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「不要な連絡を減らしたい」と思うのは失礼じゃない
ビジネスの場面で、報連相はとても大切ですが、連絡の数が多いことと仕事が丁寧であることは、必ずしもイコールではありません。
むしろ、スムーズな進行を考えると、できるだけやり取りを軽くして、仕事の精度を上げることだと考えるほうがいいでしょう。
そもそも不要な連絡とは？よくあるパターン
「不要な連絡」とは、どのようなものでしょうか。日々の業務のなかで、私たちの負担になっている連絡のパターンを考えていきましょう。
共有だけでOKなのに「確認お願いします」が付く
本来は目を通すだけでいい内容なのに、あえて確認を求められるパターン。相手は念のためと思っているかもしれませんが、受け手は「何か返さなきゃ」というタスクを背負うことになります。
進捗がないのに「いったんご連絡です」
特に変化がない状態での報告は、無意味な連絡・通知だけが増え、それを確認する手間が発生します。本来は状況が変わったときのみ、または長期間動きがない場合に知らせればいいものですが、意味のない連絡はストレスの原因に。
緊急じゃないのに即レスを求める
緊急度が低いのに、電話やダイレクトメッセージで即レスを迫られるケースも、不要な連絡と言えるでしょう。作業の手が止まったり、考えていたことに横槍が入るなど、仕事をスムーズに進める邪魔になります。
例文で学ぶ！ルール化・お願いで丁寧に伝える
不要な連絡は、仕事をスムーズに進める上でストレスですよね。できるだけ不要な連絡を減らして欲しいと上手に伝えるには、どうすればいいでしょうか。
言い方は「助かります」「ありがたいです」で包む
相手のこれまでの丁寧さに感謝を伝えつつ、よりスムーズに進めるための＋αの提案を伝えるのがコツです。
連絡の条件を具体化する
このように、連絡方法や頻度のルールを相手に具体的に提示します。判断基準をはっきりさせることで、相手も迷うことなく連絡できるようになり、結果としてお互いのストレスが減ります。
相手の顔をつぶさない
お願いをする際には、こうしたクッション言葉は忘れずに。
相手の親切心を一度受け止めた上で、その上で、今後はこうしましょうと繋げることで、角を立てずにこちらの意図を伝えられます。
相手が不快に？逆効果になりやすい伝え方
良かれと思って言った言葉が、相手を萎縮させたり、関係を冷え込ませたりすることもあります。ここでは、逆効果になりやすい伝え方をご紹介します。
「不要です」「送らないでください」
相手は良かれと思って行っていることなので、「不要です」「送らないでください」などとはっきりと断ってしまうと、冷たい印象に伝わってしまいます。拒絶されたと感じたり不快に思われた場合、相手が必要な連絡まで躊躇するようになり、別のトラブルを招く恐れもあります。
「常識的に…」
相手の価値観を否定する言葉は避けましょう。連絡の多さを常識の問題にすると、勝ち負けの議論になってしまい、心地よい協力体制が築けなくなります。
シーン別：不要な連絡を丁寧にお願いする例文3パターン
相手を不快にさせず、なおかつ実効性のあるフレーズを使い分けてみましょう。
「進捗が出たタイミングで共有いただけると助かります」
逐一の報告が負担なときに。常に状況を気にしなくていいですよ、というニュアンスを込めることで、相手の「報告しなきゃ」というプレッシャーを和らげます。
「確認が必要な点だけ送ってもらえると、対応が早いです」
情報の取捨選択をお願いしたいときに。こちらの対応スピードが上がるというメリットを伝えることで、相手も「協力しよう」という気持ちになりやすくなります。
「本件、次回以降は○○のタイミングでのご連絡で問題ございません」
ルーチンワークの連絡を減らしたいときに。問題ないと言い切ることで、相手の不安を解消し、連絡の回数を自然に絞り込むことができます。
そもそも不要な連絡が増える原因はなに？
相手がなぜ連絡を重ねてしまうのか、その背景を知ると、より効果的な対策が打てます。
報告ミスや遅れが不安でこまめに連絡している
何かあったときに責任を問われたくない、という不安から連絡が増えることがあります。報告しなくても大丈夫だという安心感を与えることが、連絡を減らす近道になることもあります。
判断基準がない
新人や経験の浅い人は、どの情報を共有し、どの情報を自分の判断で止めていいか迷っている場合も。情報の重要度をあらかじめすり合わせておくことで、過剰な連絡を防げます。
過去に怒られた経験がある
過去に報告不足で厳しく叱られた経験が、今の過剰な連絡に繋がっているかもしれません。防衛本能で連絡が増えている場合は、信頼していることを伝えるのが効果的です。
連絡の量ではなく、動きやすい形の報告がベスト
ときおり、連絡の回数が多いと丁寧に仕事をしていると勘違いしてしまう人もいます。大切なのは、連絡を受けた人が動きやすい報告を心がけること。お願い形式や、お互いにとって最適な連絡ルールを決めることで、不要な連絡によるストレスをなくし、報連相の質がグッと上がっていきます。
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コマツマヨ
WEBサイトライティングをメインに、インタビュー、コラムニスト、WEBディレクション、都内広報誌編集、文章セミナー講師など幅広く活動。
