「5w1h」の意味
企画書や資料、メモなどをつくる際、「5w1h」を意識するようにいわれたことはありませんか？ 情報は「5w1h」があるかどうかで質が変わります。これはビジネスシーンに限ったことではなく、日常においても同じ。「5w1h」を明確に伝える習慣が身につけば、トラブルを防ぐこともできます。
まずは、「5w1h」を構成する言葉を見ていきましょう。
「5w1h」は6つの単語の頭文字
「5w1h」を辞書で調べてみました。
【5w1h】読み方：ごだぶりゅーいちえっち
『デジタル大辞泉』（小学館）より引用
文章などで、物事を正確に伝えるための六つの要素。when（いつ）、where（どこで）、who（誰が）、what（何を）、why（なぜ）、how（どのように）の頭文字から。
何かを伝える際は、「5w1h」を明確にすると、内容がよりわかりやすくなるでしょう。情報の伝達漏れや、過不足の発生も防ぐことができます。円滑なコミュニケーションを目指したい人は、注目すべきことだといえるでしょう。
「5w1h」を構成する項目をくわしく説明
ここからは「5w1h」を構成する項目について見ていきましょう。それぞれくわしく説明します。
when（いつ）
whenで伝えること：時間、時期、期間、期限など
会議の案内をするときは、会議の開始時間や終了予定時間、イベントなら開催日時や期間を伝えます。提出物などの期限もwhenで伝えるといいですね。時間に関することをしっかり共有すると、相手は逆算して仕事を進めることができます。また、進捗管理もしやすいでしょう。
where：どこで
whereで伝えること：場所、空間、範囲など
開催場所や実施場所、訪問先、待ち合わせの場所などを伝える項目です。
who（誰が）
whoで伝えること：人物、組織、担当者、対象者、顧客、ターゲットなど
会議やイベントなどを中心となって進める人物や、対象となる相手などを明確にすると、行動しやすくなります。
what（何を）
whatで伝えること：対象物、商品、サービス、行動、議題やテーマ、業務内容など
状況をより具体的に伝える項目です。具体的な行動の情報や業務内容、会議やイベントであれば、議題やテーマなどを述べるといいですね。
why（なぜ）
whyで伝えること：理由・原因・背景など
物事や業務に対する理解を深めるための項目。「なぜそれをする必要があるのか」「なぜこのトラブルが発生したのか」などを伝える際は、このwhyを明確かつ具体的にすると効果的です。
how（どのように）
howで伝えること：方法・手段・状態など
howでは、目的達成や課題解決のための方法を具体的に伝えます。たとえば、何かのイベントを行うのであれば、その準備や段取りなどをこの項目で伝えるといいですね。トラブル発生時は、解決のための方法を述べます。
「5w1h」の基本的な使い方
「5w1h」の基本的な使い方を見ていきましょう。具体的な内容を落とし込んだ会議案内やメモを紹介します。
「5w1h」を意識した会議案内
◎会議案内
when：7月20日午後2時から午後4時まで
where：東京本社 5階大会議室
who：営業企画部
what：夏に予定している新イベントの新体制と進捗状況、課題についての報告
why：関係者全員への周知と改善について共有・論議するために
how：運営体制や実施方法における変更点を共有した上で、今後の目標や改善策を設定
上記のように「5w1h」に沿って情報を整理すると、情報の伝達漏れやミスを防ぐことができます。また、伝える際に、どの部分をより強調すればいいかなどもわかりやすくなるでしょう。
「5w1h」を意識した電話の伝言メモ
電話があったことを伝える伝言メモにも「5w1h」を活用してみましょう。離席中の主任に代わり、電話対応をしたと仮定します。
◎電話メモ
when：6月5日（水） AM10:05受電（受電者：△△）
where：大阪支社
who：経理部〇〇課長：内線1111
what：来週のイベントの件で電話がありました
why：イベントまでに伝えておきたいことがある
how：メールに詳細を送るので今日中に目を通してください。本日は外出するため、明日以降にあらためて電話します。
伝言を預かる際は、電話を切る前に必ず復唱を。聞き間違いや伝え間違いを防ぐためです。特に、相手の名前と連絡先は忘れないように確認します。折り返しの連絡が必要な場合は、相手の都合を聞いておくと、よりスムーズです。
「5w1h」を上手に使うには
「5w1h」を明確にすると、情報の伝達がスムーズになりますよね。ここからは、「5w1h」をより上手に活用するためのポイントを紹介します。
伝達前に情報を整理
資料や文書作成の場合は、まず「5w1h」を書き出します。それぞれを明確にすると、情報の伝達もスムーズになるでしょう。内容によって、重きを置く項目を変えるといいですね。「5w1h」をはっきりさせると、誤解などのミスにも気がつきやすくなります。
伝える順番の工夫を
情報の内容によっては、「5w1h」の伝える順番を変えるといいですね。
たとえば、目的や経緯を理解してもらう必要がある場合は「why」から伝えます。最初に「why」が来ることで、それ以外の情報を把握しやすくなるでしょう。
何かしらの問題が生じたことを報告するなら、「what」が最初。物事の重大性を明確にしてスタートするときも同様です。
「who」から始めるのは、かかわっている人物が重要であるときです。
情報の受け手にとって、どの順番だとわかりやすいか、誤解が生じないかをイメージしながら、「5w1h」を組み立ててくださいね。
「5w1h」で注意したいこと
「5w1h」で注意したいのが、情報量が多いため冗長になりやすいことです。冗長になると、内容がわかりにくくなり、聞き手の集中力が途切れることも。そうなると、情報の伝達ミスにつながりますので、注意したいですね。
書き出した「5w1h」の中に、不要な情報や、省略してもいい情報があれば、削除してOK。受け手がわかりやすいかどうかを優先して、組み立ててください。
最後に
ビジネスシーンに欠かせない「5w1h」について紹介しました。「5w1h」を明確にして伝えることは、日常生活でも活用するといいですね。「5w1h」を意識することで、勘違いやすれ違いを防ぐことができるでしょう。あまり難しく考えず、気軽に取り入れてみてください。
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