ビジネスシーンにおける「返信」の重要性
メールは、お互いに顔や声色を伺いながら会話することができないため、コミュニケーションをとることがとても難しいですよね。「こういうつもりじゃなかったのに」と誤解を与えてしまい、トラブルになるケースも。
また、ビジネスメールにおける悩みとしてよく耳にするのが、メールの「返信」です。どう「返信」をするのがふさわしいのか、そもそも「返信」が必要なのか、「返信不要」と書かれていても返したほうが良いのか、など微妙なラインで悩んだ経験がある方は多いのではないでしょうか。
メールなど文面上でのやり取りが増えた現代において、「返信」ひとつで自分の印象が変わってしまうことも考えられます。そんな重要な「返信」について今回は一緒に見ていきましょう。
ビジネスの「返信」に関わる疑問点
ビジネスシーンでメールのやり取りをしていると、「こんな場合はどうしたらいいのだろう？」と疑問に思ったり不安に思ったりすることがあるかと思います。プライベートで、気心知れた友人や家族であればそこまで気にしなくていいメールの「返信」。プライベートでのメールとビジネスシーンにおけるメールの「返信」では、出てくる疑問点も異なってきますよね。
ビジネスシーンでよく出てくる疑問点をまずは紹介します。
1：「返信」メールに「返信」してもいいの？
ビジネスの「返信」メールにおいて一番といっていいほど疑問に思われるのが、「返信」に「返信」してもいいのか？ という疑問。では実際にどのような場合に「返信」する必要があるのか解説します。
ポイントは、「お礼のメールを送る必要があるか否か」です。自分からメールを送信した場合、相手から「返信」が来たら、その「返信」に対してお礼のメールを送ります。この場合は「返信」メールに「返信」すべきパターンです。
逆に、相手からメールが送られてきた場合、自分が「返信」し、それに対するお礼のメールが来たら、そのメールに「返信」する必要はありません。
2：「返信不要」と書かれたメールは「返信」するべき？
ビジネスメールの中には、「返信は不要です」と記載されている場合があります。こんな時は「返信」した方が良いのか迷いますよね。「返信不要です」という言葉は、相手側がこちら側を気遣ってくれていることの表れです。ですので、上司や取引先の相手など、立場が上の人に関しては一言簡単に「返信」をすると丁寧な印象になります。
「返信は不要です」という言葉は、「返信してはいけない」ということではないため「返信しちゃいけないのだ」と心配する必要はありません。
3：相手の「返信」が来ない時
相手の予定や今後の見通しなど、「返信」が必要なメールに「返信」が返ってこないときに、もう一度連絡していいか悩みますよね。相手に「返信」してもらいたいときはどのようにしたら良いのでしょうか。
メールを送り、「返信」が来ないときは、緊急事態でない場合少なくとも24時間以上は間隔を開けるようにしましょう。相手側が忙しく、メールチェックできていない可能性があります。じれったくなる気持ちは分かりますが、「返信」を待っている間に文章を見返したり、送ったメールアドレスが間違っていないか、送信フォルダに入っているか、相手からの「返信」メールが迷惑フォルダに入っていないかなどを確認しましょう。
1日、2日経っても「返信」が来ない場合は、「返信」をお願いするメールを送ります。その際に、もう一度内容を記し「返信」がほしい旨を書き足してください。
4：「返信」メールに「Re」が増えたら？
何度もやり取りを繰り返していると、件名に「Re」が増え続けてしまいます。「Re」は「返信」を表す単語で特別な意味はありません。「Re」が重なってしまうと、件名が省略され見えづらくなってしまうため、返信が繰り返された時は、「Re」を一つ残してあとは削除しましょう。そのほうがすっきりして件名も分かりやすくなります。
ビジネスメールのマナーとは？
繰り返しになりますが、メールはお互いの顔が見えません。したがって、文章で相手の印象が決まります。だからこそ、ビジネスメールにおけるマナーは非常に大切です。ここでは、ビジネスメールを送る際に心がけたいマナーを解説します。
1：「返信」はなるべく早めに行う
プライベートでの「返信」もそうですが、ビジネスにおいては特にスピードと正確さを重視しましょう。理想はメールの着信に気がついたらすぐ「返信」を心がけること、少なくとも24時間以内に「返信」することです。また、「返信」する時間帯も、業務時間内に送ることをおすすめします。
スケジュールの予定など、まだ決まっていない内容や審議中の内容に関しては決まってから返信するのではなく、その旨をまず連絡し、可能であればその目途も伝えておくと丁寧です。
2：場にふさわしい表現を意識する
ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いや表現をするように心がけましょう。「お世話になっております」や、「よろしくお願いいたします」、「ありがとうございます」など、定型文を添えることも大切です。
また、顔文字や話し言葉、ら抜き言葉も使わないように気をつけましょう。
3：件名はそのままにする
相手によっては同時に何人もメールでやり取りしている場合があります。そこで件名を「返信」のたびに変えてしまうと何に対するメールだったか混乱してしまう恐れがあるのです。したがって、メールの件名は変えずに「返信」するようにしましょう。
ただし、先ほど紹介したように「Re」は一つにまとめたほうが見やすくなります。例えば、「Re：Re：Re」と3回やり取りが続いたときは、「Re（3）」とすると分かりやすくなりますね。もちろん、「Re」一つにしてしまっても問題はありません。
4：件名は内容が一目で分かるものにする
メールを受け取る側にとって、本文を読まずとも件名で内容が分かるメールは分かりやすくてありがたいものです。メールでは細かなニュアンスが伝わりにくかったり、言葉足らずで内容に齟齬が生まれてしまったりすることがあります。まずは件名で簡潔に要件を伝えることで、そういったトラブルを未然に防ぐことが可能です。
最後に
ビジネスメールは、自分から送る場合も「返信」をする場合も、速さ・正確さ・丁寧さが求められます。「ビジネスメールって苦手だな」「難しいな」と思っていた方も多いのではないでしょうか。今回紹介したポイントを押さえることで、コミュニケーションが円滑にでき、相手との信頼関係を結ぶことに繋がりますよ。ぜひ、参考にしてみてください。
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