エクセルでの履歴書作成に使えるテンプレート
まずはエクセルで履歴書を作成するときに使えるテンプレートを紹介します。2種類のテンプレートは、どちらも無料でダウンロード可能です。
厚生労働省のテンプレート
厚生労働省では、履歴書の様式例を作成しており、エクセル形式でダウンロードできます。標準的な内容の履歴書のため、応募先の企業から特別な指定がない場合には、こちらのページに別添されているテンプレートを使えば問題ありません。
参照：厚生労働省が新たに作成した「履歴書様式例」を掲載しました│厚生労働省 青森労働局ホームページ
Microsoftのテンプレート
エクセルを提供しているMicrosoftでも、履歴書のテンプレートがダウンロードできます。厚生労働省のテンプレートと同じく標準的な項目を備えている履歴書ですが、通勤時間・通勤経路・扶養家族・配偶者の有無や扶養義務の欄がある点が異なります。
参照：履歴書 (シンプル)｜Microsoft 楽しもう Office
テンプレートを使ってエクセルで履歴書を作成する手順
ダウンロードしたテンプレートを使って、エクセルで履歴書を作成する手順を見ていきましょう。
履歴書に必要事項を記入する
まずは履歴書のすべての欄を埋めていきます。この時点ではフォントやサイズなどを気にする必要はありません。読みやすさや、誤字脱字、正しい内容であることを確認しながら記入します。
フォントサイズや文字の位置を調整する
すべての欄が埋まったら、フォント・サイズ・文字の位置などを調整して、パッと見たときに見やすくなるよう整えます。たとえば、氏名のふりがなが漢字の上にくるよう調節したり、氏名欄の大きさに合わせて文字のサイズを大きくするなどします。
履歴書に名前を付けて保存する
履歴書のテンプレートに必要事項を記入して体裁を整えたら、以下の手順で名前を付けて保存しましょう。
まずは「ファイル」タブをクリックします。
次に「名前を付けて保存」をクリックしましょう。
続いて「参照」をクリックします。
保存場所を選び、ファイル名をつけたら、「保存」をクリックして完了です。
また、「F12」キーを押しても「名前を付けて保存」のポップアップを表示できます。
エクセルの履歴書ファイルをPDFに変換する
エクセルファイルのまま印刷をしたり、メールで送信すると、閲覧環境やフォントの違いによっては形式が崩れてしまう可能性があります。確実に履歴書を届けるには、以下の手順で印刷や送信の前にPDFに変換しておくとよいでしょう。
まずは履歴書のエクセルファイルで「ファイル」タブをクリックします。
次に「エクスポート」をクリックしましょう。
「PDF/XPSの作成」を選びます。
ファイル名の下の「ファイルの種類」がPDFになっていることを確認し、ファイル名や保存先を指定したら「発行」をクリックして完了です。これで指定した保存先に、履歴書のPDFファイルが作成されています。
履歴書作成に関するよくある質問
履歴書を作成するときに迷うこともあるはずです。ここからは、履歴書作成に関するよくある質問にお答えします。
履歴書の用紙サイズはどうする？
特に決まりはないものの、現在はA4用紙を縦のまま2ページで作成する形式が一般的です。企業からサイズを指定されているときには、そのサイズに合わせましょう。
履歴書には写真が必須？
法的な義務はありませんが、一般的には写真を貼るのが通例です。写真の貼付が必須ではない場合には、貼付欄のない履歴書のテンプレートを使うとよいでしょう。
ただし、写真がないことで「志望度が低い」という印象を与えるケースもあるようです。本人確認の意味もあるため、特別な指定がなければ貼っておくことをおすすめします。
書くことがないときは空欄でいい？
「連絡先」や「本人希望記入欄」などは、何も書くことがない場合でも、空欄にするのは避けましょう。何も書いていないと、書き忘れと区別できないためです。
「連絡先」は「現住所」と同じであれば「同上」と記入し、「本人希望記入欄」は特別な希望がなければ「貴社の規定に従います。」と記入します。また、その他の欄に書くことがないときには「特になし」としましょう。
まとめ
履歴書はエクセルで作成できます。テンプレートを使えば、より手軽で便利です。ただし、エクセルファイルのまま印刷・送信すると、形式が崩れてしまうかもしれません。作成した履歴書を間違いなく提出するには、PDFに変換しておくと確実です。
もし、久しぶりに履歴書を作成する場合は「どう書くんだっけ？」という疑問が出てくるかもしれません。よくある質問も参考にしつつ、正しい内容と体裁で作成しましょう。
メイン・アイキャッチ画像／(c)Adobe Stock
Oggi編集部
「Oggi」は1992年（平成4年）8月、「グローバルキャリアのライフスタイル・ファッション誌」として小学館より創刊。現在は、ファッション・美容からビジネス＆ライフスタイルテーマまで、ワーキングウーマンの役に立つあらゆるトピックを扱う。ファッションのテイストはシンプルなアイテムをベースにした、仕事の場にふさわしい知性と品格のあるスタイルが提案が得意。WEBメディアでも、アラサー世代のキャリアアップや仕事での自己実現、おしゃれ、美容、知識、健康、結婚と幅広いテーマを取材し、「今日（＝Oggi）」をよりおしゃれに美しく輝くための、リアルで質の高いコンテンツを発信中。
Oggi.jp
