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異動の挨拶：基本をチェック
人事異動で地位や職務内容・勤務場所等が変わる場合は、お世話になった人に挨拶するのが基本です。挨拶のタイミングや対象、手段について、ポイントを把握しておきたいですね。まずは異動の挨拶マナーを見ていきましょう。
挨拶のタイミングは正式辞令の後
異動の内示を受けてから正式な辞令が下りるまでに、一定の期間があることがほとんどです。挨拶は発令後に行うのが基本。勇み足にならないよう注意してください。
異動の内示は、企業にとって重要な機密情報です。異動を伝える相手や順番を選ぶ必要が生じるケースも多いため、自己判断で異動の詳細を伝えるのは避けましょう。異動の内示を受けたら、早い段階で上司に相談するといいですね。その際は、「正式な辞令が下りるのはいつか」「社外に異動を伝えてよいのはいつか」などを確認するようにしてください。
相手は「現部署」「異動先」「取引先」
異動の挨拶は、これまでお世話になった人・これからお世話になる人が対象です。共に働いてきた上司や先輩、同僚などはもちろん、異動先で関わることになりそうな人にも、異動について伝えるといいですね。
また、他社とやり取りする業務についていた場合は、顧客や取引先にも挨拶が必要です。中でも重要な顧客や取引先には、直接挨拶に伺うのが基本。後任の担当と共に先方へ出向き、これまでのお礼をきちんと伝えるとともに、業務の引き継ぎについても説明します。
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手段は「メール」や「電話」、「口頭」で
異動の挨拶をする主な手段となるのが、「対面で直接」「電話」「メール」です。このうち、もっとも気持ちを伝えやすいのは、「対面」でしょう。お世話になった取引先や顧客のもとに直接出向き、異動のことを伝えるといいですね。また、上司や先輩、同僚などにも、直接会って伝えるのが望ましいと言えるでしょう。
とはいえ、状況や相手の意向も考える必要があります。どうしても都合が合わない場合などは、メールで挨拶をする方がいいかもしれません。
メールを活用する場合に注意したいのが、「みんなに同じ文面を送ったな」と思われないようにすること。誤解を招きそうなテンプレ文章は避け、可能であれば個別送信をするといいですね。一人ひとりに対して挨拶メールを送ることで、気持ちがより伝わるでしょう。
ネガティブな言葉は使わない
異動の挨拶は、これまでの感謝や「これからよろしくお願いします」という気持ちを伝えるためのもの。前向きな気持ちや今後の抱負、新しい目標などを伝えたいですね。
もし、望まない異動や不安の多い異動だったとしても、不平や不満などを感じさせる言葉を使うのは控えます。思わぬ形で異動先の人の耳に入ると、トラブルにつながる可能性があるからです。
また、職場で親しくしている人への挨拶においても、礼儀やマナーは意識したいところ。本音を打ち明けたい気持ちがあったとしても、異動の挨拶でネガティブな言葉を使うのは避けます。
長すぎる挨拶はNG
異動の挨拶スピーチは、2〜3分程度で簡潔に済ませるのが基本。「次の配属先」「現部署の思い出」「経験から得られたこと」などを簡潔にまとめておきます。
挨拶が長すぎると、他の人の業務に支障が出るかもしれません。現職場はもちろん、異動先においてもそれは避けたいですね。そうならないよう、あらかじめ内容を考えておき、スピーチの時間を測っておくといいかもしれません。
挨拶は、「大変お世話になりました」「次の部署でも精一杯頑張ります」といった前向きな言葉だけでもOK。周囲の人に気持ちが伝わるよう、姿勢を正して大きな声でハキハキと話してください。
お菓子を渡すなら個包装のものを
異動の際、お菓子を用意する人は多いでしょう。感謝の気持ちを込めて、みんなに喜んでもらえるものを贈りたいですね。異動先の人の好みがわからない場合は、万人受けする商品を選ぶのがベター。フレーバーが異なる詰め合わせを選ぶのも一つです。
お菓子を渡す場合は、個包装のものを選ぶようにしてください。取り分ける必要があるお菓子だと、後片付けなどが大変です。そのお菓子が苦手な人や、健康上の理由で食べられない人もいるかもしれませんが、個包装であれば持ち帰ることもできますよね。多めの個数のものを選び、不足なく行き渡るようにしてください。
また、高価なギフトは相手に気を遣わせてしまうということも。この点は十分に意識するようにしてください。必要があれば、のしをつけるのもいいですね、異動先に渡すお菓子であれば、「御挨拶」と記し、蝶々結びの水引を使います。
身辺整理も忘れずに
業務引き継ぎに加えて、身辺整理も進めてください。デスクやロッカーなどはきちんと整理し、きれいな状態にしておきたいですね。手垢や汚れなどがあれば、可能な限り拭き取りを。他のスタッフが気持ちよく使えるよう、きちんと環境を整えます。
【現部署へ】異動の挨拶
ここからは異動の挨拶について見ていきましょう。社内であれば、周りはすでに異動の件を知っているかもしれません。そうであったとしても、自分できちんと報告してください。
異動の日や送別会などでは、スピーチを求められるでしょう。爽やかな去り際となるよう、話す内容を事前に考えておくといいですね。
メールには何を書く？
社内の人に異動の挨拶メールを送る際は、「伝えるべきこと」「知っておいてもらいたいこと」を簡潔に記載します。差し障りのない範囲で、異動に関連する事柄にも触れましょう。「異動になりました」とだけ記載しても、「どこに？」「いつから？」と相手はモヤモヤするかもしれません。特に、次に挙げる内容は伝えておくといいですね。
●具体的な異動日
