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2022.03.23

メールの件名は重要? 知っておくべきマナーやルール、押さえたい6つのポイント

「件名はこれで問題ない?」メールを送信するとき悩む人、多いのでは? ビジネスメールでは、件名はメールを読んでもらうために重要な部分。今回はそんなメールの件名について、マナーやルール、確実に読んでもらうための書き方をまとめました。よりわかりやすい件名にするために工夫したいこともご紹介します。

【目次】
「メールの件名」って重要なの?
【送信時】メールの件名を付けるポイント
【返信時】メールの件名を付けるポイント
よりわかりやすい件名にするために工夫したいこと

「メールの件名」って重要なの?

ビジネスメールは件名が命

メールを読んでもらうための重要な要素
(c)Shutterstock.com

1日に数十件ものメールを受け取ると、受け取った相手は件名を見てメールの内容を推測し、今読むべきか、返信すべきかなど無意識に優先順位を決めます。

件名があいまいなものは読んでもらえなかったり、迷惑メールに間違えられてしまったりすることも。

そのためビジネスメールでは、件名はメールを読んでもらうために非常に大切な要素なのです。

読まれるメール、わかりやすいメール… 共通しているのは【件名】に秘密が!?

【送信時】メールの件名を付けるポイント

20文字を目安にまとめる

件名はひと目見たときに、どういった内容で、かつどの程度のスピード感で対応を求められているのかが判断できるものがベストです。メールの件名は本文の要約と考え、20文字前後にまとめるのが推奨されています。

20文字を目安にまとめる
(c)Shutterstock.com

盛り込む内容を20文字前後にまとめるためのポイントは以下。

・いつの用件なのかを書く

用件の日時や締め切りなどの期日を入れておくと、スケジュール感がイメージしやすくなります。また、期日や数字がヒントになり検索性が高まることも。抽象的な「明日」などの表現は避けましょう。

・内容がイメージできるキーワードを入れる

内容が把握できると受け取った相手は今読むべきなのか、あとでゆっくり確認すればいいのかなど判断しやすくなります。たとえば「第2回営業推進会議」など、日程と会議名を組み合わせて特定しやすくすると、誤解なく認識してもらえます。また、同じ用件で何通もやりとりする場合は、同じキーワードを入れておくと、検索性が高まって受け取った相手も自分もメールの整理がしやすくなります。

・相手への依頼事項を書く

内容をイメージできるキーワードを入れたら、そのキーワードに対し相手にどうしてほしいのかを明確にしましょう。「第2回営業推進会議」に関する依頼でも、出席をお願いしたいのか、資料を作ってほしいのかなどいろいろありますよね。「出席のご依頼」「資料作成のお願い」など端的に明記するのがベストです。

読まれるメール、わかりやすいメール… 共通しているのは【件名】に秘密が!?

1通のメールにつき1件の内容

1通のメールにつき1件の内容
(c)Shutterstock.com

1通のメールにつき、1件の内容で済ませることがメールのマナーです。

件名と違う内容をいくつも盛り込んでしまうと長くなる上読みにくく、双方の連絡漏れにもなりかねないので注意しましょう。

【拝啓】【敬具】って、ビジネスメールに入れるべき? 相手が読みやすく感じるメールの書き方

件名なしはNG

どんなに急いでいても件名を入れずにメールを送るのは避けましょう。

どのような内容か判断できませんし、相手に失礼だと感じさせてしまう可能性もあります。また、受信側の迷惑メールに振り分けられてしまうこともあるので注意が必要です。

【返信時】メールの件名を付けるポイント

「Re:」は消さない

「Re:」は消さない
(c)Shutterstock.com

受信したメールを返信するときに自動で件名につく「Re:」。これは削除せず、件名も変えずに送信するのがマナーです。

件名を変えずに「Re:」をつけて返信することで、どのメールに対する返信なのかが一目瞭然に。内容や優先度を把握する手間が省けるため、小さな効率化につながります。

「Re:」が長くなるなら3回程度に留める

何度かやり取りを重ねていくと「Re: Re: Re: Re: Re:」と続き、件名が読みにくくなることがあります。そんなときは「Re:」は3回程度に留めて適宜削除し、件名が読みやすくなるように配慮しましょう。

また「Re:」が連なるほど長くやり取りを続けているのであれば、内容が変わっている可能性もあります。その場合は、件名を付け直す方がベター。

件名を付け直し、どのような内容でやり取りしているのかを明確にすることで、件名とメールの内容が一致して検索性も高まります。

件名に一言添えたいなら「Re:」の前に

件名に一言添えたいなら「Re:」の前に
(c)Shutterstock.com

メールを返信するときの件名に、先方の件名を引用した上でこちらの意図がパッと見て伝わるようにひと言付けたすことも可能です。

たとえば、先方からの依頼事項への諾否の回答など、結果によっては他を当たらないといけないこともあるため先方にとっては一大事。こういった場合は「Re:」の前にひと言「承りました」など添えると親切です。

ビジネスメールの返信マナー… 永遠に続くRE:RE:RE:はどうすべき?

よりわかりやすい件名にするために工夫したいこと

【 】などの記号を使う

【】などの記号を利用する
(c)Shutterstock.com

少ない文字数で明確にメールの内容を伝えるため、相手が見やすいように緊急性や重要度が示せると◎。

たとえば【 】(墨付きカッコ)などの記号があると、視認性が上がり目に付きやすくなります。またメールの目的が端的にわかる情報をカッコ内に含めて先頭に持ってくることで、優先度も一目瞭然となります。

【緊急】や【重要】など状況によって冒頭に持ってくることでわかりやすくなりますが、これは「ここぞ!」というときに取っておきたいワード。乱用すると信用を失うことがあるので気をつけましょう。

さらに、最近では迷惑メールも開封率を上げる工夫として【至急】や【重要】を件名に付けるケースが増加しています。開封してもらえるようカッコのあとには、内容がピンとくるキーワードを盛り込みましょう。

会社名や名前を入れるのも◎

初めてメールを送るときなどの件名には、会社名や自分の名前などを入れるのもGOOD。

件名に会社名や名前を記載することで、どこの誰がどんな用件でメールをしてきたのかが伝わるため、初めて見るアドレスからのメールであっても開いてもらえる可能性がアップします。

最近では、受け取ったメールを開封するだけで感染してしまうウイルスメールもあるので、受け取った相手を不安にさせないことも大切。同様に、添付ファイルが付いたメールもウイルス感染の恐れがないか気になるところなので、添付ファイルがあるときも添付したファイルのタイトルなどを件名で示せると親切かもしれません。

用件が2つあるなら件名にも併記する

ビジネスメールでは、1通のメールにつき1件の内容が基本です。しかし1通ずつ分けてしまうとかえって煩わしい印象になることも。そんなときは、件名にも用件を併記しましょう。

「他」「等」を用いてまとめるのではなく、用件それぞれを簡潔に明記するのがおすすめです。

機種依存文字の使用は控える

㈱などパソコンの種類や環境(OS)に依存する文字を「機種依存文字」といいます。

機種依存文字は文字化けを引き起こすことがあり、文字化けが起きたメールは開いてもらえない可能性が。

ビジネスメール、特に件名に環境依存文字を使用するのは控えましょう。

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