【ビジネスシーンで高評価】なぜ短い文章が良いの？
実践編の前に、ビジネス文書では「短い文章がいい」と言われる理由を解説します。
♦︎読みやすいから
読み手は一文が長いと、途中で意味を見失いがちです。丁寧に書かれている文章は読んでいてリズムが悪い一方で、短い文章はテンポがよくスムーズに読めます。
♦︎誤解されにくいから
一文に複数の情報を詰め込むと、主題が曖昧になります。
短くする分だけ、書き手の意図が伝わりやすくなります。
♦︎説得力が増すから
簡潔な文章は、余計な飾りを削ぎ落とすことから「本音」や「主題」がダイレクトに届きやすくなります。
さて、お気づきの方もいらっしゃると思いますが、この章の文章はあえて「短い文」で解説をしました。
長い文章と比べると、書き手の言いたいことが簡潔に理解しやすいと感じた方も少なくないのではないでしょうか。
【実践編】文章を短くする3つのコツ
ここからは実践編として、文章を短く仕上げるための3つのコツをお伝えします。
♦︎1文には1つの主題を意識する
伝えたい事柄が複数あると「〜で、〜で、〜だから…」などと情報をつなげがちですが、一文に情報を詰め込みすぎると読みにくくなります。思い切って文を分けましょう。
〈例文〉
長い文章の例…「この制度は社員の健康を守るために導入されたもので、福利厚生の一環でもあり、今後も拡充を目指しています」
短い文章の例…「この制度は社員の健康を守るために導入されました。福利厚生の一環であり、今後も拡充を目指しています」
♦︎主語と述語を近づける
主語と述語の位置が遠いと、文の構造が分かりづらくなります。
伝えるべきことを絞り込み、回り道をせずに簡潔に構成しましょう。
〈例文〉
長い文章の例…「私たちが今回のプロジェクトに取り組んだ背景にある社会的なニーズと期待に応えるための方法として選んだのが、オンライン対応でした」
短い文章の例…「社会のニーズに応えるため、私たちはオンライン対応を選びました」
♦︎不要な言葉を削る
「〜的」「〜において」「〜のような」など、なくても意味が通じる言葉は思い切ってカットしましょう。
これだけでも、印象はかなりスッキリします。
〈例文〉
長い文章の例…「現代的なビジネス環境において必要とされる柔軟な働き方のような制度を整備しています」
短い文章の例…「柔軟な働き方の制度を整備しています」
文章を短くできない人がやりがちなNG
文章を短くできない人ほど、よくやってしまうNGポイントもあります。
それぞれに、注意点と改善ポイントをセットで解説します。
♦︎あいまいな言い回しや装飾語を多用する
断定言葉に苦手意識があると、「〜のような」「ある意味で」「基本的には」など、ぼかした言い方で丁寧に見せようとしてしまいがち。
しかし文章が長くなるだけでなく何が言いたいのかが伝わりにくくために、断定して言い切る文章にも慣れましょう。
可能な限り明確に書いたほうが、読み手にも真意が伝わります。できるだけシンプルな言葉を選びましょう。
♦︎書きながら考えてしまう
文章または文書の構成や言いたいことが整理できていないまま、頭に浮かんだ言葉をそのまま文章にしてしまうと、まとまりのない文章になりがちです。
後から読んでも冗長さに気づきにくいので、書き出す前に「何を、どの順番で、どんな言葉で」伝えるかは考えておきましょう。
また、書いた文章を声に出して読み返すと、冗長な箇所に気づきやすくなります。
♦︎接続詞が多い
「これも伝えたい」「あれも入れたい」といった気持ちから、「そして」「さらに」「また」などの接続詞を多用してしまうと読み手が主語と述語の関係を見失いやすく、読みにくい文章になってしまいます。
接続詞は必要最低限にとどめるよう心がけると、シンプルな文章へと整えやすくなるでしょう。
文章を短くしても雑な文章になるわけではない
「文章を短くする」と聞くと、言葉を削りすぎて雑な印象の文章になってしまうのではないかという不安も起こりがち。しかし伝えたいことを見極め、無駄を削ぎ落としている文章は「雑」ではなく「磨かれた」文章と言えるでしょう。
ビジネス文書では、読み手が読みやすく意味を理解しやすいのが一番ですから「長さ」ではなく「伝わりやすさ」を優先しましょう。
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並木まき
ライター、時短美容家、メンタル心理カウンセラー。企業研修や新人研修に講師として数多く携わっている。シドニー育ちの東京都出身。28歳から市川市議会議員を2期務め政治家を引退。数多くの人生相談に携わった経験や20代から見てきた魑魅魍魎（ちみもうりょう）な人間模様を活かし、Webメディアなどに執筆。
