日報、書いていますか？
社会人になり、初めて「日報」を知ったという人もいるでしょう。最初はどのように書けばいいかわからず、戸惑ったかもしれません。
日報は、日々の業務についての報告をする書類のこと。今回は日報について、目的や書き方、注意したいことなどを調べてみました。
日報って？
日報（にっぽう）とは、毎日行う報告のこと。日報で多いのは、次の項目です。
・本日の計画や目標
・その日行った業務内容
・その日の成果や行動
・目標達成度
・所感
・今後の予定 など
日報の内容は、企業や所属部署、職種により異なります。また日報を「業務日誌」「作業日誌」と呼ぶこともあります。
日報の目的は
なぜ日報を書くのだろうと思ったことはありませんか？ 日報は、毎日の出来事を上司に報告するためのものですが、実はそれ以外にも目的があります。
日報があることで、おのずとその日を振り返ることになりますよね。振り返ることで、気がつくことはたくさんあるはず。これも日報の目的といえるでしょう。
職種によっては、日報を書くことが法律で義務化されています。代表的なのは、タクシー運転手の書く運転日報。一日における全作業について書き、報告しなければなりません。
日報にはどんなメリットがある？
日報を書くメリットについて見ていきましょう。日報を書くことでもたらされるメリットには、何があるのでしょうか？
進捗を可視化できる
日報を書くことで、取り組んでいる業務の進捗を可視化することができます。どのような業務に取り組んでいるのか、どれくらいの時間がかかっているのかなどが、明らかになるでしょう。
また、業務が予定通りに進んでいるかもチェックすることができます。業務の遅れに気づきやすくなったり、どのようなリカバリーが必要か判断しやすいというのも、日報のメリットです。
日々を振り返れる
上述したように、一日の行動を記録する日報は、顧みるのに役立ちます。業務の進め方や結果を振り返ることで、問題点や改善点に気づきやすくなるでしょう。また、記憶が鮮明なうちに記録できるというのもメリットですね。
情報共有がしやすい
日報があることで、チーム内の情報共有がしやすくなるのもメリットです。日々の業務で気づいたことや課題、改善点などを日報に書くことで、上司や先輩、チームメンバーなどに共有しやすくなるでしょう。
上司がフォローしやすい
日報は部下から上司へ提出することがほとんどです。上司が日報をチェックすることで、部下のフォローやサポートがしやすくなるのもメリットでしょう。また、上司による助言や注意喚起、アドバイスがしやすくなるという側面もあります。
コミュニケーションに活用できる
日報をもとにして、上司や先輩、同僚などとコミュニケーションを深めることもできます。日報に質問や疑問を書くことで会話が生まれる、自分の考えなどを知ってもらえるということも。また、業務に関する質問や疑問を書くと、相談しやすくなるというメリットもあります。
日報の書き方
ここからは日報の書き方を見ていきましょう。
日報のフォーマットを作る
企業によっては、日報のフォーマットが決まっているところもあるでしょう。その場合はそれに沿って書きましょう。
フォーマットがない場合は、自分で作っておくと効率的です。作成や提出にかかる時間を短縮することができるでしょう。
内容は簡潔に
日報は、人に読んでもらうもの。それを意識し、内容を簡潔に記しましょう。文で書くよりも、箇条書きなどを使うとわかりやすくなります。定まった形式やレイアウトがない場合は、読み手にとってわかりやすいかどうかを考えるようにしてください。
数値や具体的な行動を書く
日報には、具体的な行動を書くのがベター。数値を使い、「今日は〇件訪問した」「目標の〇％達成」のように書くと具体性を感じられるでしょう。業務の進捗も、「進捗は〇割程度」のように数値で表すとわかりやすいですね。
日報を書く際に注意したいこと
いざ日報を書くとなると、何をどのように書けばいいかわからず、悩む人もいるかもしれません。ここからは、日報を書く際に注意したいことを紹介します。次のことを押さえながら、日報を書いてみましょう。
所感の書き方に注意
日報を書く際にもっとも迷う項目が「所感」ではないでしょうか？ 所感がどのようなことを指すのか、感想と何が違うのかわからず、迷うかもしれません。
所感に書くのは、業務を通して学んだことや、得た気づきです。課題や改善点なども、所感に書くといいですね。また、疑問点があれば、それも記録しておきましょう。
所感を書く際に意識したいのが「単なる感想で終わらない」ということです。「私はこう思いました」ではなく、自分なりに考える具体的な改善策や提案、代替案などを書くようにしましょう。
批評は要らない
業務のことを熟知しているわけでもないのに、業務フローやルールなどを批評するようなことを書くのは避けましょう。もし批評するなら、相応の代替案や改善策を提案するといいでしょう。
改善などを提案する場合は、業務全体の背景や全体像をしっかり把握し、関連性などを深く理解してから慎重に考えましょう。
自己分析はNG
「私はほめられて伸びるタイプだと感じました」「私は失敗をしないと理解が進まないタイプです」のように日報で自己分析をするのはNG。日報を書いている時にそう感じたとしても、日報に書く必要はありません。
評価は上司や先輩などがするものです。自分について気づいたことがあれば、日報ではなく、自分のノートやスケジュール帳に書き留めておくといいでしょう。
提出前に再度読み直す
日報を提出する際は、しっかりと読み直しをしましょう。特に次のことはチェックしておきたいことです。
・誤字脱字がないか
・わかりやすい内容になっているか
・数字などが間違っていないか
・固有名詞（役職、名前、商品名、場所、取引先名や担当者名など）が間違っていないか
日報は記録として残ることが多いので、上記のような間違いは防ぐようにしましょう。
最後に
日報について紹介しました。毎日書く日報は、何を書けばいいかわからなくなることもあるでしょう。それを避けるためには、出来事や思いついたことを逐一メモするのがおすすめです。日報を書く際、そのメモを見ながら書くとスムーズですよ。
TOP画像／(c) Adobe Stock
