この記事のサマリー
・優先順位は、複数の物事をどれから先に扱うか、順番をより明確に決めることです。
・優先順位の付け方は、やることを全部書き出し、締切・影響範囲・手戻りの有無で扱う順を決めます。
・重要度×緊急度で4分類し、重要×緊急は即対応、重要×非緊急は予定化していきましょう。
やることが多いのに、どれから手を付ければいいか迷う…。そんなとき助けになるのが「優先順位」です。
この記事では「優先順位」の意味を確認し、タスクの書き出し方、締切・影響・手戻りでの仮決め、重要度×緊急度の4分類まで解説。割り込みが多い日でも仕事が回る小さな工夫を紹介します。
「優先順位」の意味とは？
まずは「優先順位」の意味から確認していきましょう。
意味
「優先順位」とは、「物事の優先される順番」のことです。英語では“priority”（プライオリティ）にあたります。
例えば、限られた予算内で買い物をする場合、何が一番必要なのか考えて、購入品のリストを作ったりしますよね。
このように、重要度を踏まえて「先に取りかかる順」を決めることを「優先順位をつける」というのです。
優先度との違い
「優先順位」とよく似た言葉に「優先度」がありますが、意味合いは若干異なります。「優先順位」は、「順位」とついている通り明確な序列を表します。上から1番目2番目… というように数字で順番を並べることができますね。
これに対して、「優先度」とは「優先の度合い」を表すもの。数字ではなく、「（優先度が）高い・低い」と表現するのが一般的です。つまり、「優先度」とは何を優先するべきかの大まかな基準で、それに具体的な順位をつけたものが「優先順位」だと考えられるでしょう。
「優先順位」がつけられない原因は？
「どの仕事から手をつけていいのか分からない」「効率よく仕事が進められない」など、仕事でうまく「優先順位」をつけられず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか？ まずは、「優先順位」をつけられない原因について見ていきましょう。
仕事の整理ができていない
「優先順位」をつけられない原因の一つとして、仕事の整理ができていないことが考えられます。仕事はそれぞれ、重要度や期限、難易度、かかる時間が異なります。にもかかわらず、例えば目についたものから手をつけていってしまうと、仕事が終わらず、スケジュールもパンクしてしまうのです。
仕事の全体像を理解していない
根本的な理由にはなりますが、仕事の全体像を理解していないとうまく「優先順位」をつけるのは難しいでしょう。仕事の多くは他の人との分業制で成り立っています。仕事の全体像を理解していないということは、自分がしていることの意味がわかっていないということです。
チームワークで働いていることを忘れずに、自分の仕事が全体のどの部分で、どのような役割を担うのかを理解すると、「優先順位」を立てやすくなりますよ。
「優先順位」の付け方のコツは？
「優先順位」の付け方に、才能や頭の賢さなどは関係ありません。コツをつかめば、誰でも「優先順位」をつけることができますよ。ここでは、あらかじめ覚えておくと役に立つ「優先順位」の付け方を紹介します。
やることを全て書き出す
ビジネスにおいて、同時に複数の仕事を抱えているケースは珍しくありません。自分の仕事を客観視するためにも、思いつくものを全て書き出してみましょう。
実際に書き出してみると、必ずやるべき仕事とそうでない仕事が出てくるはずです。特に今すぐに手を付ける必要のない仕事はあらかじめ取り除いておくことで、業務を効率的にこなすことができますよ。
重要度・緊急度の高いものに分ける
仕事の「優先順位」をつけるときは、抱えている業務を「重要度の高さ・低さ」「緊急度の高さ・低さ」に分類して考えてみましょう。
まず始めに「重要度・緊急度両方高いもの」、2番目に「重要度が高く、緊急度が低いもの」。3番目に「重要度が低く、緊急度が高いもの」、4番目に「重要度・緊急度両方低いもの」に仕事を振り分けます。
そして1番目に当てはまる仕事からスケジュールに落とし込んでいくのです。
この整理は「優先順位マトリックス」と呼ばれることもあります。迷いにくくするために、2×2の表に書き込んでから、
・重要×緊急：今日やる
・重要×緊急でない：予定化して進める
・重要でない×緊急：可能なら依頼・分担・短時間で処理する
・重要でない×緊急でない：やらない／後で見直す
のように扱いを決めておくと実行に移しやすくなります。
全ての仕事を期限順にしてみる
それぞれの業務の期限を決めて、期限順に並べるのも「優先順位」を決める方法の一つ。特に締め切りが厳密に決められた仕事が多い場合に効果的です。
一般的に、人は時間の制限があった方が物事への集中力が上がります。「○○日までに終わらす」という具体的な目標を立てることで、効率的に仕事をこなそうとする意識も上がることでしょう。
期限を決めたら、スケジュールに書き込んで計画に無理がないかどうかチェックすることも大切です。
「優先順位」に関するFAQ
ここでは、「優先順位」に関するよくある疑問と回答をまとめました。参考にしてください。
Q1. 優先順位とは、ひと言でいうと何ですか？
A. 複数の物事のうち、どれを先に扱うかという順番を決めることです。
Q2. 優先順位と優先度はどう違いますか？
A. 優先度は高い・低いで示す度合い、優先順位は1番、2番、3番… というように順番に並べたものです。
Q3. 優先順位はどうやって決めると迷いにくいですか？
A. まず抱えているものを全部書き出し、締切・影響範囲・手戻りの有無で仮決めしてから並べ替えるとスムーズです。
最後に
優先順位は、一度決めたら終わりではなく、状況に合わせて入れ替わるものです。朝に数分だけ書き出し、締切と影響の大きさで並べ替えるだけでも、頭の中がすっきりしますよ。
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