「デスク」を整理するメリットとは？
まずは、「デスク」を綺麗に保っておくことで得られるメリットをいくつか紹介します。
1：物を探す時間が短くなる
「デスク」が散らかっているとき、「あの書類、どこだったっけ…？」と、物を探すのに時間をとられてしまったことはありませんか？ 「デスク」が整理整頓されていると、書類や資料、印鑑など、必要な物をすぐに見つけることができます。
たとえ、5分程度の時間だったとしても、年間単位で換算すると、かなり多くの時間をロスすることに。物を探す時間がなくなるのが大きなメリットといえるでしょう。
2：仕事の効率がアップする
書類や文房具などが「デスク」に散乱していると、余計な物が目に入るため、集中力が下がることもあります。しかし、「デスク」が綺麗に整理整頓されていると、視界がスッキリして、目の前の仕事にグッと集中することができるでしょう。仕事の効率はもちろん、生産性もアップすることが期待できます。
3：セキュリティ対策につながる
「デスク」が整理されていると、重要な書類を失くすリスクを下げられるため、セキュリティ対策につながります。重要書類を「デスク」の上にぽんと置いたり、ファイルボックスにしまったりしていませんか？ これらを無意識に行っていると、書類を失くしてしまうことも考えられます。
会社の信用にもかかわるので、セキュリティには十分に気を付けたいもの。「デスク」が常に整理整頓されていると、書類の紛失するリスクも下げられます。
「デスク」の整理整頓アイディアとは？
続いて、「デスク」周りの整理整頓アイディアをいくつか紹介します。
1：定位置を決める
まず、「デスク」の上には、よく使う文房具や資料などだけを置くようにします。そして、それぞれの物の定位置を決めておくことが、整理整頓のコツです。文房具はここ、書類を置くファイルボックスはここと、それぞれ位置を決めておくと、物を取り出す時にも、片付ける時にも迷うことがありません。なお、物の場所は、自分の利き手に合わせるといいでしょう。
例えば、右利きの場合、電話は左側に、書類や文房具のラックなどは右側に置くのがおすすめです。もし「デスク」が狭く収納スペースを確保できないといった場合には、棚を使うと、上下のスペースを使えるようになりますよ。
2：「デスク」上の整理は「立てる」が基本
資料や文房具を平置きしていると、スペースがとられてしまうほか、どうしても「デスク」が散らかりがちに。また、資料を平積みしていると、様々な案件の資料がごちゃ混ぜになり、紛失のリスクも高まります。そのため、「デスク」の整理整頓は「立てる」を意識すること。
文房具はペン立てに入れたり、紙の資料はファイルボックスに収納するようにしましょう。また、書類は案件ごとにクリアファイルにまとめ、それぞれのファイルに見出しを付けるのがおすすめ。書類の場所がひと目でわかるので、すぐに必要な書類を取り出すことができます。
3：仕事後は「デスク」を片付ける
「デスク」を綺麗に保つには、毎日の片付けが肝心です。仕事が終わったら、書類を片付け、文房具を定位置に戻し、ゴミは捨てる… と、毎日「デスク」の上を整理整頓しましょう。できれば、終業後にはパソコンや電話だけが「デスク」に置かれている状態にしておけるとベストです。これを毎日行い、習慣化できるといいでしょう。
引き出しの中の整理整頓アイディアとは？
「デスク」の引き出しは、それぞれの場所によって収納すべきアイテムが異なります。最上段、中段、最下段それぞれの整理整頓アイディアを見ていきましょう。
1：最上段には、文房具を置く
引き出しの1段目には、ペンやハサミ、ホッチキスなど、文房具を収納するスペースにするといいでしょう。普段よく使う文房具であれば、「デスク」の上に置いても構いませんが、あまり使わないものは引き出しにしまうのがベター。
また、文房具はサイズが小さいために、散らばってしまいがち。そのため、収納にはトレーを使用するのがおすすめです。なお、引き出しの中では、手間の方によく使う物を、奥の方にはあまり使わない物を置くようにするといいでしょう。
2：中段には、ノートや小物を置く
最上段は文房具、最下段は書類というのは基本ですが、中段は比較的自由に使えるスペース。最上段や最下段におさまらなかったノートや本、ポーチなどの小物を入れるのがおすすめです。
3：最下段には、書類や資料を置く
最下段は、大きめの引き出しが設置されていることが多いですよね。高さも十分にあるため、書類を収納しておくのにぴったりです。なお、「デスク」上と同じく、ファイルボックスなどを用意し、書類は立てて置くようにしてください。また、最上段同様に、手前には使用頻度の高い書類を、奥には使用頻度の低い書類を置くといいでしょう。
「デスク」整理におすすめグッズを紹介！
続いて、「デスク」整理に使えるグッズを紹介。会社の「オフィスデスク」にもすぐに取り入れられるものばかりですので、ぜひ参考にしてみてください！
1：机上ラック
「デスク」は、左右には十分なスペースがありませんよね。そこで役立つのが机上ラック。上下にあるスペースを有効活用できるので、「デスク」がスッキリまとまります。無印良品やニトリなどでも売られており、パソコンを置くモニター台タイプや、引き出しタイプなど種類も様々。自身の用途に合わせて選んでみてください。
2：書類トレー
「デスク」の書類整理に役立つのが書類トレー。平置きにしていた書類やノートなども綺麗に整理することができます。書類トレーは、100均で見つけられるのも嬉しいポイント。2段のものや、3段のものもあるほか、ヴィンテージデザインといったおしゃれな書類トレーもあるので、お好みのものを探してみてください。
3：結束バンド
パソコン、マウス、電話、USBケーブルと、「デスク」周りには様々なコードが集まり、ごちゃごちゃしがちです。「デスク」上のコードを整理するには、結束バンドを使うのがおすすめ。パソコンにつながっている複数のコードを1つにまとめるだけで、見た目がかなりスッキリします。
最後に
仕事の効率や生産性アップにもつながる「デスク」整理。日本を代表する自動車メーカー・トヨタ自動車では、「片付け」が何よりも優先されており、「トヨタ式デスク整理術」と呼ばれる方法が確立されているほど。
当記事でも紹介した「デスク」整理アイディアは、すぐに試せるものばかりです。ぜひ試してみて、「デスク」周りをスッキリとさせましょう！
TOP画像／(c)Shutterstock.com
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