ビジネスの場合、「欠席の連絡」はどうしたらいい？
ビジネスシーンでは、出席する予定だった会議や祝賀会などを、急な体調不良や出張で欠席せざるを得ない場合があります。そんなとき、先方に失礼にならないように「欠席の連絡」をするにはどうすればよいのでしょうか？ ここでは電話とメール、それぞれの例文を挙げて解説します。
電話の場合
出席予定だった会議や祝賀会。新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、急な発熱や濃厚接触の疑いで欠席しなくてはならない場合、一刻も早く先方に「欠席の連絡」をしなくてはなりません。出張が入ったなど、前もって欠席することがわかっている場合も、先方はこちらを迎え入れる準備をしてくださっているわけですから、なるべく早く連絡を入れるようにします。
例文
お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇株式会社の●●と申します。いつもお世話になっております。明日、御社で行われる祝賀会ですが、発熱のため出席できなくなってしまいました。急なご連絡で大変申し訳ありません。
また、機会がございましたらお声がけいただきたく存じます。よろしくお願いいたします。
メールの場合
基本的に「欠席の連絡」は、電話がマナーです。特に当日キャンセルの場合、メールだと先方が確認できていない、ということもあるので電話がよいでしょう。しかし、最近は時間や先方の都合を考えると、メール連絡の方が親切ともいわれているようです。実際に文字として残るため、「確実に連絡をした」という証拠にもなります。
例文
△△株式会社
××様
いつもお世話になっております。
▲月▲日に開催される御社の祝賀会ですが、急な出張の予定が入り出席が難しくなってしまいました。
せっかくお誘いいただきましたのに申し訳ございません。
今後、また機会がありましたらお声がけいただければ幸いに存じます。
メールでのご連絡となり恐縮ではございますが、ご盛会を心より祈念しております。
○○株式会社●●
申し訳ないという気持ちと、今後の参加の意思が伝わるようにしましょう。
ビジネスで「欠席の連絡」を受けた時の返答は？
ここまで、欠席する側で見てきました。では、反対にホスト側で準備を重ねている時に、先方から欠席の連絡を受けた場合、どのように返答したらよいのでしょうか。 「えー！」という心の声を表さず、先方の負担にならないような返答をしたいところです。
電話の場合
先方の申し訳ないという気持ちを受け止めつつ、またの機会への参加を期待しているという意思を伝え、先方に負担をかけない言葉がけをしましょう。
例文
いつもお世話になっております。そうですか、残念ですが、欠席と承りました。どうぞお大事になさってください。
またの機会には是非ご参加いただきたく存じます。わざわざのご連絡、ありがとうございました。
メールの場合
直前に連絡が入ることもあるので、マメにチェックするようにします。また、電話同様、先方への配慮を示しましょう。
例文
○○株式会社●●様
いつもお世話になっております。
▲月▲日の弊社の祝賀会について、返信いただきありがとうございます。
欠席のご連絡、承りました。
お目にかかれず残念ではありますが、またの機会には是非ご参加いただきたく存じます。
小学校の「欠席の連絡」はどうしたらいい？
ここからは小学校への「欠席の連絡」について見ていきます。子どもの予期せぬ発熱やケガ。小学校への「欠席の連絡」はどのようにしたらよいのでしょうか。
感染症対策から、最近は一人一台のタブレットが配布され、TeamsやGoogle Classroomなどのアプリからポチッとするだけ、というところもあるようです。しかし、まだそれほど普及はしていないので、電話やメール、近所の子に手渡しなどの場合の例文を見ていきましょう。
電話の場合
先生方の朝は大忙し。何時にかけたらよいのか迷うところ。学校の決まりがなければ、始業前7：30～8：00くらいにするとよいでしょう。この時間帯なら、担任の先生でなくても他の先生にはつながります。そして、ゆっくり話している時間はないので、用件を簡潔に伝えるようにします。
例文
〇年〇組の●●（子どもの名前）の母でございます。いつもお世話になっております。●●が昨夜から発熱しておりますので、今日は欠席させたいと思います。よろしくお願いいたします。
メールの場合
学校によっては、電話ではなくメールで、という指示がある場合も。最近はGoogleフォームに記入するだけ、というところも増えたようです。送信する時間も、それぞれの学校のルールに従うようにします。
例文
件名：欠席連絡
いつもお世話になっております。
○年〇組●●（子どもの名前）です。
▲月△日 体調不良のため欠席いたします。
よろしくお願いいたします。
先生の朝は忙しいので、メールの場合も電話同様、用件を簡潔に書きます。名前、欠席の理由が確実に伝わるようにします。
近所の子に手渡しの場合
以前は、連絡帳に記入して、近所の子に持って行ってもらう、という方法が主流でした。しかし、コロナ禍において、この方法はほとんどなくなったようです。朝の忙しい時間に連絡帳を近所の家庭に届けたり、登校班の集合場所まで届けたりすることが保護者の負担になっていた例もあり、また、対面でのやりとりに不安を感じる声もあったようです。
例文
いつもお世話になっております。●●（子どもの名前）ですが、昨夜から発熱しておりますので本日は欠席させていただきます。よろしくお願いいたします。
連絡帳を持って行ってくれた児童への配慮も忘れないようにしましょう。
最後に
ビジネスと小学校への「欠席の連絡」について見てきました。ビジネスシーンでは、出席予定の会などを欠席しなければならないとき、連絡しづらいかもしれませんが、早めに連絡を入れることがマナーです。また、小学校への連絡はなるべく先生方の負担にならないように、用件を簡潔に伝えるようにします。どちらの場合も、無断欠席だけは避けましょう。
