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ビジネスでの連絡ツールとして最近はLINEやSlack、Chatwork、Google Chatなどのチャットサービスを利用する機会が増えているのではないでしょうか。とはいえ、まだまだ「メール」でのやり取りも習慣として根強く残っています。
特に、50代以上の方々は、ビジネスではスマホよりもパソコンでのやり取りを好む方が多く、「メール」使用の多いのが実情。その「メール」において、締めの言葉は大切な要素の一つになります。ビジネスにおいては、締めの言葉の使い方一つで印象がガラリと変わることも。
そこで今回は、ビジネスメールのシーン別の締めの言葉の使用例や基本的なマナーなどを紹介します。
「メール」の基本的なマナー
ビジネスメールは単なる連絡手段の一つというだけでなく、仕事上でのあなたのイメージを印象づけるツールのひとつになります。
ビジネスメールのマナーや書き方が間違っていたり、知識が足りないと、取引先や目上の人に不信感や誤解を与えてしまい、仕事に影響を与える可能性があるため、気をつけたいところ。
コミュニケーションを円滑に進めるためには、ビジネスメールのマナーと書き方を把握して、正しい「メール」を送ることが大切になります。そこで、ビジネスメールでの基本的なマナーと書き方のポイントを紹介しましょう。
1：宛先は状況に応じてTOとCC、BCCを使い分ける。
2：件名は内容がひと目で把握できるようなわかりやすいものにする。
3：本文は要点と結論をまとめて、読みやすい文章にする。
4：ファイルを添付した場合は、その旨を文章に記載し、その上で容量やファイル形式、安全性をチェックする。
5：「メールの最後には署名を表記するようにメーラーの設定をしておく。
6：送信する前に宛先間違いや誤字や脱字などの間違いがないか確認をする。
「締め」の言葉の使用例をチェック！
「メール」を送る際は、「締め」の言葉が大切です。「メール」は文字情報しかなく、あなたの思いや言葉の抑揚など微妙なニュアンスを伝えるには限界があります。適切な「締め」の言葉を選んで、良い印象を与えられるように心掛けましょう。
基本的な「メールの締め」の言葉
まずは基本的な「締め」の言葉について紹介していきます。ここで取り上げるのは基本形であり、広く知られている一般的な「締め」の言葉です。
番号が進むほど、丁寧な表現、言葉遣いになります。上から順に「社内の仲間」「取引先」「目上の人」「顧客」などという相手に向けた「メールの締め」にふさわしい表現のひとつです。
1：引き続きよろしくお願いいたします。
2：何卒よろしくお願いいたします。
3：今後も変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます。
4：今後とも末長くお引き立てを賜りますよう、よろしくお願いいたします。
ビジネスメールは、同僚に送る以外にも取引先や目上の人、重要顧客など、様々なケースが想定されます。「メール」の送り先の相手に見合った基本的な「締め」の言葉を数パターン覚えておくと便利です。
お礼を伝えるときの締めの言葉
お礼の気持ちを伝えるシーンでは、感謝の気持ちの大きさによって言葉の丁寧さを変えてみましょう。
比較的軽い気持ちのお礼のパターン
1：誠にありがとうございました。
2：まずはメールにてお礼申し上げます。
軽いお礼の場合は、くどくならないような言葉遣いにするのがポイントになります。
感謝の気持ちが大きいお礼のパターン
1：重ねてお礼申し上げます。
2：ご厚情を賜り、誠にありがとうごさいました。
感謝の気持ちが大きいお礼は唐突に「締め」の言葉だけでなく、本文の中にもいくつかお礼の言葉を散りばめながら書くことが大切。それにより、深い感謝の気持ちを効果的に伝えることができます。
お詫びや謝罪をするときの「締め」の言葉
お詫びや謝罪を伝える「メール」は、最も気を遣わなければなりません。まずは冒頭でお詫びを伝えましょう。しかしながら、締めの言葉が適切でない場合は、すべてが台無しになってしまう可能性もあります。したがって、言葉選びには十分注意しましょう。
1：深くお詫び申し上げます。
2：ご迷惑をおかけしましたことを、深く反省しております。
3：この度は、ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございませんでした。
4：多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
季節に合わせた「メールの締め」の言葉の使用例
日本には春夏秋冬の四季があり、それぞれの季節に合わせた締めの言葉を使うと洗練された印象を与えることができます。春夏秋冬の順に挙げておきますので、適宜、利用してみましょう。
1：（春）早春の息吹を感じる季節、心穏やかにお過ごしください。
2：（夏）暑さ厳しき折、くれぐれもご自愛くださいませ。
3：（秋）残暑厳しい折ではありますが、体調など崩されませんようご自愛くださいませ。
4：（冬）日毎に寒くなりますが、くれぐれもお風邪など召しませんようご用心ください。
英語の「メールの締め」の言葉
英語で「メールの締め」の言葉は「signoff」と言います。よく使う「締め」の言葉は人によって様々ですが、送る方との人間関係やシーンによって「締め」の言葉は違ってきます。
今回は4つの「締め」の言葉を紹介しましょう。上からカジュアルな表現で下に行くに従ってフォーマルな表現になります。
1：Many thanks（色々ありがとうございます）
2：Best wishes（幸運を祈ります）
3：Regards（敬意を込めて）
4：Sincerely（真心を込めて）
最後に
本記事では、ビジネスメールで使える様々な「締め」の言葉について解説いたしました。「メール」の本文だけでは真意が伝わらないことも多く、適切な「締め」の言葉を使うことによって、自分の思いを相手に伝えることができます。
まずは意識的に色々な「締め」の言葉を使ってみましょう。繰り返し使うことにより、ケースに見合った適切な「締め」の言葉を選べるようになります。
気の利いた知的な言葉で「メール」を締めくくることができれば、「メール」全体の印象アップします。もとより、あなたの仕事の印象も良くなるでしょう。
なお、よく使いそうなフレーズは文書を丸ごと辞書登録しておくと便利です。読みがなとして、基本のフレーズは「しめき」、お礼の場合は「しめおれ」、お詫びの場合は「しめわび」、お願いの場合は「しめおね」などと登録しておきましょう。
それぞれ4つずつ程度、辞書登録しておけば、その場にあったフレーズを瞬時に候補として表示することができるようになります。ぜひ、試してみてくださいね。
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