1on1ミーティングという言葉を聞いたことがありますか？ 職場で1on1ミーティングを実施しているという方もいらっしゃることでしょう。また、「やったことはないけれど、どんなものなのか知りたい」という方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで、この記事では、1on1ミーティングの概要や、注意点、話題に困らないためのコツと準備するといいことなどを解説します。
1on1ミーティングって何？ 上司との関係を深めるポイント
まずは、1on1ミーティングの基本や、上司との関係を深めるためのポイントを見ていきましょう。
1on1ミーティングの基本
1on1ミーティングは、上司と部下がマンツーマンでミーティングをすることです。時間や頻度はケースバイケースですが、30分～1時間程のミーティングを、月に1回～数回行うことが多いようですね。ただ、規模が大きい会社では、数か月に1度行うという場合もあります。
1on1ミーティングの目的は、上司とのコミュニケーションを取りやすくする、部下の成長を促すことというのが一般的。
定期的に上司と部下が1対1で対話をできる時間を設けることで、目線のずれや問題を回避しやすく、結果的に組織やチームが活性化するという効果も期待できます。
では、1on1ミーティングの効果を最大化するには、どうしたらいいのでしょうか？ まず、「双方向のコミュニケーション」をするという心構えが重要です。上司と部下どちらかが話して終わりというやり方では、あまりいい効果は期待できません。そのためには、どのようなことを話したいのか、ある程度考えて準備しておくことも必要でしょう。
1on1ミーティングで気まずさを回避するための進め方
自分からコミュニケーションを取るという意識で臨むようにすると、気まずさは回避しやすくなります。また、話題をいくつか考えておくといいですよ。仕事の話以外にも、気になるニュースや、話していい範囲でのプライベートの話題などをピックアップしておくのもおすすめ。
また、自分が何か話した後に、上司に対して質問をする、相手に話題をふるなど、キャッチボールになるようにするのもいいでしょう。
中には、上司から聞かれたことに対して、「はい」や「いいえ」などで終わってしまい、その後無言になってしまう人もいると聞きます。さらには、あからさまに「早く仕事に戻りたい」というオーラを出してしまう人も。これでは、せっかくの時間が無駄になってしまいますよね。上司も部下も、お互いに貴重な時間を取っているからこそ、主体的に臨みたいところです。
1on1ミーティングで話題に困らない！ ネタ切れ対策のアイデア
1on1ミーティングで「ネタ切れ」を防ぐには、どうしたらいいのでしょうか？ 例えば、最近のニュースで、仕事に関係がありそうなものを話題にするのも手ですよ。最近気になっているニュースや、気づいたこと、課題だと思っていること、こんな仕事をしてみたいなど、ビジネスシーンに沿った話題になるようにしましょう。
また、趣味や旅行の話など、ちょっとした雑談を入れることも、コミュニケーションを取りやすくする効果がありますよ。なお、宗教や政治などの話は、避けるのが無難です。また、セクハラにも発展しやすいので、恋愛などの話題も慎重にしたいところ。
参考：厚生労働省ホームページ「職場におけるハラスメントの防止のために」
どうしても話す内容が見つからない時は、次のようなトピックで考えてみてくださいね。
・今仕事で課題に感じていること、悩んでいること
・やってみたいこと
・今後の仕事での目標
・話せる範囲のプライベートの話題
何か仕事での悩みを相談するときは、ぐちや悪口になっていないかを気をつけましょう。「あの人が○○」と他人が主体の話し方より、自分なりの考えや、どう解決しようかという視点で話をすると、同じ話題でも生産的な話になりやすいですよ。
さらに、今課題に感じていることや、目標などを事前にまとめたシートを共有するのもおすすめ。例えば、エクセルやスプレッドシートなどで事前に上司に共有することで、お互いにそのシートに沿って話すことができます。
1on1ミーティングをもっと効果的に！ 失敗しないためのポイント
ここからは、1on1ミーティングを効果的にするためのポイントも見ていきましょう。
1on1ミーティングの進め方を見直す｜部下と上司の視点
まず、上司が気を付けたいのは、自分の武勇伝や一方的な語りになってしまっていないかということです。また、部下の発言を頭ごなしに否定すると、対話はうまくいきにくいでしょう。こうして一度信頼を失うと、部下は率直に話してくれなくなります。
また、部下からは、上司任せではなく、自分が今感じている課題や、上司に共有しておきたいことなどをあらかじめ考えておくのがおすすめですよ。
上司の質問にだけ答えていると、1on1ミーティングというより、もはや1on1インタビューになってしまうことも。反対に、自分が話したいことだけを話すのも考え物です。「主体的に話す、相手の話もよく聞く」ということを部下からも意識すると、効果的な1on1ミーティングになりやすいですよ。
1on1ミーティングのシートを活用してミーティングを充実させる
事前に話す話題をシートに書き出しておくと、ミーティングを充実した時間にしやすいですよ。話題にも困らず、話が脱線し過ぎてしまうことを防げるというメリットがあります。
書き方のポイントは、短く簡潔に書くこと。詳細な背景などは、ミーティング中に口頭で補足するようにしましょう。
また、前回のシートにその後の変化などを記録しておき、上司と部下で一緒に振り返るフォローアップの時間があると、さらに効果的ですよ。何ができているか、できていないか、改善するためにはどうしたらいいかなどの観点で振り返りを行うと、次の行動にも移りやすくなります。
1on1ミーティングのデメリットを克服する方法
1on1ミーティングは、「意味がない」や、「無駄」と感じられることもあるようです。仕事中に上司も部下も時間を割いて行うため、日常の業務が進まないというデメリットも。「話してよかった」と具体的に思えるようなミーティングにならない場合、「この時間で仕事を進めたかったな…」と思ってしまうこともあるでしょう。
ですので、まずは、1on1ミーティングの目的の認識を合わせておくことが必要です。その上で、場当たりの対応にならないよう、事前にある程度メイントピックを決めておくのがおすすめですよ。
もちろん、事前にシートなどに書いた話題以外にも、ちょっとした雑談を交えるのもありでしょう。ですが、何も準備しないと、次第に話題がなくなってしまうこともあり得ますよね。毎回事前に、話題にしたいことをピックアップしておくことをおすすめします。
最後に
この記事では、1on1ミーティングの概要や、話題に困らないコツと準備などを解説しました。上司も部下も、お互いに貴重な時間を使うのが、1on1ミーティングです。実りあるものにするために、ヒントにしてみてくださいね。
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塚原美彩（つかはらみさ） 塚原社会保険労務士事務所代表
行政機関にて健康保険や厚生年金、労働基準法に関する業務を経験。2016年社会保険労務士資格を取得後、企業の人事労務コンサルの傍ら、ポジティブ心理学をベースとした研修講師としても活動中。HP：塚原社会保険労務士事務所 ライター所属：京都メディアライン
