この記事のサマリー
・「顛末」は、物事が始まってから終わるまでの事情全体、一部始終を表す言葉です。
・顛末書は、仕事上のトラブルの発生から収束までを客観的に報告するための文書です。
・経緯報告書は問題の進行中でも使えますが、顛末書は原則として収束後に作成します。
仕事で「顛末書を提出してください」と言われたら、何をどう書けばいいのか戸惑う人も多いでしょう。似た文書として始末書や経緯報告書もあり、違いが曖昧なままでは、求められている内容を外してしまいかねません。
読み方や言葉の成り立ちから、顛末書の基本まで、いざというときに迷わず困らないためのポイントを順にひもといていきます。
「顛末」とは？
まずは読み方と意味から確認していきましょう。
読み方と意味
「顛末」は「てんまつ」と読み、事の最初から最後までの事情、すなわち一部始終を意味します。「顛」は「いただき」、「末」は「すえ」を表し、物事の始まりから終わりまでを示す言葉です。
辞書では次のように説明されていますよ。
てん‐まつ【×顛末】
《「顛（いただき）」から「末（すえ）」までの意》事の最初から最後までの事情。
一部始終。「事件の―」
引用：『デジタル大辞泉』（小学館）
「顛末書」は、仕事上のミスやトラブルについて、発生時の状況、原因、対応、その後の結果などを整理して報告する文書を指します。
「顛末書」は何のため？ 誰が見る？
ミスやトラブルが発生した時、状況や経緯、対応について報告するのが「顛末書」です。これを元に状況を客観的に把握・理解し、再発防止策や改善策を検討します。基本的に当事者が作成しますが、組織的なトラブルの場合は、状況を聞き取りの上、上司などが取りまとめて作成する場合もあるでしょう。
「顛末書」の提出先は、上司や社長など事態を把握すべき人物となるのが一般的です。提出後は、上層部や会社で共有され、再発防止策の資料として使われることになります。
書き方のポイントと作成例
「顛末書」の目的がわかったところで、一般的な書き方を見ていきましょう。起きたことをしっかり振り返り、中立の視点で作成することがポイントです。
必須記載項目を確認
顛末書には、一般的なビジネス文書と同様に、提出日または作成日、宛名、作成者の所属部署と氏名、文書の表題を記載します。表題は、「顛末書」または「○○に関する顛末書」などとすると、報告の対象が明確になります。
本文には、問題が発生した日時と場所、発生した事実、判明した経緯、原因、実施した対応、対応後の結果、影響の範囲、再発防止策などを記載します。必要な項目は問題の内容や会社の規程によって異なるため、作成前に社内の様式や提出先の指示を確認しましょう。
顛末書の作成例
上記の記載項目に沿って、社内向けの顛末書の作成例を紹介します。実際に作成する際は、確認できた事実と対応結果を時系列に沿って、客観的かつ簡潔に記載しましょう。
発生日時：20XX年○月○日 14時ごろ
発生場所：本社○○部○○課
状況・内容：
20XX年○月○日14時ごろ、○○部○○課の担当者Aが、顧客○名に新商品の案内メールを送信しました。送信後、顧客からの問い合わせを受けて内容を確認したところ、すでに終了しているキャンペーンの情報が記載されていたことが判明しました。
原因：
送信担当者による原稿確認が不十分であったことに加え、送信前の確認者と承認手順が定められていなかったことが原因です。
対応状況と結果：
同日15時に、対象となる顧客へ誤記載についてのお詫びと訂正メールを送信しました。電話で問い合わせのあった顧客には、担当者から訂正内容を説明しました。○月○日時点で、訂正に関する追加の問い合わせは確認されていません。
再発防止策：
今後は、案内メールの作成者とは別の担当者が、掲載内容と実施期間を確認します。送信前には上長が最終確認を行い、承認記録を残した後に配信する運用へ変更します。
書き方のポイント
顛末書は、問題の全体像を正確に伝えるための報告書です。確認できた事実と推測を分け、発生から収束までを時系列に沿って記載しましょう。原因について複数の可能性が残っている場合は、断定せず、「調査中」「現時点で確認できている範囲」などと明記します。
文章は簡潔にまとめますが、必要な事実まで省略してはいけません。箇条書きを使うかどうかは、会社のフォーマットや提出先の指示に従います。また、提出期限が指定されている場合は期限を守り、作成に時間を要する場合は、いつまでに提出できるかを上司へ報告しましょう。
「始末書」や「経緯報告書」との違いは？
ビジネスシーンでは顛末書の他にも、始末書や経緯報告書などの提出を求められるケースもあります。それぞれの違いは何でしょうか？ この機会に確認しておきましょう。
「始末書」とは？
始末書は、過ちを詫びるために、事情を記して関係者に提出する書類のことです。顛末書が発生から終了までの事情を客観的に報告することを主な目的とするのに対し、始末書は本人の謝罪や反省を示す性格がある点に違いがあるといえるでしょう。
顛末書と始末書の違いを簡潔に整理すると、顛末書は「何が起き、どのように対応し、どのような結果になったか」を報告する文書です。一方、始末書は、それらの事実に加えて、本人が謝罪や反省の意思を示す文書だといえます。
同じ問題について顛末書と始末書の両方を求められる場合もありますが、必要な文書は会社の規程や提出を指示した担当者の判断によって異なります。自己判断をせず、提出目的を確認しておくと安心です。
経緯報告書
「経緯報告書」は、問題が発生してから現時点までの状況や対応の経過を報告する文書です。問題がまだ収束していない段階でも作成できる点が、顛末書との大きな違いです。
顛末書は、問題の発生から終了までを対象とします。一方、経緯報告書は、現時点までに確認できた事実や対応状況を共有するために用いられます。ただし、文書名や提出時期の定義は企業によって異なるため、社内規程や提出先の指示を確認しましょう。
参考：『使い方の分かる 類語例解辞典』（小学館）
反省文
反省文は、自分の行動を振り返り、問題点や改善すべき点、今後の行動を記す文書です。顛末書のように、問題の発生から終了までの事情を客観的に報告することが主目的ではありません。
始末書との区別や提出先、社内での取り扱いは会社によって異なります。提出を求められた場合は、謝罪を中心にするのか、原因分析や改善策まで記載するのかを確認しましょう。
「顛末」に関するFAQ
ここでは、「顛末」に関するよくある疑問と回答をまとめました。参考にしてください。
Q. 「顛末」は何と読み、どのような意味ですか？
A. 「てんまつ」と読み、物事が始まってから終わるまでの事情全体、一部始終を意味します。
Q. 「顛末」と「経緯」の違いは何ですか？
A. 「顛末」は物事の開始から終了までを表します。「経緯」は、現時点までの経過や、結果に至った理由・原因を表す場合にも使えます。
Q. 顛末書は、いつ作成するものですか？
A. 原則として、問題が収束した後に作成します。まだ対応中の場合は、現時点までの状況をまとめる経緯報告書などが適するでしょう。
最後に
顛末書は、事実を整理し、次の対応へつなげるための記録でもあります。必要になったときは、慌てずに発生から収束までを時系列でたどり、確認できた内容を一つずつまとめていきましょう。
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