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「ご担当者様」は正しい敬語？
先に答えを言ってしまうと「ご担当者様」は敬語としては不自然なので、可能であれば使うのを避けたほうが好ましいでしょう。「御担当者様」や「御担当の方へ」も同様です。
「ご担当者様」は、会社や組織に所属している人に向けたメールや文書で主に相手の名前が分からず名宛人を書けない場面で慣習として用いられていますが「担当者」とはあくまで役割や立場を表す言葉。本来は「様」をつける対象ではないことからも、使用は最低限にとどめるべきでしょう。
「ご担当者様」の記載が許容されるケース
一方で、すでにビジネスシーンでは「ご担当者様」の表記が一般的になっていることから、必要に応じて使ったほうが自然な場合もあります。
名宛人を「ご担当者様」としても、許容されやすいケースを説明します。
♦︎初回の連絡や問い合わせのメール
初めて相手に連絡をするときには、誰が担当者なのかわからないため「〇〇株式会社 ご担当者様 突然のご連絡にて失礼いたします」といった形式で用いても不自然ではありません。
ただし面識がなかったとしても、資料に記載されているなどの理由で事前に担当者の名前が判明しているときには「ご担当者様」ではなく個人名を名宛人にしましょう。
♦︎Webフォームからの問合せ後、返信がない場合
いったんWebフォームから問合せを入れたものの、その後の返信がない場合に再度こちらから連絡を入れる場面では、相手先の担当者名がわからないままですから、やむをえず「ご担当者様」と記すのが自然でしょう。
ただしこの場合も件名には「ご担当社様」と書かず、本文に入る前のメールの冒頭に名宛人として記すのが一般的です。
♦︎どうしても宛名にすべき個人名が不明なとき
「〇〇株式会社 ご担当者様」のように、会社名のあとに「ご担当者様」と記す記載方法は、企業宛の一般的なフォーマットとして受け入れられている実態にもあります。
そのため宛名にすべき個人名がどうしても不明なときに、宛名を空欄のままにしないよりは「ご担当者様」といれたほうが自然な文章だと受け取られる場合もあるでしょう。
これはNG！「ご担当者様」の誤用例
「ご担当者様」は便利な表現である一方で、使い方を誤ると失礼に受け取られる場合も少なくありません。
NG用法を解説します。
♦︎NG：社内メールで使う
社内宛のメールでは、相手の名前を知らないこと自体が失礼になることもあるため「社内では必ず名前で呼ぶのが基本」と心得ましょう。
もしも相手の名前がわからない場合には、同僚に尋ねるなどして調べてからメールを送ったほうが確実です。
♦︎NG：名前を知っているのに「ご担当者様」と書く
「ご担当者様」は使いやすい言葉ではありますが、すでに相手の名前を知っているのに使ってしまうと相手の存在を軽視しているようにも受け取られかねず、とても失礼にあたります。
自己紹介を受けたけれど名刺の交換をしなかったなどの事情があって相手の名前が思い出せないときには、その旨を素直に伝えてメールをしたほうが、無用な誤解を避けやすいかもしれません。
♦︎NG：返信のメールで使う
すでに相手から返信があって、メールを読めば担当者名が記されているにもかかわらず「ご担当者様」と書いてしまうのは不誠実。
担当者名がわからないときにはやむを得ず使ったとしても、担当者名が判明した時点できちんと名前を記すのがマナーです。
相手の名前が不明なときに使える「ご担当者様」の類似表現
相手の名前がわからないときや定かでないときに用いる言葉として「ご担当者様」に類似している表現をまとめました。
相手の名前がどうしても不明だけれど、なるべく失礼にあたらない表現を用いたいシーンで参考にしてみてください。
♦︎会話で担当者を呼び出したいとき
電話やインターホン越しなどで、担当者を呼び出したいときには「ご担当者様をお願いします」と告げるよりも「ご担当の方はいらっしゃいますか？」と会話調に尋ねると自然です。
相手に圧をかけずに、柔らかい印象を残せる口語です。
♦︎フォーム経由で連絡するシーンの本文内
フォーム経由で問い合わせなどをしている場面で、担当者に向けて何らかのアクションをお願いしたいときには「ご対応いただける方へ」などの柔らかい表現が好まれる場合もあります。
文章にもなじみやすい言葉を用いましょう。
♦︎複数人宛・部署宛のとき
社内外を問わずに、複数人宛や部署宛で送るときには「ご担当者各位」「関係各位」といった集合宛名が便利です。
複数の部署に送るときにも使えるので、担当者名を全て列記するのが相応しくないシーンでも用いやすいでしょう。
「ご担当者様」は形式上の表現
「ご担当者様」はビジネスシーンでよく見かけますが、あくまでも形式上の表現です。
敬語としてはやや不自然で、使える場面も初回の連絡時など「相手の名前がわからないシーン」に限定されます。
相手の名前がわかった時点で、速やかに「○○様」と名前を記す書き方に変えるのがマナーと心得ておきましょう。
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並木まき
ライター、時短美容家、メンタル心理カウンセラー。企業研修や新人研修に講師として数多く携わっている。シドニー育ちの東京都出身。28歳から市川市議会議員を2期務め政治家を引退。数多くの人生相談に携わった経験や20代から見てきた魑魅魍魎（ちみもうりょう）な人間模様を活かし、Webメディアなどに執筆。
