この記事のサマリー
・メールの書き出しは、相手との関係と用件に合わせて選びましょう。
・初めての相手には、名乗りと連絡目的を早めに示しましょう。
・返信や依頼、お詫びのメールは、冒頭で要点を示すと誤解を防ぎやすいです。
メールを書こうとして、最初の一文で手が止まることはありませんか？ 相手との関係や用件によって、しっくりくる書き出しは少しずつ変わります。
丁寧にしたいのに硬すぎたり、親しみを出したいのに軽く見えたり…。そんな迷いをなくしていきながら、場面ごとに自然な書き出しを見つけていきましょう。
相手別の書き出しを例文でチェック！
書き出しはメールを送る相手によって異なるため、気を付けなければなりません。そこで、「初めて連絡する人」「取引先」「上司」の3つのパターンについて確認しています。
初めてメールを送る人への書き出し
○○株式会社
営業部 部長 鈴木様
初めまして、山田商事株式会社の田中と申します。
このたびは、貴社製品についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
＊＊＊
初めてメールを送る相手には、あいさつだけで終わらせず、何のための連絡なのかを早い段階で伝わる書き出しにすると、相手が内容を把握しやすくなります。
「お世話になっております」は、継続的なやり取りのある相手に広く使われる表現です。一方、初回連絡では「初めまして」「突然のご連絡失礼いたします」など、関係性に合った言い回しのほうが自然でしょう。
自分から連絡するのが初めてでも、すでに同僚や上司が先方とやり取りしている場合は、その関係が分かるひと言を添えると、状況が伝わりやすくなります。
例えば「初めまして。山田商事株式会社の田中と申します。平素より弊社の佐藤がお世話になっております」のように書けば、初回連絡でも不自然になりにくいでしょう。
取引先へメールを送る際の書き出し
・いつもお世話になっております。
・いつもご配慮を賜り、ありがとうございます。
・このたびはお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
・平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
取引先へのメールでは、「いつもお世話になっております」のような定番のあいさつに加え、直近のやり取りや感謝の内容に触れると、書き出しがより自然になります。
「大変」は程度を強めたいときに添える表現ですが、必ず入れなければならないわけではありません。相手との関係や文面全体の温度感に合わせて使い分けるといいでしょう。
また、「平素より」「平素は」は、継続的なお付き合いがある相手に対して、やや改まった印象を出したいときに使いやすい書き出しです。
上司へメールを送る際の書き出し
・お疲れ様です。
・おはようございます。
・お忙しいところ失礼いたします。
上司へのメールは、社外向けほど形式張る必要はありませんが、内容や状況に応じて書き出しの温度感を整えるといいでしょう。日常的な報告や確認であれば「お疲れ様です」から簡潔に始めて問題ありません。
一方で、依頼や相談、謝罪を含む内容では、「お忙しいところ失礼いたします」のようなひと言を添えると、唐突な印象をやわらげます。時間帯によっては「おはようございます」も自然ですね。
どの表現を使うかは社内の慣習や相手との距離感に合わせて選びましょう。
なお、「ご苦労様です」は同輩以下の者に対して使う言葉です。上司に使用すると失礼にあたるので、注意が必要です。
参考：『デジタル大辞泉』（小学館）
シチュエーション別の書き出しを例文でチェック！
次に、シチュエーション別に詳しく紹介しましょう。「お礼を伝える場合」「依頼がある際」「お詫びをする際」の3つのパターンについて紹介します。
お礼を伝える場合の書き出し
「先日は大阪本社までご足労いただき、ありがとうございました。鈴木様のご提案を踏まえ、社内で前向きに検討をしております。」
お礼のメールでは、感謝の言葉だけでなく、何に対して感謝しているのかが分かる一文を添えると、相手に気持ちが伝わりやすくなります。面談、打ち合わせ、資料送付など、直近の出来事に触れてから本文へつなげると自然です。
また、お礼のあとに現在の検討状況や次の動きを簡潔に示すと、単なる社交辞令で終わらず、実務上の連絡としても読みやすくなります。
依頼がある際の書き出し
・先日のミーティングではありがとうございました。会議内容を踏まえ、提案資料を2月1日までにご作成いただけますと幸いです。
・先日の○○の件につきまして、ご相談したくご連絡いたしました。
・本日は○○の件で確認をお願いしたく、ご連絡しております。
依頼のメールでは、書き出しの段階で何をお願いしたいのか、わかりやすく伝えることが大切です。前置きが長すぎると、本題が見えにくくなってしまいます。
また、相手に動いてもらう内容であるほど、依頼事項、期限、確認してほしい点を早めに示したほうが、相手が対応しやすくなります。書き出しでは概要を簡潔に伝え、そのあとに必要な背景や詳細を続ける流れにすると読みやすくなりますよ。
お詫びをする際の書き出し
「10月11日に送信したメールの金額表記に誤りがございました。正しい金額は本メールにてご確認いただけます。ご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。」
お詫びのメールでは、何について謝罪するのかを冒頭で明確にすることが大切です。その上で、訂正内容や対応方針を続けると、相手が状況を把握しやすくなります。
理由や経緯を長く書き始めると、受け手には言い訳のように映ることがあります。まずは謝罪の対象と対応を簡潔に示し、その後に必要な説明を補う流れに整えると、落ち着いた文面になります。
「メール 書き出し」に関するFAQ
ここでは、「メール 書き出し」に関するよくある疑問と回答をまとめました。参考にしてください。
Q1. 初めてメールを送る相手には、どう書き出せばいいですか？
A. 「初めまして」と伝え、名乗った上で、何のために連絡したのかを示すと伝わりやすいでしょう。
Q2. 上司へのメールでの挨拶で「お疲れ様です」は失礼になりませんか？
A. 日常的な報告や確認なら、大きな問題はありません。ただし、依頼や謝罪など内容が重い場合は、「お忙しいところ失礼いたします」などを添えるとやわらかく伝わります。
Q4. 返信メールの書き出しは、新規メールと何が違いますか？
A. 返信メールでは、前の連絡へのお礼や確認済みであることをひと言添えると流れが自然になります。そのあとに要件へ入ると、相手にも内容が伝わりやすいでしょう。
最後に
ビジネスメールの書き出しは、ある程度パターンが決まっているため、あまり難しく考えないでください。ビジネスメールのやりとりにおいては常に相手の立場に立って、心遣いや気遣いを忘れないよう心がけていきましょう。
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