ホチキスのとめ方の基本ルール
書類を綴じる際に欠かせないのが、「ホチキス」ですよね。紙をまとめてホチキスでとめるだけ、と思いきや、意外と悩んでしまうことも。また、知られていない使い方もあるのです。
実は、ホチキスのとめ方には、基本のルールがあります。横書きや縦書きなど、パターン別に覚えておけば、悩むことは減るでしょう。まずは、横書き書類のとめ方から紹介します。
横書きの書類は「左上斜め45度」
横書きの書類は、ホチキスを「左上斜め45度」でとめます。
通常、横書きの書類に目を通す際は、左上から右下へと読み進めます。読み終わったら、ページの右下端をつまみ、左上に向かってめくりますよね。この時、とめたホチキスがまっすぐだと、紙をとめている部分が破れてしまいがち。紙をめくる際の圧が、とめているホチキスの一部に集中してしまうからです。
それを防ぐには、ホチキスを斜め45度にとめるといいですね。ホチキスの面全体に圧が均等にかかるため、破れにくくなるからです。また、ページをスムーズにめくることができ、ストレスフリー。ホチキスを止めている箇所にシワが入りません。
縦書きの書類は「右上斜め45度」
縦書きの書類は、ホチキスを「右上斜め45度」でとめます。
縦書きの文章を読むときは、右上から左下へと読み進めることになります。読み終えたら、ページの左下をつまみ、右上に向かって紙をめくりますよね。横書きの書類同様に、ページをめくる際の紙の動きをイメージするといいですね。ホチキスのとめ方は、斜め45度を意識してください。「ホチキスは読み始める方にとめる」と覚えておけば、間違えなくなるでしょう。
縦横が混在している場合は「左上」
書類には、横書きと縦書きが混在するものもありますよね。この場合は、原則「左上に45度」が正しいとめ方。横書きのページは、左に90度回転させ、紙を縦長にしておくと、読み進めやすいかもしれません。
ただし、縦書きのページが圧倒的に多く、横書きは数枚のみという場合は、「右上に45度」でとめるのがおすすめです。この方が、読みやすくなるでしょう。
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ホチキスのとめ方に気を配るべき理由
書類をまとめる際のホチキスのとめ方を紹介しましたが、なぜそうする方がいいのかを見ていきましょう。理由を把握すると、とめる方向や角度を覚えやすくなるかもしれません。
ストレス回避のため
もっとも大きな理由は、書類をめくる際にかかる小さなストレスを回避できることです。ビジネスシーンで書類を使うのは、会議やプレゼンテーション、契約など、集中力が必要になる大事な局面がほとんど。それなのに書類をめくるたびにいちいち違和感を覚えたら、集中力がそがれてしまうでしょう。
小さな違和感だとしても、それが続くのはストレスです。仕事の効率が落ちてしまうかもしれません。
ファイリングのしやすさ
書類はファイリングをすることが多いですよね。特に重要書類は、保管することが前提のはずです。
バインダーで書類を保管する場合、とじ具があるのは左側。となると、バインダーに書類をはさんだまま閲覧するなら、ページ右側をめくることになります。それをふまえると、縦読みなら、左側上をホチキスどめがいいですね。
横読みの場合は、バインダーに保管する際、ページの右上にあるホチキス部分が左上にくるようにとじることで、バインダーから書類を外すことなく閲覧できます。
また、パンチで穴をあけてファイリングすることもあるので、そのことも意識するとベター。ホチキスが穴に重ならないようにしてください。
読み手の利便性を考慮する
繰り返しになりますが、書類は会議や契約時に使われることが多いもの。となると、書類を見ながらメモをする可能性が生じます。紹介したホチキスのとめ方であれば、右利きの人ならメモをしながらスムーズにページをめくることができるでしょう。
ホチキスをとめる位置や角度は、読み手の利便性に影響します。さまざまなことをイメージしながら工夫すると、周りの人に喜ばれるでしょう。
ホチキスでとめる前に、注意点をチェック
