会食のお誘いメールの書き方：準備編
取引先を会食にお誘いしなければならない場合、どのようにメールを書けばいいか困ることはありませんか？ 取引先との会食は、距離を縮めるのに適していますが、どのようにお誘いするかについては、悩んでしまいますよね。
会食のお誘いメールは、取引先との関係性を深めるための大切なステップ。まずは、どのようなことに注意して準備をすればいいか見ていきましょう。
まずは会食の場所を見つける
取引先に会食のお誘いメールを送る場合、もてなす側がしっかりと気を配ることが重要です。日程が決まったのに、店などの場所が予約できないということがないよう、事前に場所探しをしておくといいですね。
会食の場所を選ぶ際に重要なのが、立地や予算、相手の好み、アレルギーの有無。相手の好みやアレルギーについては予測できないことでもあるため、候補となる場所を複数見つけることをおすすめします。
場所を見つけたら、予約が必要かどうかやキャンセルポリシーも忘れずに確認を。場所によっては、仮予約が必要なこともあります。
連絡は会食日の1か月前までが理想
会食のお誘いメールについては、会食日の1か月前までに送るのが望ましいでしょう。特に決算月や年末年始、夏季休業前後などは、スケジュール調整がしにくくなる可能性があります。
また、取引先の経営陣や重要ポストにいる方を誘う場合は、会食日の2～3か月前に連絡する方が無難。多忙な方が多いので、時間に余裕を持って連絡するのがベターです。
会食のお誘いメールの書き方：メール作成編
会食のお誘いメールを作成する際に、意識しておきたいことを紹介します。会食について事前に話をしている場合も、メールに詳細を書く方といいですね。ポイントを押さえ、調整がしやすくなるようにメールを作成してください。
件名はわかりやすく！
取引先に会食のお誘いメールを送る際は、そのことがわかるような件名にします。そうすることで、メールが紛れても見つけやすくなるからです。メールの件名は以下を参考にしてください。
・会食の日程について
・会食の日程調整の件
件名が長すぎると、かえって見逃してしまうこともあるため、ひと目でわかる件名にするのが適しています。件名に記載するのは、締切やイベントの名称など重要な項目に絞り、最小限にとどめてください。
会食の目的を明確に伝える
メールの本文の作成では、会食の目的を明確に伝えることを意識してください。なぜ会食に誘われたのか、それがわからないと相手が判断に困る可能性があります。
「新製品についてご説明したい」「プロジェクトについて、もう少し話を詰めたい」など、会食の目的を明確にすることで、相手も調整しやすくなるでしょう。
相手がスケジュール調整しやすいようにする
会食のお誘いメールを作成する際は、相手がスケジュール調整しやすいかどうか、相手に余計な負担がかかっていないかどうかを慎重に確認します。
たとえば、日程は相手の都合を優先し、変更やキャンセルも申し出やすい雰囲気になるようにしてください。特に、日程調整は慎重に。相手に都合の良い日を複数挙げてもらう、候補日を設定する場合は複数日提示するなどすると、スムーズに日程調整ができるでしょう。
また、場所についても、決まっている場合は明確に伝えます。場所のURLや地図を案内し、食事メニューなども目を通せるようにしておきましょう。この時、好みやアレルギーの有無について、さりげなく確認を。取引先が返答しやすい内容のメールにしたいですね。
会食のお誘いメールの書き方：メールの例文編
取引先に会食のお誘いメールを送る場合の例文を見ていきましょう。作成の参考にしてくださいね。
日時がまだ決まっていない場合のメール例文
会食の日時がまだ決まっていない場合は、相手の都合を確認することから始めます。
件名：【会食の日程について】○○会社○○
△△株式会社
△△部 △△様
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
○○会社○○部○○（名前）と申します。
弊社、事業本部長○○より申し付かり、先日の御礼をさせていただきたく、会食のお誘いの連絡をいたしました。
恐れ入りますが、〇月中でご都合の良い日がございましたら、教えていただきたいと思います。可能であれば〇日以降で、複数の候補日をいただけますと幸いです。
ご予定はこのメールにご返信ください。ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
敬具
日時などがある程度決まっている場合の例文
件名：【会食の日程について】○○会社○○
△△株式会社
△△部 △△様
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
○○会社○○部○○（名前）と申します。
弊社、事業本部長○○より申し付かり、先日の御礼をさせていただきたく、会食のお誘いの連絡をいたしました。
恐れ入りますが、下記日程にてご都合のつく日がございましたら、教えていただけますと幸いです。
日程：〇月〇日（月）
〇月〇日（水）
〇月〇日（金）
時間：〇時開始を予定
場所：〇〇〇〇店を予定
＜住所＞
ご多用のところ大変恐縮ではございますが、〇月〇日（木）までに、このメールにご返信くださいますようお願いいたします。なお、ご都合がつかない場合は、お気軽にお申しつけくださいませ。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
敬具
場所や日時がきちんと決まったら、すべきこととは？
会食の場所が決まったら、次の情報をメールに記載して案内するといいですね。
店名／住所／連絡先／地図／場所のホームページURL
また、会食の予定が確約したら、当日の緊急連絡先となる電話番号や担当者名も忘れずに伝えてください。
会食日が近くなったら、リマインドメールを送るのも一つ。その時に再度場所や時間の案内をすると丁寧です。会食に来てくださることに対する感謝の気持ちも伝え、当日が有意義な時間になるよう、準備をしっかりとしてくださいね。
最後に
取引先に会食お誘いのメールを送る場合、大切になるのが、会食の目的を明確に伝えることと、相手の都合を優先することです。候補日を複数挙げる、候補日を相手に提示してもらうなどすると、相手が回答しやすくなりますので、ぜひ取り入れてみてください。場所や日時が決まったら、その旨を改めて伝えましょう。その際、会食に参加してくださることに対する感謝の気持ちもしっかりと伝えてくださいね。
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