この春、社会人デビューしたみなさん、おめでとうございます！ワクワクと同時に、新しい毎日への緊張や不安もいっぱい、ですよね！？そんなみなさんに、入社2〜3年目の先輩OLへの取材をもとに、入社1年目に「これだけは知っておきたかった…(涙)」な、ビジネスマナーの基本をまとめました。
ビジネスマナーの基本：メールの書き方
ビジネスメールの文章は、簡潔で読みやすく、がルール。まずは、宛名や挨拶文の書き方、ファイルを添付する際の注意点など、基本的な決まりを覚えておこう。
【メールマナーの基本】
マナー1：送り先のアドレスを正しく入力する
メールは一度送ってしまうと、やり直しがききません。送信先を間違わないことは基本中の基本。似たようなアドレスなどには注意して、送る前に必ず確認を！
マナー2：本文30行以上の長文を送らない
ダラダラと長いメールを書くのは用件が伝わりにくく、相手にストレスを与えることに。基本的に、1通のメールに用件はひとつが鉄則！
マナー3：社内の人宛てには「お疲れ様です」、社外の人には「いつもお世話になっております」
メールは率直に用件を伝えるためのツールなので、「貴社ますますご清栄の〜」などのかしこまった挨拶は省いてOK。「おはようございます」「こんにちは」「お元気ですか」などの日常会話のような挨拶も、ビジネスメールでは避けましょう。
マナー4：急ぎの用件はメール＋電話で確認
メールは、相手がいつ読んでもらえるかはわからないうえ、届いていても見過ごしてしまう可能性も。重要な内容のメールを送るときは、送信後に重ねて先方に電話連絡をしておくと安心です。
マナー5：3MB以上の大容量ファイルを添付しない
大容量のデータはダウンロードに時間がかかるなど迷惑に。容量を小さくしたり、無料のファイル転送サービスを使うのもオススメです。
【メール作成時のポイント】
ポイント1：宛先に入っているアドレスの名前に失礼はない？
アドレス帳に登録した名前は相手に表示されるので、〇〇商事〇〇〇〇様と、フルネームに敬称をつけて登録すること。呼び捨てや〇〇さんと名字だけになっていないかをチェックして。
ポイント2：件名は用件がひと目でわかるように
受信トレイにずらっとメールが並んでいても、パッと見て用件が伝わる件名をつけて。内容がわからないメールは見落とされる可能性も…！！
ポイント3：宛名は「社名＋部署名＋○○様」が正式
同じ内容で2度以上やりとりが続く場合は、会社名、部署名を省き、〇〇〇〇様と名前だけでもOK！
ポイント4：時候のあいさつは不要！簡潔に！
マナー3でも書いたとおり、出だしの挨拶はダラダラと書かず簡潔に！用件を伝えることを優先しよう。
ポイント5：一文は30文字以内で読みやすさを重視！3〜5行ごとに改行し、空白をつくる。
1通のメールに用件が複数ある場合は、箇条書きを用い、読みやすい工夫をする。
ポイント6：ビジネスメールに署名はマスト
いちいち書く手間を省くため、署名設定をしておこう。名前・電話・FAX・メールアドレス・住所(郵便番号も！) は必須。かわいくアレンジする人もいますが、シンプルがベスト。
【メール送信時の豆知識】
・BCCとCCって何？
CCは念のために内容を確認してほしい相手に。BCCは他の受信者にアドレスを表示したくない場合に使います。複数の相手に一斉送信する際にも便利。
・会社PC以外からの返信は？
最近は、会社メールを個人のメールアドレスに転送しているケースも多数。相手が返事を急いでいる場合、「私用メールから失礼致します」と一言添えて、返信しよう。
CanCam5月号今どきTHE OLのための「新社会人の基本」BOOKより
【2016CanCam5月号掲載時スタッフ 構成/小森智子、高橋 萌、小嶋明恵】
初出：しごとなでしこ
マネジメントサポート代表取締役 古谷治子先生
社員研修の第一人者として、40冊以上の著書を発表。わかりやすく、的確な指導で、多くの企業の人材育成を手がけている。