●異動先
上記に加えて、「自身の今後について」「これまでお世話になったことへの感謝」「抱負」なども伝えます。気持ちを込めて書くことで、相手に思いを伝えることができるでしょう。
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挨拶メールの例文
異動の挨拶メールの例文を紹介します。まずは社内の人に送るメールを見ていきましょう。
挨拶メールの例文
以下は、社内の相手に対して送る異動挨拶メールの例文です。
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件名：異動のご挨拶
本文：○○部長（役職）
お疲れさまです。□□部の△△です。
本来であればこちらから直接ご挨拶におうかがいすべきところですが、メールでの挨拶となりましたことをお許しください。
このたび辞令を受け、○月1日付けで◎◎部に異動することとなりました。
これまで○○部長には寛大なお心で業務にご協力いただき、心より感謝しております。
○月以降は私の後任として、××が業務を担当します。これまでと変わらぬご協力をいただけますと幸いです。
配属先の◎◎部でも、精一杯業務に取り組む所存です。今後とも、ご指導・ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
□□部△△（署名）
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社内の人に異動の挨拶メールを送るときは、「様」を付けずに役職を付けます。部署の全員に一斉メールをする場合は、「○○部長、皆さま」とすれば問題ありません。
また社内宛てのメールであれば、時候の挨拶は不要。「直接挨拶に行かなかったこと」「メールで挨拶すること」をお詫びし、すぐに要件を伝えます。その後、これまでの感謝や今後の抱負を述べて締めくくるといいですね。
ただし、今後も頻繁にやり取りする可能性がある相手には、異動先のメールや電話番号も伝えます。変更がない場合は、変更がない旨を伝えると相手も安心するでしょう。
スピーチは要点を簡潔にまとめる
現部署を離れる日は、異動前の挨拶スピーチを求められるのが一般的です。当日オタオタせずに済むよう、あらかじめ内容を考えておくといいですね。
挨拶スピーチの例文
朝礼や業務後に挨拶を求められた場合は、以下のような例文がおすすめです。
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お疲れさまです（おはようございます）、○○です。このたびの辞令により、○月1日付けで◎◎部に異動いたします。
□□部の一員として共に働かせていただいたことは、非常によい経験となりました。異動先でもこちらで得た経験と教訓を生かし、今まで以上に業務にまい進していきたいと思います。
今後も会議などで顔を合わせる方もおられると思いますが、これまでと同様によろしくお願いいたします。
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後任について述べておきたい場合は、「私の業務は××が引き継ぐので、どうぞよろしくお願いします」と加えるといいですね。異動の挨拶スピーチは、「感謝」「これからも業務に精進する決意」などのポジティブな要素で構成するのが基本。スピーチを聞く人に心配をかけないよう、明るい表情で話すようにしてください。
【異動先の部署へ】異動の挨拶
これからお世話になる部署に向けての挨拶を紹介します。基本的には「よろしくお願いします」という気持ちを伝えるといいですね。異動後、円滑に交流できるよう、丁寧に挨拶してください。
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自己紹介と今後の抱負を伝える
正式な辞令が下りたら、異動先に挨拶メールを送ります。異動後、あらためて挨拶をする機会を得られるはずなので、メールで詳細を書く必要はないでしょう。配属日や担当業務、異動先での抱負などを述べればOKです。
挨拶メールの例文
異動先への挨拶メールの例文を紹介します。
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件名：異動のご挨拶（◎◎部 ×山）
本文：□□部の皆さま
お疲れさまです、◎◎部の×山です。
このたび辞令を受け、○月1日付けで□□部の△△に着任することとなりました。
至らない点も多いと思いますが、□□部の一助となれるよう誠心誠意尽くす所存です。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、ご挨拶とさせていただきます。
◎◎部 ×山×子（メールアドレス・電話番号）
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新しい部署の上司に異動の挨拶メールを送る場合は、宛名に役職名を入れましょう。上司・同僚に「CC」で一斉送信する場合は、部署内のケースと同様に「○○部長、皆さま」でOKです。
スピーチのポイントは「自分を知ってもらうこと」
異動先で挨拶スピーチをする場合のポイントは「自分を知ってもらうこと」。前部署における業務や実績などを簡単に話します。部署の雰囲気によっては、プライベートでの楽しみや趣味について述べるのもいいかもしれません。1〜2分程度で終わる内容で構成し、「笑顔」「聞き取りやすい声のトーン」を心掛けながら話すようにしてください。
挨拶スピーチ例文
異動初日は、挨拶スピーチがあると想定して出社します。人間関係の構築において、最初の印象は重要なもの。身だしなみに気を配り、笑顔で出社したいですね。
