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2022.08.17

「メールの宛名」の書き方! 社内・社外の書き分けやマナーを解説

仕事でメールを送るとき、「メールの宛名」で迷った事はありませんか? 今回は社会人の基本、ビジネス「メールの宛名」の書き方を社内・社外別に分けて解説します。また、英語の「メールの宛名」の書き方や、ビジネスメールを書くときの注意点などもまとめたのでぜひ参考にしてみてください。

社内の上司や取引先などにメールを送る際、宛名の書き方が合っているかどうか不安になった事はありませんか? 「メールの宛名」は、一番初めに目に入ることから、その人の印象を左右する重要な部分です。

送信する相手に応じて、宛名の書き方を使い分けられると、スムーズに仕事ができるようになります。社会人の基本マナーとして、「メールの宛名」の書き方をマスターしておきましょう。

社内へのビジネス「メールの宛名」

まずは、社内の相手にメールを送るときの書き方を紹介します。パターン別に見ていきましょう。

スマホのメール画面
(c)Shutterstock.com

個人へ送る場合

社内のメールでは、宛名は「○○課(部)+役職+氏名+敬称(様)」が一般的。正しい例は以下の通りです。

(例)
・営業2課 佐藤さん
・人事部 部長 田中様
・人事部 高橋課長

ただし、「人事部 高橋課長様」など、役職に「様」を重ねてつけるのは間違いです。そもそも「部長」などの役職名自体が敬称として扱われているので、役職名の後に「様」を書かないように注意しましょう。

また、企業によっては宛名に独自のルールを設けている場合もあります。例えば、目上の人にも「様」ではなく「さん」をつける、「様」ではなく役職をつけるなどです。社内ルールがある場合は、一般的な書き方ではなくそちらを優先しましょう。

複数の人へ送る場合

2名以上の複数人にメールを送信する場合には、連名にします。「○○部○○部長○○課長○○様」というように、役職順に並べるのがマナーです。また、名前を縦に記載することもできますが、スマホで見るときにスクロールしなくてはならないので、面倒に感じる人も。4名以上の場合は、横並びにすると見やすくなりますよ。

部署にメールを送る場合

特定の誰かではなく、部署や課全体にメールを送りたいときには、「各位」を使用します。

(例)
・人事部各位
・営業部各位

社外へのビジネス「メールの宛名」

続いて、取引先などの社外の相手への書き方についてみていきましょう。相手の名前や表記の仕方などを間違ってしまうと失礼にあたるので、正しい表記を押さえておくのがマナーです。

パソコンの画面
(c)Shutterstock.com

個人へ送る場合

社外の人に対しては、「○○株式会社○○部○○様」と、「会社名+部署+役職+氏名+敬称(様)」というように書くのが一般的。主な例は以下の通りです。

(例)
○○株式会社
第2営業部部長
高橋二郎様

また、(株)と省略せず、株式会社と書くことによって、相手に丁寧な印象を与えることができます。特に、まだ知り合って間もない相手の場合、メールでの言葉遣いやマナーは大切です。細かい点もなるべく省略しないように心がけましょう。

複数の人へ送る場合

社外の場合も、役職が高い人から順に連名にします。「○○株式会社○○部○○部長○○課長○○様」という形です。4名以上の場合は、スマホでの見やすさを考えて、横並びにすると良いでしょう。

(3名の場合)

○○株式会社 営業部

加藤部長
佐藤課長
渡辺様

(5名の場合)
○○株式会社 人事部
加藤部長 佐藤課長 渡辺様 山本様 池田様

大人数に送る場合

メールを送る相手が6名以上などの大人数の場合は、「各位」または「御中」を使用します。

(例)
○○株式会社人事部各位
○○株式会社営業部御中

その他のビジネス「メールの宛名」

「メールの宛名」を書く際に、迷ってしまいやすいケースをまとめました。いざというときのために頭に入れておきましょう。

握手しながら微笑む男性
(c)Shutterstock.com

相手が専門職だった場合

ビジネスシーンでは、メールを送る相手が専門職の人である場合もあるでしょう。例えば、医療機器を扱っている企業であれば、医師と連絡をとったり、研究者と共に商品開発をすることもあるはずです。医師や教授、弁護士など「先生」と呼ばれる専門職の人には、「様」ではなく「先生」を使うのが一般的です。

同じ名字の人が複数いる場合

同じ名字の人の役職が重なる場合は、そのメールの内容の業務と関わりの深い人を先に書きましょう。

例えば、商品開発についての案件で企画部に連絡をとるとともに、コスト面で経理部の耳にいえておきたいというケースがあるとします。この場合、メインは企画部なので、企画部の人を先に記載しましょう。

英語でビジネスメールを送る場合の宛名は?

海外の取引先などに、ビジネスメールを送る機会もあるかもしれません。初対面の相手やまだ知り合って間もない間柄の人に対しては、フォーマルな表現を使いましょう。「Dear Mr.○○」のように「Dear+敬称(Mr.Ms)+名字」の形です。英語の場合は、会社名や部署名、肩書きは省略します。

また、親しい間柄の場合は、「Dear Sarah」というように下の名前を書くのが一般的。関係性によっては、「Hi Sarah」や「Hello Sarah」などよりカジュアルな言い方をすることもあります。

ビジネスメールを書くときの注意点

ビジネスメールを送った後に、宛名のミスに気がついた! という経験はありませんか。間違ってしまいやすいポイントを覚えて、ミスを未然に防ぎましょう。

握手の手
(c)Shutterstock.com

1:会社名などは省略しない

宛名を連名にするときに気をつけたいのが、敬称や会社名の省略。複数人の名前を書いた後に、最後の人だけ「様」をつけると失礼にあたるので、きちんと一人ずつ「様」をつけるようにしましょう。

また、会社名を省略せずに書くことも大切です。株式会社の場合、前株(株式会社○○)なのか、後株(○○株式会社)なのかを確認しましょう。有限会社や合同会社の場合もあるので、間違えないように名刺や会社のホームページで正式名称を確認しておきたいですね。

2:二重敬語は使わない

宛名を書くときに注意したいのが、「二重敬語」です。例えば、「○○課長様」「○○各位様」などが挙げられます。先述したように、役職名や御中、各位は敬称に当たるので間違った表記です。「○○部長」「○○様」が正しい書き方なので、覚えておきましょう。

最後に

正しい「メールの宛名」の書き方は理解できましたか? 社内や社外で書き方が異なるので、ややこしく感じてしまいがちですが、基本の書き方を押さえておけば迷うことも少なくなるはずです。宛名の使い方をしっかりマスターし、自信を持ってメールを送れると良いですね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

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