レターヘッドとは？｜メール・手紙の書き方、作り方3つも詳しく解説！

レターヘッドとは企業の連絡先を記載したもの

レターヘッドとは、企業の連絡先を便箋・メールの上部に記載したものです。ただ記載してあるものをレターヘッドとは呼ばず、便箋・メールの上部分に記載されているものをレターヘッドと言います。

記載されている具体的な内容は、以下のものです。

海外では、公的文書であることを証明するために使われます。そのため、海外企業に手紙を送るときに用いられることが多いでしょう。

レターヘッドの書き方2種類

ここからは、レターヘッドの2種類の書き方をご紹介していきます。

レターヘッドは、手紙とメールで書き方が異なるため注意しましょう。正しく記載しないと、マナー違反をしていると捉えられることも。それぞれの書き方を解説するので、自分でレターヘッドを使う場合に参考にしてみましょう。

1.手紙でのレターヘッドの書き方

まず、手紙でのレターヘッドの書き方をご紹介しましょう。レターヘッドは一般的に、ファーストシートとも呼ばれる手紙の1枚目の上部に記載します。もしも、文書が2枚になる場合には、2枚目は専用のセカンドシートを用います。セカンドシートのレターヘッドは、社名やロゴなどファーストシートの一部だけを使用した控えめなものです。

またレターヘッドは、あくまでも公的な文書に使われるニュアンスが強いため、ビジネス上でも個人的な目的でのやり取りでは使わないようにしましょう。

2.メールでのレターヘッドの書き方

2つ目は、メールでのレターヘッドの書き方です。基本的には、手紙の書き方と同じですが、メールには1枚目や2枚目の概念がないため、1番上に記載するだけで問題ありません。

日付は、メール・手紙ともに必要ですが、イギリス式とアメリカ式で表記が異なるため、注意が必要です。2021年8月23日と記載する場合を例にしてみましょう。

公的な文書でミスをすると、あまりいい印象を与えません。送る相手がどこに住んでいるのか把握して正しく記載しましょう。

レターヘッドの作り方3つ

ここからは、レターヘッドの作り方を3つご紹介します。

併せて、おすすめの無料テンプレートやデザイン会社に依頼する方法も解説します。それぞれの特徴を解説しますので、ぜひ参考にして、会社に合った方法を選択してみましょう。

1.文字のみの簡易的なもので代用する

レターヘッドは、文字のみの簡易的なもので代用することもできます。レターヘッドは、必ずしも企業のロゴが入っていなければいけないというものではありません。文字だけでも十分効果を発揮します。

企業名や連絡先など、ロゴ以外の内容を記載してください。ただし、公的な文書の場合は代用できないケースもあるため、代用する際には注意しましょう。

2.テンプレートを活用する

2つ目のレターヘッドの作り方として、テンプレートを活用する方法が挙げられます。インターネットで検索すると、様々なサイトに無料でレターヘッドが自作できるテンプレートが用意されています。文字の配置やサイズ、記載内容を変更するだけで簡単に作れるため、デザインの知識がなくても見栄えのよいレターヘッドが出来るでしょう。

中には完成したレターヘッドを、そのまま印刷してくれるサービスもあります。印刷まで任せたい場合には、印刷もセットでおこなってくれるサービスを選んでみてください。

無料でレターヘッドを作れるテンプレート

無料でレターヘッドを作れるテンプレートを提供しているサイトを紹介します。それぞれ特徴を解説するので、気になったサイトにアクセスして実際に作ってみてください。

【Microsoft Office】
Microsoft Officeのレターヘッドは、シンプルなデザインです。Wordで使えるため、誰でも操作がしやすいメリットがあります。ロゴを挿入することもできるので、独自のレターヘッドを作成することができるでしょう。

【Canva】
Canvaのレターヘッドは、おしゃれなデザインがそろっていることが特徴です。堅苦しいデザインは避けたい方におすすめ。また、共有リンクを送付すれば、メンバー全員に共有し、編集することも可能です。

3.デザイン会社を利用する

3つ目は、デザイン会社を利用することです。デザイン会社に依頼することで、仕上がりがきれいになるのはもちろん、受け取った側にもいい印象を与えられるでしょう。こだわったデザインにしたい方に向いています。

レターヘッドをプロに依頼する場合、紙の質も合わせて選ぶことが多いです。万年筆でサインをすることも多いため、書きやすい紙をチョイスしましょう。特にコンケラーは、海外でも使われている有名ペーパーブランド。書き心地も良く、おすすめです。

デザイン会社にレターヘッドを依頼する方法

デザイン会社にレターヘッドを依頼する方法を解説します。デザイン会社のホームページから申し込み、メールで入稿データを送る場合が多いようです。デザイン会社に依頼する場合の流れは以下の通りです。

ロゴなどのデータは自分で準備する必要があるため、注意しましょう。納品は1週間程度かかる会社が多いですが、デザイン会社によって違うため、申し込みの際確認しましょう。

レターヘッドの意味を知って会社の書類に使ってみよう

レターヘッドとは、会社の連絡先を文書の冒頭に記載したものです。記載する内容には決まりがあるため、漏れのないようにしましょう。また使い方にもルールがあり、手紙の1枚目と2枚目以降はしっかり区別をしてください。

もしも、レターヘッドを作りたい場合は、無料テンプレートを使う方法やデザイン会社に依頼する方法があります。好みの方法でレターヘッドを作ってみてください。