異動先での挨拶スピーチの例文を紹介します。
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本日付けでこちらに配属となりました、×山×子です。
これまでは、◎◎部で△△を担当させていただいておりました。こちらでも△△担当として、皆さまのお役に立てるよう励んでまいります。
慣れないうちはご迷惑を掛けることもあるかと思いますが、精一杯取り組ませていただきますので、よろしくお願いいたします。
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挨拶スピーチでは、初対面の人に向けて簡単な略歴・今後の業務を伝えます。前向きな姿勢で仕事に取り組むことをアピールし、ポジティブな印象を与えたいですね。話すのが苦手な人は、姿勢を正し、笑顔でハキハキと話すことを心掛けてください。それだけで印象アップにつながるはずです。
【取引先へ】異動の挨拶
異動の際は、お世話になった取引先にも感謝の気持ちを伝えます。取引先との関係がさらに円満になるよう、誠心誠意対応したいですね取引先に異動の挨拶をするときのポイントと例文を紹介します。
「お礼」と「後任の紹介」をしっかりと
伝達手段にかかわらず、これまでお世話になったことへのお礼はもちろん、業務引き継ぎについても伝えます。後任者の名前やメールアドレス、電話番号も必ず連絡を。異動後しばらくは、スムーズに進まないことが生じるかもしれません。差し支えがないのであれば、自分の異動先や連絡先を伝えておくのもいいですね。それをしておくと、取引先にかかる負担を軽減できるはずです。
挨拶メールの例文
ビジネスマナーとしては、異動の挨拶は対面で行うのが望ましいといえます。時間があればメール送信後、担当者と共に挨拶に行くと好印象です。
取引先への異動の挨拶メールは以下の例文を参考にしましょう。
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件名：異動のご挨拶
本文：○○株式会社 △△部 ○川様
いつもお世話になっております、株式会社○×の×山でございます。
私事で恐縮ですが、○月1日付けで□□部へ異動となりました。本来であれば直接ご挨拶におうかがいすべきところですが、メールでのお知らせとなりまして大変申し訳ございません。
○川様にはご迷惑をお掛けすることもございましたが、いつも温かく接していただき、心より感謝申し上げます。
私どもの後任として、××が貴社を担当させていただきます。これまでと同様にご指導いただけますと幸いです。
・後任者の氏名
・後任者の電話番号
・後任者のメールアドレス
後ほど改めて××よりご連絡させていただきますので、よろしくお願いいたします。
なお、私どもの新しい連絡先もお伝えさせていただきます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・異動先部署名
・新しいアドレス・電話番号
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担当者変更は、取引先にとって不安材料になるかもしれません。そのことを意識し、挨拶の際は後任者についての情報を伝えます。特に、これまでの実績や評判などを具体的に伝えると、取引先が抱く負担や不安を軽減できるかもしれません。
取引先に異動の挨拶メールを送る場合、一斉送信は避けます。特に、BCCでのメール送信は、不快に思われる可能性があることを意識してください。繰り返しになりますが、異動の挨拶メールは感謝の気持ちを伝えるためのもの。手間を惜しまず、それぞれの取引先に個別メールを送るようにしたいですね。その際は自分の言葉でしっかりと感謝を伝えてください。
関係が深い取引先は直接挨拶にうかがう
関係が深い取引先については、先方に出向いて直接挨拶をするのがマナーと考えてください。礼儀や言葉遣いに一層気を配り、失礼のないようにしたいですね。
対面での挨拶例文
異動の挨拶で取引先に出向く場合は、後任者を帯同します。取引先に時間を割いてもらうことになるので、挨拶の内容や構成を事前に考えておき、スムーズに挨拶できるようにしてください。
取引先に異動の挨拶をする際の例文を紹介します。対面で挨拶することを想定しました。
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○川様、いつもお世話になっております。
メールでご連絡いたしました通り、○月1日付けで、□□部へ異動することとなりました。
○川様には着任時より大変お世話になりまして、本当にありがとうございました。
今後はこちらの××が御社の担当となります。私どもより2年若く△△の経験も豊富ですので、何でもご連絡ください。今後とも変わらぬご愛顧いただけますよう、どうぞよろしくお願いいたします。
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異動の挨拶が終わったら、後任者にも話してもらうといいですね。この時点で言葉を交わしておくと、あとがスムーズかもしれません。挨拶終了後は、「お忙しいところありがとうございました」とお礼を伝えてください。
最後に
人事異動の挨拶についてまとめました。基本的には、直接会って異動の挨拶をするのがマナーとされています。お世話になった人に感謝の気持ちを伝える最後の機会になるかもしれませんから、自分の言葉で伝えたいですね。人前で話すのが苦手な人は、「笑顔」「ハキハキ話す」ことを意識してください。
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