報告のメール、どうしている？
仕事をしていると必ずあるのが、上司に報告のメールを送ること。業務で生じた連絡や報告をメールでするとなると、言葉選びなどに気を使いますよね。特にミスや失敗をした時の報告メールは、どう書けばいいかわからないと悩むこともあるでしょう。
報告メールを書く際は、ポイントをおさえておくとスムーズです。特にミスや失敗の報告メールは作成しづらいと思いますが、要点をおさえて迅速に対応できるようにしてください。
報告のメール、いつ送る？ ケース別に紹介
ビジネスシーンでの報告内容はさまざまですよね。日報や成果の報告、進捗報告、私的なことに関する報告なども、メールでする機会が多いのではないでしょうか？ 報告メールを送るタイミングを内容別に見ていきましょう。
1：業務の進捗や日報
業務の進捗についての報告は、状況に変化が生じたら都度送るようにします。該当するのは、次のような場合です。
・計画や予定の変更が生じた
・状況が変わった
・取引先などと打ち合わせがあった
・トラブルの発生
・業務に行き詰ってしまった時など
日報は、指示された期限があればそれを遵守し、特に指示がない場合は、業務終了までに送るといいですね。
2：成果の報告
業務において、何かしらの成果を得た場合は、すぐに報告するといいですね。報告のメールには、根拠となるデータやグラフを添えると、より具体的に成果内容を伝えることができます。
ただし、プロジェクトの内容などによっては、口頭や電話での連絡が望ましいということも。この辺りは、成果が出た場合の報告はどうすればいいか、事前に相談しておくといいでしょう。
3：私的なことの報告
配置転換や転勤、異動などの内示があると、早めに知らせる方がよいのではと思うかもしれません。しかし、情報を開示してよい期限がある場合は、必ずそれに従うようにしてください。
また、結婚や出産、介護などについては、報告のタイミングは自分で決めるといいですね。ただし休職や退社については、仕事の引き継ぎなどもあるため、早めの報告が望ましいでしょう。
報告メール、適切な書き方のポイント
報告のタイミングが把握できたら、次は書き方をチェックしていきましょう。
1：件名が大切！ 一目でわかるようにしておこう
報告メールに限らず、ビジネスでメールを送る際は、件名を意識します。一目見たら内容がわかるような件名にすると、相手も対応がしやすいもの。件名を考える際は、「いつ」や「内容」について具体的に触れましょう。
《件名の例》
・〇月〇日実施Aプロジェクトの会議についての報告
・退職についてのご挨拶
件名に日付や固有名詞を入れておくと、あとからメールを探す際に便利です。
2：挨拶→本文→締めの言葉の順で書く
報告メールの書き出しは、挨拶からがいいでしょう。といっても、社外メールを送る時よりもずっとシンプルな挨拶で問題ありません。「お疲れ様です」で書き始め、その後に名乗るといいですね。
締めについても、シンプルでOK。「よろしくお願いいたします」や「またご報告いたします」などの文言を使うといいでしょう。
3：本文の書き出しは、結論から
報告メールの本文は、簡潔かつわかりやすいというのがベター。メールを送る相手は時間がないものと考え、作成するといいですね。
本文は、結論から先に書くのがおすすめ。「〇〇の件でご報告です」や「Aプロジェクトの進捗に変更が生じたご報告です」のようにすると、メールの目的が明確に伝わり、読み進めやすくなるでしょう。
また、報告メールの本文は、長くなり過ぎていないかも意識してください。何度もスクロールをしないといけないのは、本文が長い証拠。1スクロールで読み切れる量にしておくと、相手に負担をかけません。
単語の重複がないか、過度に接続詞や修飾語を多用していないかをチェックし、すっきりとしたレイアウトにして送るといいですね。
失敗やミスをメールで伝えるには
失敗やミスについての報告をメールでする場合、作成に時間がかかってしまうことが多いかもしれません。内容が内容だけに、書きづらいですよね。
失敗やミスの報告をする際は、次のことを意識して作成してみてください。
1：大きなミスや失敗は、必ず口頭で説明を
失敗やミスが生じると、必要になるのが迅速な対応です。そのため、メールではなく口頭や電話で報告するのがベター。特に、緊急度の高いものや、重要な案件での失敗は、即座に口頭で報告するようにします。
しかし、相手が不在、電話や対面での対応ができないという場合は、まずはメールで報告をしましょう。場合によっては、その方がスムーズに対応できることもあります。
メールで報告をした後、相手と話す時間ができた場合は、改めて口頭で報告しましょう。その際はしっかりと謝罪の気持ちを伝えるようにしてください。
2：失敗やミスについての詳細は、わかりやすく明記
失敗やミスが生じると、上司が対応しなければいけないケースも出てきます。上司がスムーズに対応できるよう、わかりやすい内容の報告メールを送りましょう。特に、失敗が起こるまでの経緯は、時系列に沿って明確かつ具体的に書きます。また、相手の反応については、事実をしっかり明記してください。
資料や動画を添える場合は、件名もしくは本文で、「添付資料をご参照ください」や「添付データをご確認ください」のように明記しておくと、相手に気づいてもらいやすくなります。
3：謝罪は丁寧に
失敗やミスが起こるのは避けられないことですが、相手に迷惑をかけるのは確か。失敗の大小にかかわらず、謝罪の気持ちを丁寧に伝えるようにします。
その際、支障がなければ、自分なりの再発防止策を提示するといいですね。「同じことを繰り返さないよう、次回からはダブルチェックを必ず遂行します」や「早急に業務フローの見直しを進めます」のように記すと、相手は安心するかもしれません。
また、実際に防止策を考案したら、チーム内で共有し、上司にも報告しましょう。失敗やミスで避けるべきは、自分1人で抱え込み、完結してしまうこと。失敗を次に活かせれば、業務や仕事の質は向上します。その点を意識し、行動するようにしてください。
おわりに
社内で送る報告メールは、簡潔かつわかりやすい内容にすることが大切です。特に、事実と主観を混同させてしまわないよう、注意してください。報告メールを読む相手は忙しく、時間の合間をぬって目を通してくれると意識すると、わかりやすい報告メールになるはずです。メールで報告をしなければならないことが生じたら、迅速に対応できるようにしたいですね。
TOP画像／(c) Adobe Stock
【関連リンク】
