「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」意味を理解して誤解を防ぐ使い方

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」の基本的な意味

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、相手に不便や手間、困難を与えることを指す「ご迷惑をおかけする」と、心から謝る気持ちを表す「申し訳ございません」が組み合わさった言葉です。
つまり「相手に迷惑をかけてしまったことを心から謝ります」というニュアンスです。
なお「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」はビジネスシーンで見聞きする機会が少なくありませんが、ややオフィシャルな関係を伴う日常生活でも使われています。

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」のよくある誤解や間違いやすいポイントをチェック！

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、相手に迷惑をかけてしまったときのお詫びの言葉。しかし場面によってはこのフレーズが適していないケースもあります。
よくある誤解や間違いやすいポイントを、筆者が実際に見聞きした事例から紹介します。

♦︎NGに注意！：軽い謝罪に用いてしまう

丁寧な謝罪をしようという気持ちが強すぎて、軽い出来事への謝罪に用いてしまうと言葉の違和感を生じさせる原因に。
たとえば、寝坊をして少しだけ遅刻をした場面で同僚に対して「寝坊をして5分遅刻しました件につきまして、ご迷惑をおかけして申し訳ございません」などと用いると、謝罪の対象となっている出来事や相手との関係に比較して使う言葉が硬すぎてアンバランスな印象を与えます。
このようなシーンでは「遅刻をしまして、申し訳ありません」や「遅刻してしまい、申し訳ない」などで十分でしょう。

♦︎NGに注意！：原因を明確にしない

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は丁寧な言い回しではありますが、謝罪をする際にこのフレーズだけで終わらせてしまうのは好ましくありません。
相手が何に対する謝罪なのか分からないままだと、せっかく謝罪をしても意味をなさなくなってしまいます。
たとえば「納期が遅れていることについて、ご迷惑をおかけして申し訳ございません」など、謝罪をしている理由を明確にしたほうが好ましいでしょう。

♦︎NGに注意！：口先だけで行動が伴わない

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は正しいフレーズですが、これを言えばなんでも許されるという魔法の言葉ではありません。
そのため実務では「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と謝罪をすると同時に、改善策や対応策などの行動が必要です。
なお、なんらかの対応が求められる事案について謝罪をするときには「ご迷惑をおかけして申し訳ございません。至急対応いたしますので、今しばらくお待ちいただければ幸いです」など、こちらがアクションを起こす意思を添えたほうが丁寧でしょう。

ビジネスシーンで「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」が使われる場面

ビジネスシーンで「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」が使われている主な場面をまとめました。

♦︎納期遅延をメールで知らせる場面

資料の提出や商品の納品が予定より遅れてしまったときのメール連絡では、このフレーズがよく使われています。しかし「納期が遅れ、ご迷惑をおかけして申し訳ございません」だけで終わってしまうと、相手は「結局いつ届くの？」と不安になりがち。
「納期が遅れてご迷惑をおかけして申し訳ございません。現在、◯日までに納品できるよう調整中です」などと見通しを含めた連絡が好ましいとされています。

♦︎報告ミスがあった場面

資料の数字や発言内容に誤りがあったときなど、報告にミスが見つかった連絡でもこのフレーズが用いられています。
ただしこの場面でも「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」とだけ言って訂正を後回しにするのは混乱を招く原因に。「先日の資料に誤りがありました。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。修正版をお送りいたします」などと、訂正した内容とセットで用いるのが適しています。

♦︎顧客対応での謝罪の場面

商品の不良や対応の遅れで顧客からクレームが入った場面でもこのフレーズが使われます。
ただし「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」とだけ謝って具体的な対応が遅れると誠意が伝わらない可能性も低くないため、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません。すぐに確認いたします」などとすぐに行動に移す意思も添えるとベターです。

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」の言い換えバリエーション

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」は丁寧な表現ですが、シチュエーションによってはよりカジュアルな言い方が好まれたり、反対に丁寧な伝え方を強調したりする必要もあるでしょう。
言い換え方のバリエーションを整理します。

♦︎軽め・カジュアルに伝えるなら？

カジュアルな言い方に変えるならば「ご迷惑おかけしました」や「お手数をおかけしてすみません」で十分でしょう。
正式な謝罪というよりも、軽い謝罪のシーンに適しています。

♦︎丁寧な伝え方を強調するなら？

丁寧な伝え方を強調するならば「大変ご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます」と、より謝罪の姿勢を強めた言い回しが適しています。

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」は柔軟に使いたいフレーズ

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」を使うときには、このフレーズを単体で使うよりも状況の説明や今後の見通しを添えるべき場面も少なくありません。
また多用しすぎると形式的に見えたり、逆効果になることもありえます。
この言葉を使う場面では状況や相手に応じて言葉のトーンや添える内容を工夫し、スマートに謝罪を伝えられるよう意識してみてください。

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並木まき

ライター、時短美容家、メンタル心理カウンセラー。企業研修や新人研修に講師として数多く携わっている。シドニー育ちの東京都出身。28歳から市川市議会議員を2期務め政治家を引退。数多くの人生相談に携わった経験や20代から見てきた魑魅魍魎（ちみもうりょう）な人間模様を活かし、Webメディアなどに執筆。