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「下記」と「以下」、使い分けられていますか？
「下記のとおり」、「以下のとおり」など、ビジネスの文書ではよく「下記」「以下」という表現を目にしますね。そう、このふたつは書き言葉です。
もうひとつ共通しているのは、「下記」の前にも「以下」の前にも、挨拶や書面の主旨などの文章が入ること。いきなり以下や下記は使いません。一方で使い方には微妙な違いがありますので、この機会に正確に使い分けるレッスンをしてみましょう。
「下記」「以下」とは？
ふたつとも「下」の字がついているように、横書きのときに使います。但し下記は縦書きにも使え、そのときは「左記」と言い換えを。いずれも前の文章を受けて、それより「あとにある事柄を書く」ことをわざわざ告知しているわけで、その内容は大切なことであることがわかりますね。
「下記」の意味とルール
「下記」は下に記すと書きます。つまり、この文章の「下に記していますよ。確認してくださいね」、という意味です。下記の使い方にはルールがあり、まず、「記」と「以上」をセットで使うこと。これを「記書き」といいます。
たとえば挨拶や書面の主旨を書き、「下記のとおり〇〇」などと記したあとに、行間を空けて、中央に「記」と書きます。そのあと、伝えたいことを箇条書きにします。例をあげると、送った書類の内容、パーティなど何かの案内なら開催場所や時間、問い合わせ先など。連絡事項を具体的に簡潔に記し、最後は右端に以上と書いて締めくくります。「以上、よろしくお願いいたします」と書けばより丁寧ですね。
また1枚の文書で終わらせるのもルールです。
メールの場合、「記」は左端に書くようにすればいいでしょう。
「以下」の意味
「以下」は、「これから書きますよ。ちゃんと見てくださいね」という意味になります。下記と同じく、挨拶と書文面の主旨、そして「以下のとおり」などと続けます。以下という言葉で、「大切なことを書いていますので確認してください」「参照してください」、とあらかじめ伝えているわけです。使い方のルールは特になく、メールの場合は下記よりも使いやすいかもしれません。
【まとめ】「下記」と「以下」の違い
「下記」も「以下」も意味合いに大きな違いはありません。どちらも、大切なことや重要なことを下に書いていますよ、と知らせるための書き言葉です。違いといえば、「下記」には書き方に決まりがあり、「左記」とすれば縦書きにも使えること。手紙など紙でやりとりするときに向いています。「以下」には特にルールはないので、メールでも使いやすいでしょう。
「下記」「以下」の使い方を例文で紹介
「下記」の場合は「記」と、締めくくりの「以上」や「以上、よろしくお願いいたします」などをセットで使うことをが前提です。
1：「下記書類を同封しております」
「同封していますので確認してください」ということを表します。このあと改行して、中央（メールの場合は左端）に「記」と記し、同封した書類の内容を書きます。
2：「下記のとおりご案内申し上げます」
式典やパーティなどへの案内状に記す言葉です。このあと中央に「記」と書き、日時、会場、会場の住所や連絡先、問い合わせ先など必要事項を箇条書きにします。
3：「詳細につきましては下記をご参照ください」
「詳しい内容は“記”の下に書いていますので、照らし合わせて確認してください」という意味です。
4：「以下のとおりご回答いたします」
「これから回答を記します」、という意味です。「以下のとおりご回答いたします。〇〇の件につきましては」などと続けます。
「以下のとおりご報告いたします」などいろいろ言い回しができますね。
5：「詳細につきましては以下に記載いたします」
3の例文とほぼ同じ意味ですが、「記書き」のルールがありません。但し、改行をし、詳細を箇条書きにするなどわかりやすさを意識して。
「下記」「以下」のように場所を示す関連語を紹介
「下記」「以下」のほかに、ビジネス書面などで使われる場所を示す言葉をいくつか紹介しましょう。これらも正しく使い分けたいですね。
1：上記
ある文章や記事の上、あるいはそこに書いてあることを示します。どこまでを示すのか定義がない分、相手が戸惑わないようすぐ上の記載について「上記」を使うのが適しています。
たとえばイベントの開催日時や場所などの案内を書いたあとに「上記のとおりご案内いたします」、仕事の依頼をした場合、依頼内容のすぐあとに「上記の件よろしくお願いいたします」、という風に使うのがいいでしょう。
2：以上
その文章全体を指し、締めくくりに用います。「以上」「以上です」「以上、よろしくお願いいたします」「以上、ご回答申し上げます。よろしくお願いいたします」など内容や送る相手先で使い分けを。
3：前述 前出
共に、文章でこれより前に記していること。違いは、前述の場合「述べている」わけですので、記述が長く、その同じ文章を重複して使うことを避けるのに有効です。「前述のとおり、弊社は〇〇〇〇しましたが」などのように、前に述べたことを用いて新たな展開をするときに使います。
「前出」は前に出ているということで、前出の人物、前出の場所という風に、文章ではなく特定のものを指し示します。
4：後述
あとから述べる。「新商品の詳細については後述いたします」などと、あとで詳しい説明をしますよ、とあらかじめ伝えるときに使います。
最後に
「下記」と「以下」は、使い方に決まりがある、特に決まりはない、という違いはありますが、共に、「これから記すことは大切なことです」と相手に知らせるための言葉だということがわかりました。正しく使いこなすことはビジネスシーンでは必須条件といえそうですね。
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