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まずは「連絡」と「報告」の違いをチェック
まずは「連絡」と「報告」の違いをまとめました。
ビジネスシーンにおけるふたつの言葉の違いを、正しく理解しておきましょう。
♦︎仕事や日常での「連絡」とは？
「連絡」とは、情報を相手に知らせること全般を指します。
ビジネスシーンでは状況の共有やスケジュールの確認、緊急時の伝達なども「連絡」に入ります。
連絡は「情報を伝えること」が目的なので、相手の判断や承認を必ずしも求めるものではありません。
♦︎仕事や日常での「報告」とは？
「報告」は相手に判断を仰ぐ、もしくは了承を得るために情報を伝えること。
ビジネスシーンでは結果や進捗を知らせたり問題やトラブルを伝えたりするほか、今後の方針について確認する作業も「報告」に入る場合があります。
実務上の違いとして「連絡」と違い、報告は「相手が知った上で判断する」のが前提となっている場合も少なくありません。
ビジネスシーンで「連絡」「報告」を使い分ける5つのポイント
ビジネスシーンでうっかり誤用をしてトラブルを起こさないためにも、「連絡」と「報告」を使い分けるポイントを理解しておきましょう。
♦︎ポイント1：相手が判断をする必要があるかどうか
簡単に分類すると、相手に知ってほしいだけの情報は「連絡」で、判断や承認・指示を求める情報は「報告」です。
たとえば、「先方との本日のミーティングは、13時に駅前の●●カフェで待ち合わせます」など、時間と場所を知らせるだけで相手の判断は不要ならば「連絡」、「今日のランチは変更になり、正午からこちらのレストランで調整しました。よろしいでしょうか」など相手の了承を得る必要がある場合は「報告」にあたると考えておくといいでしょう。
なお、判断が必要か曖昧な場合には「報告」の形式にしておくと安心です。
♦︎ポイント2：伝えるべき事柄・情報量の違い
「連絡」はできるだけ短く、要点だけを伝えるのがスマート。
一方の「報告」は、背景や経緯、結果など必要な情報を漏れなく整理して伝えるスキルが求められます。
たとえば会議について伝える際に「会議は10時からです」と簡潔に伝えるのは「連絡」、「会議は10時から行います。議題は○○、参加者は△△です。前回の宿題である××の進捗状況もご確認ください」などと確認を求めるものは「報告」にあたります。
なお「報告」は長すぎると、相手が読みにくく判断が遅れる原因にも。箇条書きや整理した文章を心がけ、読む側の負担を減らすと親切です。
♦︎ポイント3：タイミングで判断する
実務上の目安として、事前を含めて必要な時に随時伝える、つまりできるだけ早く知らせることが重要ならば「連絡」、行動や結果がまとまったタイミングで伝えるならば「報告」にあたるケースが多いでしょう。
たとえば取引先への外出について「今から外出します」と外出を知らせるのが目的ならば「連絡」で、「本日の打ち合わせで決まったことは○○と▲▲です」と、終わったことを整理して伝えて判断や次の行動を仰ぐのは「報告」です。
なお、報告はタイミングが遅れるとトラブルのもと。「報告漏れ」と判断されて、評価が下がる場合もあります。
進行中の事柄は、途中経過も含めて早めに報告しておくと信頼が得やすいでしょう。
♦︎ポイント4：相手の立場によって判断する
実務上での傾向としては、上司やクライアントには「報告」が中心に、同僚・友人には「連絡」が中心となるのが基本です。
上司には「本日の進捗を報告します」と必要な事柄をまとめて伝える場面が多いのに対して、同僚や友人には「今日の進捗はこんな感じです」と簡単な概要だけを伝えて終わるシーンが多いでしょう。
♦︎ポイント5：言葉遣いによっても変わる
実態として「連絡」はフランク、「報告」はフォーマルな言葉遣いで行われている違いもあります。
同僚や先輩には「さっきの件、今から説明します」などのカジュアルかつシンプルな言い方で問題なくても、上司には「先ほどの件につきまして、結果をご報告いたします」など、明確に“報告”という言葉を用いながらフォーマルな言葉で伝えるシーンが少なくありません。
なお「報告」は口頭ではなく、書面で求められる場面もあります。
これは失敗…「連絡」「報告」でありがちなミス
「連絡」と「報告」の違いを認識していたとしても、うっかりミスをして意図しないコミュニケーションになってしまう場合も。
アラサーがやりがちなミスをチェックしておきましょう。
♦︎痛恨のミス：情報が少なすぎて相手に不安を与えてしまう
伝える側が「連絡を入れればいいや」と軽く考えていたら、情報が少なすぎて相手を不安にさせてしまうケースも散見されます。
たとえば、同僚に「打ち合わせが長引いているので、帰社が遅れます」とだけ入れれば、同僚は「相手と何か問題が起きて、対処をしているのではないか？」と不安になることも。
この場合は、ただ「連絡」を入れるにしても「話が盛り上がっているので帰社が遅れます。問題は生じていないのでご安心を！」などと現状を添えると親切です。
♦︎痛恨のミス：「報告」をしたつもりで「連絡」になっていた
連絡なのか報告なのか、明確に区別をつけにくい伝達事項もあるのがビジネスの現場です。
そのため本人が「報告」をしたつもりでも、内容が不十分で「連絡」にしかなっていないと相手に受け取られている場合もあります。
上司に「報告」をしたつもりが、上司が判断できるだけの情報がなく実態は「連絡」だけで止まっていた… というミスは、比較的ありがちです。
「連絡」と「報告」の感覚はプライベートでも役立つ
「連絡」と「報告」を自然に使い分けられるようになると、プライベートでも役立ちます。
たとえば友達や恋人に今の状況を伝えるのは「連絡」、相手の意見や承認がほしいときには「報告」という感覚を持っておくと、コミュニケーションでの誤解が減るでしょう。
「連絡」と「報告」は、似ているようで異なるもの。
正しい使い分けを意識して、相手に余計な心配や手間をかけないスムーズなコミュニケーションを心がけましょう。
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並木まき
ライター、時短美容家、メンタル心理カウンセラー。企業研修や新人研修に講師として数多く携わっている。シドニー育ちの東京都出身。28歳から市川市議会議員を2期務め政治家を引退。数多くの人生相談に携わった経験や20代から見てきた魑魅魍魎（ちみもうりょう）な人間模様を活かし、Webメディアなどに執筆。
