあれば、備忘録にメモしておくのも一つ。後からとても役立つかもしれません。
備忘録とはどのように作るもの？
ここからは備忘録の具体的な作り方をチェックしましょう。備忘録の書き方に決まりはなく、後から見てわかればOKです。しかし、次のことを意識しておくと、便利かもしれません。
1：共有前提なら、記入事項を決めておく
備忘録を誰かと共有する可能性がある場合、備忘録に記録する内容を共通ルールとして決めておくと便利です。たとえば、会議の日付と内容、状況の3つを必須項目にしておけば、誰が見てもわかりやすく、記録もしやすくなるでしょう。
《備忘録の例》
日付：9/1（金）
内容：○○社より提案あり
状況：9/8（金）までに先方○○様に回答要。メールもしくは電話。課長共有済
上記のように簡潔に記録すると、業務の進捗状況が明確にわかりますよね。この場合、備忘録のルールは、簡潔かつ最小限にするのがベター。ルールが多いと共有するのが大変になり、かえってミスにつながるかもしれません。
2：ツールは問わない
備忘録のツールは、WordやExcel、スプレッドシート、紙のノートなど、使いやすいものでいいですね。ただし、会議や打ち合わせで備忘録を作成する場合は、持ち運びの負担がないものがベター。負荷がかからないものを選ぶようにしてください。また、支障がないなら、スマートフォンのアプリを使うのも一つです。
備忘録は書き方や活用方法にルールがありません。正式なものではないため、後から見てわかるように記録すればよく、箇条書きが一般的です。後で見返した時にわかるよう、要点を絞り、備忘録を作成してくださいね。
最後に
備忘録とは、見聞きした情報を忘れないように記録したメモを指します。会議や打ち合わせの際、気になったことや忘れたくないことを備忘録にするといいですね。備忘録の習慣が身につくと、ビジネスシーンでいろいろなことに役立ちます。要約力が向上するなど、メリットもありますので、ぜひ仕事に取り入れてみてください！
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