目次Contents
この記事のサマリー
・「報告」は途中経過や結果、現状を伝えることで、任務に対して行う共有です。
・「連絡」は決定事項や予定などを知らせることで、円滑な情報共有に役立つ行為です。
・報告では結論を先に述べ、現状や経緯を手短に伝えるのが基本といえます。
「報告」と「連絡」は、どちらも相手に何かを伝える言葉ですが、仕事の場では役割が少し異なります。似た言葉だからこそ、何となく使っていると、伝えるべき内容やタイミングを誤ってしまうことも…。
意味の違いを整理しながら、ビジネスで意識したい伝え方のポイントや注意点を押さえて、円滑なコミュニケーションにつなげていきましょう。
「報告」と「連絡」の意味と違いとは？
まずは、意味から確認していきましょう。
「報告」の意味
「報告」とは、仕事などの任務を与えられた人が、任務を与えた相手に「途中経過」や「結果」、「現時点での状況」などを告げることを指します。
そこには自分の私情を挟むことは少なく、起きている事実を相手に伝えることにフォーカスが置かれている言葉です。
「連絡」の意味
「連絡」とは、「決定事項」や「情報」、「今後の予定」などを相手に知らせることを意味します。
なお、「連絡」には、もう一つ別の意味があります。「別々の場所や路線などがつながる」という意味もあります。たとえば、「連絡通路」「連絡線」などのように使います。
「報告」と「連絡」の違いは？
「報告」は、任務を与えられた人が、途中経過や結果を伝えるものであるのに対し、「連絡」は決定事項や情報、今後の予定などを共有することを意味します。
ビジネスでの報告時の注意点
ビジネスの場面で相手に報告する時は、ある程度話す内容の骨組みを組み立てておくのがベスト。そうすることで、例え上司を前にしたとしても、焦らずスムーズに報告できるはずです。
一般的には、
・結論
・現状
・その結論に至った経緯
の順序で報告するのがいいでしょう。ここでは、他に注意するべきポイントを紹介します。
結論を先に述べる
報告を行う場合、結論から先に伝えるのがベストです。
特に、トラブルなどのネガティブなできごとの報告を後回しにするのはタブー。いざ相手を目の前にすると、言いにくい気持ちもあるかもしれませんが、トラブルを解決させるためにも、まずは結論を先に報告しましょう。
手短に
報告する際は「手短に・分かりやすく」を意識しておくと、シンプルで分かりやすい報告ができるでしょう。長々と話したり、くどくど遠回りし過ぎると、結論が分かりにくい報告になってしまいます。
主観を交えすぎない
ネガティブな内容を報告する際、自分の心情や言い訳をしたくなってしまうものですよね。しかし、自分の意見などを混ぜてしまうと、事実が捻じ曲げられて伝わってしまう可能性もあります。そうならないためにも、主観や推測を報告に混ぜないことが大切です。
あえて感想を伝えるなら、相手から質問があった時に初めて回答する方法がスマートかもしれません。
ビジネスでの連絡時の注意点
ビジネスの場では、何かと複数の人に同時に連絡する必要があるシーンは多いものです。一斉メールを使用してもいい場面なら問題ありませんが、口頭の場合、まず誰に一番に伝えるべきか順番を気にする必要があります。誰が一番か判断しにくい状況の時は、上司に判断を仰ぐのがベターです。
ここでは、ビジネス上で連絡する時に気を付けたいポイントを紹介します。
正確に伝える
連絡する内容が、スケジュールなどビジネスの重要な内容の場合、間違いや伝え忘れの項目がないように確認してから伝えましょう。連絡事項にミスがあった場合、大きなトラブルにもなる可能性もあります。伝える前に、連絡すべき項目のチェックリストを作成しておくと、ミスがなく安心できますね。
ビジネスでの連絡の場合、報告と同じく自分の感情などは避けて、まずは正確な情報を伝えることに重きを置きましょう。
口頭以外で記録に残す
仕事の納期の連絡など、大切な連絡の場合、相手と共有できる形で記録に残す方法がおすすめです。同じ社内なら職場のボードやメモなどでできますが、そうでない場合は、チャットツールや共有ドキュメントなどで記録しておくと安心です。
報告と連絡を使うシチュエーション
日常で「報告」と「連絡」を使う状況はさまざまですが、特に職場などでは、意思疎通がうまくいかないケースもあるかもしれません。もちろん、報告や連絡を行う当事者の伝え方に問題があるケースも多いでしょう。しかしそうでない場合、原因は報告や連絡を行う当事者ではなく、職場環境にあることが考えられます。
上司が日常的に部下に対して威圧的であったり、部下の行動に対して否定的である場合、報告や連絡をしにくいこともあるでしょう。
そうならないためにも、部下が報告しやすいように普段から、上司が先に声をかけたり、最後まで話を聞いてアドバイスしたりするなど、部下に寄り添う姿勢を見せることが大切です。そうすることで、報告や連絡しやすい環境ができるのではないでしょうか？
ここでは、「報告」と「連絡」を使用するシチュエーションをそれぞれ紹介します。
報告
・業務の進捗を報告する
・調査結果を報告する
・トラブルの発生を報告する
どちらかというと、ビジネスのシーンで多く使われることが多い印象ですね。
連絡
・納期について連絡する
・家族とこまめに連絡を取る
・折り返し連絡する
職場の上司や部下から家族などの身内まで、幅広い人に対しても使える言葉ですね。
報告と連絡の違いに関するFAQ
ここでは、よくある疑問と回答をまとめました。参考にしてください。
Q1. 「報告」と「連絡」の違いは何ですか？
A. 「報告」は、任務を与えられた人が、その途中経過や結果、現時点の状況を伝えることです。一方、「連絡」は、決定事項や情報、今後の予定などを共有することを指します。どちらも伝える行為ですが、目的と使う場面が異なります。
Q2. 報告はどんなタイミングでするべきですか？
A. 業務の進捗があったとき、結果が出たとき、トラブルが起きたときなどが報告のタイミングです。特に問題やマイナスのできごとは後回しにせず、結論から早めに伝えることが大切です。
Q3. 連絡では何に気をつければいいですか？
A. 連絡では、まず情報を正確に伝えることが重要です。スケジュールや納期など重要な内容は、伝え漏れや誤りがないよう確認し、必要に応じてメールやチャットなど記録に残る形で共有すると安心です。
最後に
生きていく上で欠かせない、人とのコミュニケーション。仕事でもプライベートでも、「報告・連絡・相談ができない人」と見なされてしまうと、自分にとって不利なことしか起こりません。そうならないためにも、きちんと使い分けて円滑な人間関係を築いていきたいですね。
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武田さゆり
国家資格キャリアコンサルタント。中学高校国語科教諭、学校図書館司書教諭。現役教員の傍ら、子どもたちが自分らしく生きるためのキャリア教育推進活動を行う。趣味はテニスと読書。
