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マルチタスクとは？ 意味やメリット・デメリット
仕事を要領よく進めるのが苦手な人は、「マルチタスクができない」といわれることがあります。なかには、そもそもマルチタスクとは何を指すのかわからない人もいるでしょう。
ここでは、マルチタスクの意味やメリット・デメリットについて解説します。
マルチタスクは複数の作業を同時にこなすこと
マルチタスクの意味は、複数の作業を同時にこなすことです。例として、「他者と会話をしながらメールを作成する」「会議に参加しながら議事録をとる」などが挙げられます。
もともとは複数の処理を行うことを意味するコンピューター用語として使われていましたが、のちにビジネスシーンでも用いられるようになりました。
マルチタスクと対照的なシングルタスクとは、1つの作業に集中して取り組むことです。1つの作業が完了するまでほかの作業に着手しないため、集中力の持続と生産性の向上に効果的とされています。
マルチタスクを行うメリット
マルチタスクで仕事を進めるメリットは、業務が停滞するリスクを減らせることです。複数の作業を同時進行させるため、ある作業に関連する業務がストップした場合でも、ほかの作業は停滞させずに進められます。
また、業務全体を把握しやすくなることもメリットのひとつです。全体像を俯瞰できるため、気づきにくい潜在的な課題を見つけるきっかけが得られるでしょう。
さまざまな人や部署と連携してタスクを処理する機会が増えることから、社内のコミュニケーションの活性化も期待できます。メンバー間のコミュニケーションが活発になれば、よりスムーズに業務を進行できるでしょう。
マルチタスクを行うデメリット
人によっては、マルチタスクで仕事がはかどるどころか、非効率化につながる可能性があります。複数の作業を同時進行させるのが苦手な場合、タスクの量が許容範囲を超えるといっぱいいっぱいになってしまうでしょう。
進捗管理がおろそかになったり、予定よりも仕事の進みが遅くなったりと、さまざまな弊害が考えられます。マルチタスクで複数の仕事に着手するよりも、一点集中のシングルタスクのほうが効率は上がるケースも珍しくありません。
また、マルチタスクで仕事を進めていると、オンとオフの切り替えが難しくなりがちです。時間に追われている感覚が抜けず、常にプレッシャーを感じることもあるでしょう。
マルチタスクが得意な人・できない人の違い
マルチタスクを楽々とこなす人がいる一方で、マルチタスクができないと悩む人は少なくありません。自分がマルチタスクに向いているのか知りたい場合は、得意な人・できない人の共通点を参考にするのがおすすめです。
それぞれの特徴をチェックし、自分はどちらに当てはまるのかを考えてみましょう。
マルチタスクが得意な人の共通点
マルチタスクが得意な人は、コミュニケーション能力が優れている傾向があります。作業に関わる人と円滑にやりとりができるため、仕事の進め方について周囲の理解を得ることや、複数人とのスケジュール調整などがスムーズに進みます。
マルチタスクを行う際は、複数のタスクを優先度の高い順に整理する能力も重要です。優先順位を決めてから取りかかることで、複数のタスクを効率よくこなせます。
また、複数の仕事を同時に進めるためには、切り替えのうまさも必要でしょう。マルチタスクを得意とする人は、ある作業から別の作業に切り替えた際でも集中力を切らさない傾向があります。
マルチタスクができない人の共通点
仕事に対するこだわりが強い人は、マルチタスクができないケースが多いでしょう。状況に応じて柔軟に対応するのが苦手なため、複数の業務を同時に進めるやり方は向いていません。
一方で、1つの作業のみに取り組むシングルタスクであれば、優れた能力を発揮できる可能性があります。そのほかの共通点には、「注意力が散漫で集中力が持続しにくい」「完璧主義でミスを恐れる」などが挙げられます。
マルチタスクは作業の切り替えが頻繁に起こることから、集中力を維持する能力が必要です。また、マルチタスクでは物事をスピーディーに処理しなければいけないため、ミスをする恐怖から過度に時間をかけて慎重に取り組む人も適していないでしょう。