書類をとめるのにとても便利なホチキスですが、注意しなければならないことも。次のことを意識して、ホチキスを使うといいかもしれません。
針なしホチキスは要注意
針なしホチキスは、ゴミが出ないため環境に優しく安全とされています。しかし、ビジネスシーンでは使わない方がベター。ホチキスの強度が低いため、書類がバラバラになりやすいのです。特に、書類の枚数が多い場合は、指定がない限り避ける方がいいでしょう。
書類保管の際、針なしホチキスに変えるのもおすすめできません。書類がバラバラになると紛失のおそれが生じるからです。余計な穴が残ることにもなり、見た目がよくないでしょう。
ホチキスを避けた方がよい書類もある
ホチキス使用を避ける方がいい書類もあります。たとえば、頻繁にコピーをする必要がある書類は。コピーのたびにホチキスを外すことになり、書類を傷めてしまいます。また、書類を横に広げて見比べることが多い場合もホチキスをいちいち外すことになり、手間が増えるでしょう。
使用後にすぐシュレッダーをする書類も、ホチキスを使わない方がいいですね。ホチキスを取り除く手間が増えます。このような書類をまとめる場合は、クリップが適しているかもしれません。
まとめ方別！ ホチキスのとめ方
ここからは、まとめ方別にホチキスの使い方を見ていきましょう。ポイントを紹介します。
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冊子のようにまとめるなら「2箇所にまっすぐ」
製本した冊子のようにまとめたい場合は、ホチキスは「2箇所」に「まっすぐ」とめます。
とめる箇所が2箇所の場合も、「横書き」「縦書き」を意識するといいですね。横書きの場合は、左もしくは上でOK。縦書きの場合には、右にとめるようにします。
製本後、テープでとめるのであれば、製本テープからホチキスがはみ出さないように注意します。事前にテープの幅を確認してから、ホチキスでとめるとスムーズですよ。
厚い書類の束は「中とじ」で対応
ホチキスを使う際に困るのが、分厚い書類でしょう。一見ホチキスではとめられないように思うかもしれませんが、この場合は「中とじ」がおすすめです。専用ホチキスがない場合は、以下の方法を試してみてください。
1. 全書類を二つ折りにする
2. ホチキスを開き、針が出ている面を上向きにする
3. 背表紙側から、針と折り目の位置を合わせる
4. 書類を強く押し、針を刺し込む
5. 書類を裏返し、針の飛び出している部分を畳み込んだら完成
また、「発泡スチロール」を利用する方法もあります。手順は以下の通りです。
1. お刺身などが入っていた食品トレイを洗う
2. 書類の下に敷く
3. ホチキスを開き、上から押し込んで針を刺す
4. 針からトレイを引き抜く
5. ホチキスのお尻部分のリムーバーで、飛び出た針を折り畳んで完成
発泡スチロール製のトレイがホチキスの性能を十分に引き出してくれるので、針が折れ曲がることもなく、きれいにとめることができます。
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ファイリングする場合は厚みに気を配ろう
定例会議の資料など毎回ファイリングする書類は、ホチキスをとめる位置も注意を。毎回同じ部分にホチキスをとめると、ファイリングの際にホチキスの部分に厚みが出てしまいます。そうなると、ファイルの中で一部分だけが盛り上がってしまうため、収納に困るということも。
可能であれば、ホチキスの位置を毎回ずらすようにするといいですね。厚みが均等になるようにすれば、スムーズにファイリングできるでしょう。
最後に
ホチキスの止め方について、向きや工夫する理由、注意点を紹介しました。ささいなことに思うかもしれませんが、このささいなことを工夫できるかどうかで効率や利便性が変わります。
ビジネスシーンにおいては、重要なスキルとみなすこともありますので、日々意識したいですね。ホチキスのとめ方について独自ルールを設けている会社もあります。事前に確認しておくことで、やり直しをせずにすむでしょう。
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