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この記事のサマリー
・お礼の言葉は何に感謝するのかを具体的に添えると、短いメールでも気持ちが伝わりやすくなります。
・お礼のメールは当日中から翌営業日までを目安にし、遅れたときはおわびを添えると丁寧です。
・件名は内容がすぐわかる形にし、本文では感謝の対象と理由を書くと誠実な印象につながります。
仕事でお礼のメールを書く場面は多いものの、いざ文章を書こうとすると、どの言葉を選べば失礼がなく、気持ちまできちんと伝わるのか迷ってしまうものです。
丁寧にしたつもりが硬すぎたり、急いで送った結果そっけなく見えたりすると、その後の関係にも小さな影を落としかねません。
相手に心地よく受け取ってもらうには、どんな表現を選び、どこに気を配ればいいのでしょうか？ この記事では、メールで使える「お礼の言葉」について見ていきましょう。
ビジネスメールでお礼をする時に意識したいこと
お客様や取引先にお礼のメールを送りたいけれど、お礼の言葉が思い浮かばず「困った！」という経験がある人もいるでしょう。ビジネスメールでお礼を伝える場合、言葉の選び方次第で相手の信用を失うケースもあるため、緊張してしまいますよね。
ビジネスメールでお礼の言葉を伝える際、意識しておきたいことには何があるでしょうか？ まずは、メールでお礼を伝えることのメリットやデメリットを把握していきましょう。
ビジネスメールでお礼の言葉を伝えるメリットとデメリット
ビジネスシーンでコミュニケーションの主な手段となっている、メール。大きなメリットは、データで履歴が残るということでしょう。内容だけでなく、送信日時まで明確に残りますので、「言った・言わない」の水掛け論になることがありません。
また、メールは受信者の都合で開封しますので、それほど送信時間を気にしなくていいことや、メール作成後、いったん下書き保存をしておき、後から読み直しができるのも大きなメリットでしょう。
デメリットになりやすいのが、メールは一方通行で非リアルタイムのコミュニケーションという点。相手の表情や反応が見えにくく、言葉のニュアンスや気持ちの強弱も伝わりにくいため、言葉の選び方次第では、行き違いが生じる可能性があります。
ビジネスメールでお礼の言葉を伝えるポイントは「丁寧さ」
メールのやり取りでは、相手の表情や声の調子が見えない分、文面の「丁寧さ」がそのまま印象につながります。とはいえ、丁寧さは難しい敬語を重ねることではありません。件名で用件がわかること、本文で何に対するお礼なのかが明確であること、結びで相手への配慮が感じられること。この3つがそろうだけでも、誠実さが伝わりやすくなります。
一方、かしこまった表現ばかりを並べると、気持ちが伝わりにくくなることも…。マナーを押さえつつ、感謝している内容を具体的に書くことが大切です。短い文面でも、「何に助けられたのか？」「どの点がありがたかったのか？」が伝わると、形式的ではない気持ちに伝わるお礼のメールになります。
ビジネスメールで使える！ お礼の言葉
ビジネスメールでお礼を伝える場合に使える「お礼の言葉」を紹介します。お礼の言葉というと「ありがとうございます」が思い浮かぶ人も多いことでしょう。
「ありがとうございます」は、口語でも文章でも頻繁に使われており、相手も選ばないため、ビジネスメールで使っても問題ありません。
もし、「『ありがとうございます』では少し物足りないかも…」と思う場合は、次に紹介するお礼の言葉を使ってみてはいかがでしょうか？
お礼の言葉1：「感謝いたします」
「感謝いたします」は、ビジネスメールで使いやすい、落ち着いたお礼の言葉です。「ありがとうございます」より少し改まった印象があり、社外の相手にはもちろん、上司や社内の関係者へのメールにもなじみます。丁寧に伝えたいけれど、必要以上に硬くしたくないときに使いやすい表現です。
使うときは、「何に対する感謝なのか」を続けて書くと、気持ちがより伝わります。
＜使用例＞
・お気遣いに感謝いたします
・心より感謝いたします
・深く感謝いたします
お礼の言葉2：「御礼申し上げます」
「御礼申し上げます」は、改まった印象を出したいときに使いやすい表現です。取引先へのお礼や、特に丁寧さを示したい場面では、文面を引き締める言い回しとして役立ちます。
＜使用例＞
・厚く御礼申し上げます
・改めて御礼申し上げます
・この場をお借りして御礼申し上げます
ビジネスメールでお礼の言葉を伝える際の注意点
ビジネスメールでお礼の言葉を伝える際、注意したいことを紹介します。マナーに通ずることでもありますので、ぜひ意識してみてくださいね。
お礼の言葉はすぐに伝えるのがベター
お礼のメールは、相手の記憶が新しいうちに送ることが大切です。時間が空きすぎると、何に対するお礼なのかが伝わりにくくなり、せっかくの気持ちも届きにくくなることがあります。できるだけ当日中、遅くとも翌営業日までをひとつの目安にすると、実務でも取り入れやすいでしょう。
やむを得ず送るのが遅くなった場合は、そのままお礼だけを書くのではなく、「ご連絡が遅くなり、失礼いたしました」とひと言添えると、丁寧な印象になります。
件名や内容も工夫を
ビジネスメールでお礼を伝えるときは、件名と本文のどちらも簡潔に整えることが大切です。件名を見ただけで内容がわかると、相手も確認しやすくなります。「本日の打ち合わせのお礼」「ご対応への御礼」「ご来訪のお礼」など、何に対するお礼なのかを短く示すと親切です。
本文では、まず何に対するお礼なのかを書き、そのあとに感謝している点を具体的に添えると、気持ちが伝わりやすくなります。「本日はご多忙のところお時間をいただき、誠にありがとうございました。ご助言のおかげで、今後の進め方が明確になりました」のように、出来事と感謝の内容を続けて書くと、短くても印象に残る文面になります。
結びでは、感謝の言葉をもう一度添えると、メール全体が落ち着いてまとまります。「重ねて御礼申し上げます」「この度は誠にありがとうございました」「今後ともよろしくお願いいたします」など、本文の内容に合う一文を選ぶと、丁寧な印象で締めくくることができますよ。
「お礼の言葉」に関するFAQ
ここでは、「お礼の言葉」に関するよくある疑問と回答をまとめました。参考にしてください。
Q. ビジネスメールで使いやすいお礼の言葉は？
A. 幅広く使いやすいのは「ありがとうございます」「感謝いたします」です。より改まった印象を出したい場面では、「御礼申し上げます」もいいですね。
Q. お礼のメールはいつまでに送るのが自然ですか？
A. 相手の記憶が新しいうちに送るのが基本です。当日中、遅くとも翌営業日までを目安にすると、気持ちが伝わりやすくなります。
Q. 件名には何を書けばいいですか？
A. 何に対するお礼なのかがすぐわかる件名が向いています。「本日の打ち合わせのお礼」「ご対応への御礼」など、内容がひと目で伝わる形がおすすめです。
最後に
お礼のメールは、上手に飾ることよりも、相手への感謝をわかりやすく届けることが大切です。件名や文面を少し整えるだけでも、受け取る印象はやわらかく変わりますよ。
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