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「予定が合わなくなった旨」を伝えるメールにおける5つのマストポイント
予定変更のメールを書く際に重要なポイントを、ビジネスメールにおける例文とともに5つ解説します。
どれかひとつの要素が入っていればいいのではなく、これから解説する5つの項目を網羅しているメールを送りましょう。
♦︎変更をお詫びする
予定変更は相手の時間を奪うことにもつながるため、まずは謝罪の言葉を入れましょう。特に急な変更や直前のキャンセルは相手に迷惑をかける可能性が高いため、丁寧にお詫びをします。
仮に予定を変更する理由に正当性があったとしても、相手が計画してくれていた予定を変更する点については変わりません。誠意のあるお詫びを添えましょう。
《例文》
「急な変更となり、大変申し訳ありません」
「ご予定を調整いただいていたにもかかわらず、申し訳ございません」
♦︎理由を簡潔に説明する
変更の理由については、詳細すぎる説明は不要です。「都合により」などでも問題なく、詳細すぎる理由はかえって相手を困らせる場合もあります。
また相手が「なぜ変更するのか？」と気にする場合もありますが、個人的な事情を詳しく説明すると言い訳がましくなったり余計な情報を伝えてしまったりする可能性もあるため、簡潔に済ませてOK。
《例文》
「やむを得ない事情により、日程を調整させていただけますでしょうか」
「業務の都合により、予定を変更させていただきたく存じます」
♦︎代替案を用意する
相手に負担をかけない配慮を示すために、代替案は必ず提示を。
単純に「予定を変更してください」とだけ伝えると、相手が「じゃあいつならいいの？」と考える手間が発生しますし、相手が提示してきた日程に合わせられない場合は二重に失礼になってしまいます。
変更をお願いする側が代わりの日程を提示することで相手の負担を減らせるでしょう。
《例文》
「〇月〇日〇時〜、または〇月〇日〇時〜はいかがでしょうか？」
「ご都合に合わせますが、いったん〇日と〇日で候補を挙げさせていただきました」
♦︎相手の都合を優先する
予定の変更をお願いする立場としては、相手のスケジュールを尊重する姿勢を見せることも求められます。
「こちらが変更をするのだから、相手が合わせて当然」ではなく、柔軟に対応する姿勢を見せるほうが好感を持たれやすいでしょう。
《例文》
「もし別のご都合の良い日がございましたら、お知らせいただけますでしょうか」
「ご都合に合わせて調整いたしますので、ご希望をお知らせください」
♦︎失礼のない表現を
ビジネスの場では、カジュアルすぎる文章やぶっきらぼうな表現だと相手に不快な印象を与える可能性があります。「親しき仲にも礼儀あり」の姿勢で、普段は雑談を多くする仲であったとしてもビジネスパートナーとして相手に敬意を表しましょう。
「感じの悪いドタキャン」にならないように相手への敬意を示しつつ、誠実な言葉を選ぶ心がけを忘れずに。
《例文》
（普段はタメ語の関係だとしても）「大変恐縮ですが、日程を再調整させていただけますでしょうか」
（すみませんで済ませたかったとしても）「誠に申し訳ありませんが、変更をお願いできますでしょうか」
コピペでも使える【ビジネスメールの雛形】
こちらの一方的な都合で予定を変更する必要があるときに、ビジネスシーンで使えるメールの雛形を紹介します。
ただし正解はひとつではありませんので、状況や関係性に応じて自由にアレンジして使っていきましょう。
件名：お打ち合わせ日程変更のお願い
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
大変申し訳ございません。○月○日に予定しておりましたお打ち合わせについて、都合により調整が必要になりました。
急なお願いとなり、ご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。
つきましては、以下のいずれかの日程で再調整をお願いできますでしょうか。
・○月○日（○曜日）○時〜○時
・○月○日（○曜日）○時〜○時
もちろん、ご都合に合わせて調整させていただきますので、ご希望の日時をお知らせいただけますと幸いです。
改めまして、直前の変更となり申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（自分の名前）
メールを書く際のポイントは、突然の変更をお詫びしたうえで理由を簡潔に告げ、相手の都合を優先する姿勢を示しながら代替案を示すことです。メールの文面は、失礼のない表現を選びましょう。
予定が合わなくなったとき【友人とのメールの雛形】
ビジネス仲間だけでなく、友人や知人との予定が合わなくなってしまって、メールで日程の再調整を依頼する場合もあります。友人に対して使えるメールの雛形を紹介します。
件名：ごめん！ 予定の変更をお願い！
〇〇へ
ごめんなさい！ ○月○日の約束なんだけど、どうしても外せない予定が入っちゃって、日程を変えられないかな？
急に変更して申し訳ないです。
私は○月○日か○月○日なら大丈夫なんだけど、〇〇の都合はどうかな？
もし他に希望があれば合わせるので教えてください！
本当にごめんね。また連絡もらえると助かります！
友人へのメールでは、軽い言葉でも通じる仲だったとしても「申し訳ない」という気持ちをきちんと言葉で伝えましょう。そのうえでスタンプや絵文字も適度に使うと、ビジネスメールよりも柔らかい文章に。
予定が合わなくなった際のメールは誠実さがポイント
予定が合わなくなった際のメールでは、誠実な対応が相手を怒らせないためのポイントです。
相手を軽く扱っているような印象を与えてしまうと、たった一度の予定変更でも人間関係にヒビが入りかねません。
「こちらの都合で、申し訳ない」という思いが伝わるメールを心がけ、相手を尊重する姿勢を崩さないようにしていきましょう。
TOP画像／(c)Adobe Stock
並木まき
ライター、時短美容家、メンタル心理カウンセラー。シドニー育ちの東京都出身。28歳から市川市議会議員を2期務め政治家を引退。数多くの人生相談に携わった経験や20代から見てきた魑魅魍魎（ちみもうりょう）な人間模様を活かし、Webメディアなどに執筆。
