今日からさっそく実践！ 相手に親切なビジネスメールの送り方
今年入社した新入社員の方々は、新人研修も終わり、配属先の部署で仕事に取りかかりはじめた頃でしょうか。
はじめは電話の応対や名刺の渡し方など、慣れないことばかりで大変だと思います。
日頃コミュニケーションを取るのは「LINE」などのアプリということも多く、いざ改まった「メール」というものを打とうと思うと、何をどう書いたらよいのか分からない…という方もいるのではないでしょうか。
社内同士のメールももちろんですが、お得意様やお客様へ送る大切なビジネスメール、こんな読みにくいメールになっていませんか？
今回は、秘書の経験があり、敬語やマナー等の本の監修もしているTBCグループ株式会社の広報室・名越華子さんに、「相手が読みやすいビジネスメール」の書き方を教えていただきました。
新入社員や後輩を指導する立場の「先輩」であるあなたも、今一度自分が実践できているか、チェックしてみてくださいね。
■いまいち…なビジネスメールの例文。どのポイントに気をつけるべきか、あなたは分かりますか？
【メール件名】
先日のお打ち合わせ、ありがとうございました。田中より
【メール本文】
拝啓
梅雨の候、皆様におかれましてはますますご活躍のことと存じます。
先日のお打ち合わせでは、お忙しいなかお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
まだまだ勉強不足で、打ち合わせのなかではっきりとした回答ができず、大変申し訳ありませんでした。これから御社の皆様のお力になれるよう、日々精進して参りたいと思っております。
まずはいただいた質問を社内で共有・確認し、6月25日の期日までに回答をお送り致します。
さて、先日弊社の佐藤と話していたのですが、御社の皆様のお話や経験談などをさらにお伺いできればと思い、ぜひ一度お食事をご一緒できればと思っているのですが、7月3週目あたりで皆様のご都合いかがでしょうか。
お手数ですが、御社のプロジェクトチームの皆様のスケジュールもお伺いいただき、私宛にご連絡いただけますと幸いです。
今後とも、どうぞよろしくお願い致します。
敬具
さて、上記のメール文のどこを添削したら、相手が読みやすい親切なメールになるか、あなたは分かりましたか？
■気をつけるべきはこの4つ！ 最後には自分の署名も忘れずに。
・ポイント1.メールの中身が明確にわかるタイトルを付ける
相手がメールの件名を見ただけで何についてのメールなのか分かるといいですね。また、検索したときに、探しやすいようなタイトルを付けましょう。
・ポイント2.「拝啓」や「敬具」などの頭語、結語は使わない
「拝啓」は、フォーマルな手紙の最初にいれる挨拶です。季節に関する話題を述べる時候の挨拶である「前文」も、このようなビジネスメールでは入れる必要はなく、
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様 と書いた後、本文へ入ってしまって大丈夫です。
・ポイント3.長い文章は、句読点で改行を
メールでの文章は横に長いと読みづらくなってしまいます。句点で改行しましょう。長い分は読点でも改行して良いでしょう。
・ポイント4.1通のメールにつき、1件の内容で済ませる
件名と違う内容をさらにいくつも入れこんでしまうと、長くなり読みづらいうえに、双方の連絡漏れにもなりかねません。
最後は署名を入れて終わりです。初めてメールする方へは特に、自分の連絡先を正確に示しておきましょう。
メールは「簡潔」に誰が読んでも「分かりやすく勘違いしないように書く」のがポイントです。相手とのやり取りをスムーズにするためにも、以上のことに気をつけてみて下さい。
初出：しごとなでしこ
教えてくださったのは…名越華子（なごや はなこ）さん
大学卒業後、TBCグループ株式会社入社。入社2年目より秘書として勤務。日々の秘書業務を活かし敬語やマナー等本の監修や講演をし、若手の育成などにも力を注ぐ。その後マーケティングPR戦略部広報室に所属。Total Beauty Communicationsの略であるTBCの窓口として美容や健康の情報を発信。秘書検定1級、青汁マイスターの資格を持つ。エステ・脱毛 エステティックTBCの公式ホームページはこちら
