「今日の会議は長いだけで、何も決まらなかったね」。このような経験がある方も、少なくないはず。実のある会議にするには、ファシリテーションが欠かせないと言えるでしょう。今回は、進め方や持つべきスキルを紹介します。
ファシリテーションとは？
ファシリテーションとは、グループやチームの話し合いを効果的に進行・管理する手法です。ファシリテーターと呼ばれる中立的な進行役が、参加者全員の意見を引き出し、対話を促進し、グループ全体の意見をまとめます。
ファシリテーターは、特定の意見や方向性に偏らず、参加者が公平に発言し、共通の目標に向かっていけるようにサポートし、問題解決や意思決定のプロセスを円滑に進める役割のこと。
ファシリテーションで一番重要なことは、参加者の建設的な対話を通じて、合意形成や問題解決を促進することです。ファシリテーションが効果的になされると、参加者の意見やアイディアが最大限に引き出され、共通の目標達成に向けた協力が強化されます。その結果、グループ全体のパフォーマンスが向上すると言えるでしょう。
ファシリテーションの進め方は？
会議を円滑にするファシリテーションには、基本となる進め方があるようです。これを機に覚えておきましょう。
1：準備段階
まず、会議やワークショップを始める前には、準備が重要なカギとなります。目的と目標を明確化し、議題やタイムラインを詳細に計画。そして、参加者を選定し、各メンバーの役割を明確にしておきます。もちろん、必要な資料やツールの用意も怠らずに。
対面式であれば、ホワイトボードに議題やアイデアを書き出し、付箋を使って参加者の意見を視覚的に整理する方法が効果的です。オンラインでは、Zoomのブレイクアウトルーム機能を使って小グループで議論を行い、Teamsのチャット機能を活用してリアルタイムで意見を集めることができます。
2：導入段階
会議やワークショップの開始時には、参加者の緊張をほぐし、リラックスした雰囲気を作るために、アイスブレイクを行います。また、会議の進行ルールやマナーを共有し、合意を得ておくといいでしょう。会議の目的と期待される成果も最初に確認すると、その後の議論が進みやすくなるはず。
3：実施段階
実施に当たっては、ファシリテーターが、中心になって議論を活性化させます。全員の意見を平等に引き出し、意見やアイディアを整理し、重要なポイントをまとめることもファシリテーターの役割です。時間管理をしながら、アジェンダに沿って会議を進め、意見の集約を行い、共通の合意を導くプロセスをサポートしていきます。
4：総括段階
最終的には、議論の結果や合意内容をまとめ、確認。次のステップへの具体的なアクションプランを明確化します。会議後のフォローアップ方法を決定し、その責任者を決めておくといいでしょう。参加者からのフィードバックを受け、次回への改善点を考えることも大切です。
ファシリテーションの効果は？
生産性や効率性が求められる現代において、ファシリテーションの効果はますます重要視されています。一緒にその効果を見ていきましょう。
1：コミュニケーションの向上
参加者全員が意見を出しやすい環境を作り出すことにより、メンバー間の誤解や摩擦が軽減され、よりオープンで建設的な対話が促進されます。全員が発言できることで、情報の共有がスムーズに行われ、チーム全体の理解と協力が深まることも。結果として、チームの一体感や協力体制が強化され、効果的なコミュニケーションが確立されます。
2：創造的な問題解決
多様な意見やアイディアが引き出されることで、創造的な問題解決が促進されるでしょう。異なる視点や経験を持つメンバーが、自由に意見を交換することで、新しいアイディアや革新的な解決策が生まれやすくなる結果に。
ファシリテーターは、議論を整理し、重要なポイントを明確にすることで、具体的な解決策を導きます。
3：効率的な意思決定
ファシリテーションは、議論の焦点を明確にし、時間を効率的に管理することで、迅速で効果的な意思決定を可能にします。参加者全員の意見を平等に取り入れながら、合意形成を進めるため、決定が迅速に行われ、実行に移しやすくことも。
これにより、会議やワークショップの生産性が向上し、目標達成に向けたアクションプランが、具体的かつ実行可能なものとなるでしょう。
持つべきスキルは？
ファシリテーションに必要なスキルにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは2つ紹介します。
1：コミュニケーションスキル
効果的なファシリテーションには、優れたコミュニケーションスキルが必要です。ファシリテーターは、参加者全員の意見を引き出し、明確に伝える能力が求められます。また、非言語コミュニケーションも重要で、相手の表情や態度を読み取り、適切な対応を行うことが求められるでしょう。
2：タイムマネジメントスキル
効果的なファシリテーションには、時間を管理するスキルが不可欠です。ファシリテーターは、会議やワークショップの進行を計画し、予定通りに進めるためのタイムマネジメントスキルを持つ必要があります。
議論が脱線しないようにコントロールし、重要な議題に集中させることで、生産的な会議を実現。時間を有効に使い、目標達成に向けた具体的なアクションプランを導くための大切なスキルです。
最後に
今回は、ファシリテーションについて解説しました。準備をせずに、ただ決められた時間に集まり、決められた場所で会議をするだけでは、何も進みません。また、一方的に説明したり、指示を出したりするだけでは、人はなかなか積極的に動いてくれませんよね。
ファシリテーションは、単に会議を円滑に進めるだけではなく、メンバーが主体的に関わり、効率的な組織運営を進める上で、必要不可欠な手法と言えるのではないでしょうか。
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