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WORK

2020.03.22

テレワークや社内連絡に! やりとりがスムーズになる【ビジネスメール】の送り方

テレワーク時に、上司からのメール。返信不要とはあったけど、どうすればよい? そんなときに使えるのは「件名のみのメール」です。ビジネスマナーに詳しい鶴田初芽がお届けします。

鶴田初芽

テレワークにも使える! 件名のみのメール

新型コロナウィルスの影響で、テレワーク勤務をされている方が増えていますね。今回は、社内の方向けにちょっとした連絡や報告をしたいけれど、電話やチャットをするほどでもない… そんなときのメールをお届けします。

◆件名のみのメールで連絡しよう!

(c)Shutterstock.com

テレワーク勤務が始まり、社内の方へちょっとした連絡をする際、電話やチャットは、リアルタイムなコミュニケーションツールであるがゆえ、会社の様子が見えない中で使うのは少し悩みますよね。急ぎや重要度の高い用件は別だと思いますが。

特にチャットは、何かしら応答しないと失礼かしら? などと、相手にも気を遣わせてしまうかもしれません。とはいえ、メールの本文に書くには大袈裟かなあと思ってしまう、そんなときに活躍するのが、件名のみのメールです。

◆件名欄だけで用件を済ませる

(c)Shutterstock.com

確認に使う場合

例えば、上司からの連絡事項に対し近くの席にいれば、「先方ご要望の件、確認致しました」「本日の会議に私も参加させて頂きます」とひと言声をかければ済む場面。テレワーク時にはメールの件名欄に以下のように記載し、送信します。

【件名のみ】先方ご要望の件、確認致しました。
【本文なし】本日の会議に参加させて頂きます。

メールの件名欄のみに記載していることを【 】で示した上で、続けて内容を簡潔に記します。メールで送信することで、複数の方へ一度に伝えることも出来るので便利です。

報告に使う場合

社内制度として連絡方法が特段決まっていないのならば、テレワークの始業や終業のタイミングも、以下のように報告することができます。

【件名のみ】これより在宅勤務を開始します。本日もよろしくお願い致します。
【本文なし】これにて在宅勤務を終了致します。お先に失礼致します。

メールで送ることで送信時間も残りますし、勤務時間管理の観点からも有益ですね。受け取り手としても件名だけで連絡事項が把握でき、件名だけであれば返信しなくちゃ! というプレッシャーを与えることもないと思います。

◆件名のみや本文なしが気になる場合には…

(c)Shutterstock.com

【件名のみ】【本文なし】がラフ過ぎる? と気になるようでしたら【件名のみです】【件名のみで失礼します】など、丁寧に記載することもできます。

なお、【T/O】(Title Only)や、文末に【EOM】(End Of Message)をつけるというカッコいい示し方もありますが、伝わらないのは困るので、日本語で書く方が安心ですね。

◆社内で使用する場合

(c)Shutterstock.com

テレワークではなく社内にいるときでも、返信不要とあったメールに対しては、以下のようにサクっと連絡できますよ。

【件名のみ】メール確認致しました
【本文なし】ご連絡ありがとうございました

なお、件名欄に1行程度で簡潔にまとめられない事項の場合には、電話やメール本文、チャットでの連絡を検討しましょうね。

いかがでしたか? 件名のみのメールは、社内の方、特にチーム内や日頃接点の多い方への連絡方法です。社外の方への連絡方法としてはふさわしくありませんのでご注意を!

TOP画像/(c)Shutterstock.com

鶴田初芽

都内在住のOLライター。マナーインストラクターであり、実用マナー検定準一級や敬語力検定準一級など、ビジネスにおけるマナーや、マネーに関する資格(2級ファイナンシャル・プランニング技能士、金融コンプライアンスオフィサー、マイナンバー保護オフィサー)などを保有。丁寧な暮らしに憧れ、断捨離修行中!


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