マルチタスクに役立つ思考法＆ツール
複数のタスクを並行して処理したい場合は、マルチタスクに役立つ思考法やツールを取り入れるのがおすすめです。以下の3つを活用し、業務の効率化につなげましょう。
1.「1×10×1システム」で作業の順番を決める
2.タスク管理ツールで作業を可視化する
3.作業の中断にはパーキングロット思考を使う
「1×10×1システム」で作業の順番を決める
仕事が山積みのときは、作業にかかる時間が短いものから処理する「1×10×1システム」で作業の順番を決めましょう。
「1×10×1システム」の数字は1分・10分・1時間を表しており、はじめに1分以内で処理できるタスクから取りかかります。次に所要時間が10分程度の仕事に着手し、完了したら1時間以上を要する作業に入ります。
所要時間から作業の順番を決めることでやるべき仕事が明確になり、複数のタスクを効率的に処理できるでしょう。
タスク管理ツールで作業を可視化する
マルチタスクを実践する際は、タスク管理ツールを活用するのがポイントです。作業を可視化すると、タスクの内容や納期などを管理しやすくなります。また、タスクの優先順位をつけやすくなったり、進捗状況を把握できたりするのもメリットです。
チャット機能やファイル添付機能がついているツールが多いため、チーム内での情報共有にも役立つでしょう。
作業の中断にはパーキングロット思考を使う
作業を中断する際は、パーキングロット思考を実践するのがおすすめです。パーキングロット思考とは、別のタスクが入ってきた際にそれまで対応していた作業を一度保留し、別のタスクを処理してから再度取りかかる方法です。
具体的には、保留する作業の内容をメモに残し、別のタスクの完了後にメモの内容を実行します。簡単なメモを残すことで、脳への負担を抑えながら対応中のタスクに関する記憶を管理できるでしょう。
マルチタスクができない場合の解決方法3選
無理にマルチタスクを行わなくても、仕事を効率的に進める方法はあります。ここでは、マルチタスクができない場合の解決方法を3つご紹介します。
1.シングルタスクに切り替える
2.作業の分担や外注を検討する
3.タスクに集中できる環境を作る
1.シングルタスクに切り替える
マルチタスクができない場合は、複数の作業をシングルタスクに切り替えるのが賢明です。そもそもマルチタスクは、いくつかのシングルタスクによって構成されています。
作業をシングルタスクに細分化し、一つひとつを確実に処理すれば、作業の効率化につながるでしょう。シングルタスクに分類する際は、タスクを紙に書き出して視覚的に整理するのがポイントです。
2.作業の分担や外注を検討する
複数の仕事が山積みになると、マルチタスクを強いられる可能性があります。マルチタスクに苦手意識がある場合は、前もって作業の分担や外注を検討することが大切です。
複数人で作業を分担するワークシェアリングを実施したり、業務の一部をクラウドソーシングで外注したりすると、マルチタスクに陥る状況を回避できるでしょう。
3.タスクに集中できる環境を作る
タスクに取り組む際は、集中しやすい環境の構築が重要です。「スマートフォンの通知を切る」「使用しないブラウザを閉じる」などを実施し、タスクを処理するだけの時間を設けましょう。
あえてスケジュールに空白を作り、未完了の仕事を片付けるための時間を確保しておくのも有効です。集中力の低下や外的要因によって作業が終わらなくても、空白の時間を作っておけば柔軟に対応できます。
マルチタスクができない悩みは克服できる！
マルチタスクを実践する際は、タスク管理ツールや思考法を取り入れるのがおすすめです。とはいえ、マルチタスクは人によって向き不向きがあります。マルチタスクができないのであれば、無理に作業を詰め込む必要はありません。
さまざまな工夫を実践することで、マルチタスクをしなくても業務を効率よく進めることは可能です。マルチタスクができないからといって悩みすぎず、自分に合う方法で仕事をこなしていきましょう。
TOP画像／(c)Shutterstock.com
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